行政管理职位工作手册（第4版）

　　本书以事务和工作为核心，为企业的行政管理工作构建了一套完善的操作流程和管理体系，为行政管理人员推进流程与制定制度提供了实用的参考范本。本书从行政管理人员的日常工作出发，涵盖行政管理的接待工作、会议工作、文秘工作、行政工作、后勤工作、办公室工作、信息管理工作、活动管理工作、公关策划工作、宣传工作、物资与服务采购工作、资产管理工作、法务管理工作、协助协同工作共14大类工作。本书力求帮助读者在工作中可以做到逻辑清晰、事项清晰、执行清晰、问题清晰、结果清晰。本书适合行政管理人员、后勤保障人员、办公室人员、企业中高层管理人员阅读，也适合高等院校相关专业的师生、培训和管理咨询人员阅读与使用。

　　孙宗虎 北京弗布克管理咨询有限公司创办者、总经理。精细化、精益化、精进化高级管理咨询师，制度、流程、标准、方案设计师。22年来一直从事以制度化、流程化、标准化、方案化为目标的组织规范化管理咨询与实践。

第 1章 行政管理的主要事务
1．1 行政事务 1
1．1．1 行政事务的六项工作 1
1．1．2 行政事务的特点 2
1．1．3 做好行政事务需要的能力素质 2
1．2 办公事务 3
1．2．1 办公事务的九项工作 3
1．2．2 办公事务的特点 4
1．2．3 做好办公事务需要的能力素质 4
1．3 后勤事务 5
1．3．1 后勤事务的七项工作 5
1．3．2 后勤事务的特点 6
1．3．3 做好后勤事务需要的能力素质 6
1．4 保障事务 7
1．4．1 保障事务的四项工作 7
1．4．2 保障事务的特点 7
1．4．3 做好保障事务需要的能力素质 8
1．5 文秘事务 8
1．5．1 文秘事务的七项工作 8
1．5．2 文秘事务的特点 9
1．5．3 做好文秘事务需要的能力素质 10
1．6 宣传事务 10
1．6．1 宣传事务的四项工作 10
1．6．2 宣传事务的特点 11
1．6．3 做好宣传事务需要的能力素质 12
1．7 公关事务 13
1．7．1 公关事务的四项工作 13
1．7．2 公关事务的特点 13
1．7．3 做好公关事务需要的能力素质 14
1．8 综合事务 15
1．8．1 综合事务的三项工作 15
1．8．2 综合事务的特点 15
1．8．3 做好综合事务需要的能力素质 16
第 2章 接待工作
2．1 计划与准备 17
2．1．1 接待计划 17
2．1．2 接待准备 19
2．2 执行与解决 22
2．2．1 接待执行的流程 22
2．2．2 接待问题的处理 23
2．2．3 接待礼仪的知悉 23
2．3 商务与公务接待 27
2．3．1 商务接待 27
2．3．2 公务接待 30
2．3．3 特殊接待 32
第3章 会议工作
3．1 会议策划与会前筹备 33
3．1．1 会议需求与会议计划 33
3．1．2 会议安排与会议策划 36
3．1．3 会议通知与会前准备 37
3．2 会议开场与会中服务 39
3．2．1 人员报到与会场接待 39
3．2．2 开幕主持与会中服务 40
3．2．3 会议记录与问题处理 42
3．3 会后工作与会议评估 45
3．3．1 客人送别与会议善后 45
3．3．2 纪要整理与纪要发布 47
3．3．3 会议评估与会议总结 48
3．4 专项会议运营与管理 50
3．4．1 年度会议 50
3．4．2 项目会议 52
3．5 线上会议运营管理 55
3．5．1 电视电话会议 55
3．5．2 远程视频会议 56
第4章 文秘工作
4．1 文书分类与公文 59
4．1．1 文书分类 59
4．1．2 通用公文 60
4．1．3 常用公文 61
4．2 公文格式与写作 61
4．2．1 公文格式 61
4．2．2 公文拟写 63
4．3 文书发布流程与注意事项 67
4．3．1 发布流程 67
4．3．2 注意事项 69
4．4 公文管理与归档 69
4．4．1 公文管理流程 69
4．4．2 公文管理制度 71
4．4．3 公文归档 73
第5章 行政工作
5．1 事务助理 75
5．1．1 助理职责 75
5．1．2 相关事务 75
5．1．3 注意事项 76
5．2 证照管理 77
5．2．1 办理证照 77
5．2．2 管理证照 77
5．3 印信管理 79
5．3．1 印章管理 79
5．3．2 信证管理 81
5．4 行政经费 84
5．4．1 行政经费预算流程 84
5．4．2 行政经费审批制度 85
第6章 后勤工作
6．1 后勤管理工作 87
6．1．1 物业管理 87
6．1．2 食宿管理 89
6．1．3 环境管理 90
6．1．4 仓储物流管理 92
6．2 后勤服务工作 95
6．2．1 服务事项 95
6．2．2 服务规范 96
6．3 后勤生产经营工作 100
6．3．1 后勤生产经营事项 100
6．3．2 后勤生产经营管理 101
第7章 办公室工作
7．1 办公室主要职责 103
7．1．1 办公环境管理 103
7．1．2 办公秩序管理 105
7．1．3 办公经费管理 105
7．2 项目办 107
7．2．1 项目办职能定位 107
7．2．2 项目办主要事务 108
7．3 办公用品管理 109
7．3．1 办公用品需求 109
7．3．2 办公用品采购 110
7．3．3 办公用品发放 111
7．4 提案管理 111
7．4．1 提案征集工作 111
7．4．2 提案处理工作 113
7．4．3 提案落实工作 114
7．5 车辆管理 114
7．5．1 车辆调度管理 114
7．5．2 车辆检修管理 115
7．5．3 车辆事故处理 117
第8章 信息管理工作
8．1 文件管理 119
8．1．1 电子文件 119
8．1．2 纸质文件 120
8．2 信息处理 121
8．2．1 信息收集、整理、分析 121
8．2．2 信息传递、开发、利用 123
8．3 档案管理 124
8．3．1 档案整理与保管 124
8．3．2 电子档案保管 127
8．4 网络信息管理 128
8．4．1 网络信息安全 128
8．4．2 网络病毒管理 129
8．5 信息保密管理 130
8．5．1 信息保密措施 130
8．5．2 机要信息管理 131
8．5．3 失密泄密管理 132
第9章 活动管理工作
9．1 活动策划 135
9．1．1 策划方法选择 135
9．1．2 策划方案撰写 135
9．2 活动宣传 137
9．2．1 宣传方式选择 137
9．2．2 宣传文案撰写 139
9．3 活动实施 140
9．3．1 活动计划与准备 140
9．3．2 现场管理与控制 143
第 10章 公关策划工作
10．1 调查、评估、协调 147
10．1．1 公关立项调查 147
10．1．2 撰写公关评估报告 148
10．1．3 组织沟通协调 149
10．2 计划、方案、预案 150
10．2．1 公关接待计划 150
10．2．2 公关实施方案 151
10．2．3 危机公关预案 153
10．3 发布、传播、公关 154
10．3．1 组织发布会 154
10．3．2 选择传播方式 155
10．3．3 组织公关活动 156
第 11章 宣传工作
11．1 宣传与推广 159
11．1．1 宣传策略与方法 159
11．1．2 推广方式与渠道 160
11．1．3 宣传方案制定与实施 161
11．2 新媒体运营 163
11．2．1 新媒体渠道选择 163
11．2．2 新媒体运营策略 164
11．2．3 效果评估与改善 165
11．3 宣传文案类别与写作 166
11．3．1 宣传文案类别 166
11．3．2 宣传文案写作 166
11．3．3 宣传文案范例 167
第 12章 物资与服务采购工作
12．1 办公用品采购 169
12．1．1 办公用品采购预算管理 169
12．1．2 办公用品采购计划管理 171
12．1．3 办公用品采购招标管理 173
12．2 办公设备采购 174
12．2．1 办公设备采购预算管理 174
12．2．2 办公设备采购计划管理 176
12．2．3 办公设备采购招标管理 177
12．3 服务采购管理 179
12．3．1 服务采购预算管理 179
12．3．2 服务采购计划管理 181
12．3．3 服务采购招标管理 182
12．4 第三方服务采购 184
12．4．1 第三方服务采购预算管理 184
12．4．2 第三方服务采购计划管理 185
12．4．3 第三方服务采购招标管理 187
第 13章 资产管理工作
13．1 资产购置、验收、登记、保管 191
13．1．1 资产购置 191
13．1．2 资产验收 192
13．1．3 资产登记 194
13．1．4 资产保管 194
13．2 资产投资、出租、出借、担保 196
13．2．1 资产投资 196
13．2．2 资产出租 196
13．2．3 资产出借 198
13．2．4 资产担保 199
13．3 资产评估、清查、监督、处置 200
13．3．1 资产评估 200
13．3．2 资产清查 201
13．3．3 资产监督 202
13．3．4 资产处置 202
第 14章 法务管理工作
14．1 知识产权 205
14．1．1 商标权办理 205
14．1．2 专利权办理 206
14．1．3 著作权办理 207
14．2 合同管理 209
14．2．1 合同起草 209
14．2．2 合同审查 210
14．2．3 履行监督 211
14．3 纠纷处理 212
14．3．1 纠纷调解 212
14．3．2 纠纷调解处理规范 213
14．4 诉讼管理 215
14．4．1 起诉业务处理 215
14．4．2 应诉业务处理 215
14．5 合规管理 216
14．5．1 商务合规事项 216
14．5．2 合规管理规范 217
第 15章 协助协同工作
15．1 管理协助 221
15．1．1 人力协助 221
15．1．2 营销协助 221
15．2 业务协助 222
15．2．1 生产协助 222
15．2．2 采购协助 222
15．2．3 销售协助 223
15．2．4 仓储协助 223
15．3 项目协同 223
15．3．1 专有项目协同 223
15．3．2 临时项目协同 224