档案管理学简明教程

　　三、立卷的方法立卷的具体方法，主要是了解文件的内容及其形成过程，找出文件之间的共同点，把具有共同点的一组文件立成案卷。通常情况下，文件的共同点有六个方面，即问题、作者、名称、时间、地区、通讯者，即通常所说的6个特征。（一）按问题立卷问题是指文件内容记述和反映的某方面的工作问题或涉及的人物、事件、事物等。同一问题的文件，可以组成一个案卷。由于各机关单位的工作总是贯彻有关的方针政策，处理和解决一定的问题，它所形成的文件，总是围绕某一方面的问题而产生的。把相同问题的文件组合在一起，可以保持文件内容方面的联系，反映出一个活动的全貌，利用者可以按文件内容所叙述的问题查找文件，便于检索利用。因此，按问题立卷是一种最常用的主要的方法。（二）按作者立卷作者是指撰写和制发文件的机关、机关内的组织机构或个人。将属于同一作者的文件组合成案卷，便于反映本机关的工作以及别的机关与本机关的联系。由于作者的职能和地位不同，按作者立卷，就自然地区分文件的重要程度和保存价值。（三）按名称立卷将名称相同的文件组成案卷，就是按文件名称立卷。不同的文件名称，反映了文件的不同效能和作用。按名称立卷，也能较好地反映机关的工作活动，还可以适当地区分文件的重要程度和保存价值，是一种不可缺少的立卷方法。（四）按时间立卷就是按文件形成的时间或文件的内容针对的时间，将属于同一年度、季度或月份的文件分别组成案卷。一些时间针对性比较明显的文件，如年度预算、季度计划、月份统计报表等，通常是按文件内容针对的时间立卷。（五）按地区立卷就是把内容涉及同一地区（如省、市、县、乡）的文件组成案卷，或者把同属某一地区的作者的文件组成案卷。（六）按通讯者立卷将本机关与某一机关就某个问题或几个问题的来往文书组成案卷。文件之间的联系是错综复杂的，因此，往往不能只从文件某一方面的特点去组卷，应该灵活地采用各种立卷方法，特别要善于结合运用几种立卷特征立卷。在实际工作中，只采用单一特征立成案卷是很少的，一般说来，运用两三个或三四个特征结合立成的案卷比较多。现在人们在工作中，又总结出常用的分类方法：1．“一事一卷”。即“立小卷”，就是凡是一个问题、一次会议、一项工作、一起案件、一种活动形成的文件材料，不管页数多少，只要保管价值相同，都可以单独组成一卷。2．“四分四注意”。即分年度，注意文件内容针对的时间；分级别，注意上下级文件之间的联系；分问题，注意问题的联系准确，结合运用文件的作者、名称、时间、地区和通讯者特征；分保管价值，注意保持材料的完整性。立卷时还应当考虑文件的重要程度、保存价值和文件的数量。对于反映本机关主要职能活动及有重要查考研究价值的文件，应当单独组卷，以便于日后的保管、移交和鉴定工作。案卷不宜太厚或太薄，以1至1．5厘米为宜。四、卷内文件整理文件组成案卷后，还需要进一步对卷内文件进行整理。具体工作内容主要包括：卷内文件排列和编号、填写卷内文件目录和备考表。（一）卷内文件的排列和编号对卷内文件，要求排列次序有条理，保持文件之间的联系，给每份文件以固定的位置。卷内文件排列可采用按时间排列、按作者排列、按卷内文件的重要程度排列、按问题排列、按地区排列、按文件名称排列等方法。无论采取哪种方法排列，必须注意保持请示与批复、正件与附件、同一文件的各种不同稿本（正本、原稿、草案等）之间不可分离的联系。卷内文件排好之后，应按统一方法给文件编上页号，固定次序．以便查找利用和保护文件。卷内文件目录的填写一般是逐件登记。顺序号也就是卷内文件的件号。有些文件的标题如不能确切地反映文件的内容，或无标题，填写时应根据文件内容拟写确切的标题。备考表放在案卷最后，用以注明卷内文件的基本情况，便于管理人员和利用者了解案卷情况。备考表的项目主要有本卷情况说明、立卷人和检查人员签名、立卷时间。格式见下表：卷内备考表本卷情况说明立卷人：检查人：立卷时间本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写、签名并标注时间。立卷人：由责任立卷者签名。检查人：由案卷质量审核者签名。立卷时间：填写完成的立卷日期。五、案卷封面的编目和案卷装封（一）案卷封面的编目卷内文件整理完毕后，要以案卷为单位在封面上编目。主要项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件数、页数、归档号、档号。全宗名称相同于立档单位的名称。’类目名称指全宗分类方案的第一级类目名称。案卷题名即案卷标题，是封面中最主要的项目，用来概括和揭示卷内文件的内容和成分。它为查找利用提供线索，也是编制各种检索工具的基础。拟写标题是档案编目的主要内容之一，是文书立卷人员和档案管理人员的一项基本功。拟写案卷标题的基本要求：1．熟悉卷内文件情况。拟写案卷标题不要仓促下笔，应该从头到尾看一遍，以熟悉卷内文件的基本情况，理出头绪。2．概括文件内容要求文字简练、表达准确。当文件内容比较单一时，直书标题，简便易行。当文件内容和成分比较复杂时，标题就应该概括一些。要求做到：利用者一看标题就知道卷内是一些什么文件，起到“引路”作用。3．标题结构力求完整。案卷标题的一般结构是：作者——问题（事由）——文种（名称）必要时还须标出地区、收发文机关和时间。……

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引　论　档案与档案工作
第一节　档案
第二节　档案工作
第一章　档案的收集
第一节　档案收集工作概述
第二节　档案室的收集工作
第三节　档案馆的收集工作
第二章　档案的整理
第一节　档案整理工作概述
第二节　区分全宗
第三节　全宗内档案的分类
第四节　立卷
第五节　案卷排列和案卷目录编制
第三章　档案价值的鉴定工作
第一节　档案价值鉴定工作概述
第二节　档案价值鉴定的工作方法
第三节　档案保管期限表
第四节　档案鉴定工作制度
第四章　档案保管工作
第一节　档案保管工作概述
第二节　保管工作的技术与方法
第三节　保管工作技能训练
第四节　全宗卷
第五章　档案统计工作
第一节　档案统计工作概述
第二节　统计方法及步骤
第三节　档案统计技能训练
第六章　档案检索工作
第一节　档案检索工作概述
第二节　检索技术与方法
第三节　档案检索技能
第七章　档案的利用工作
第一节　档案利用工作概述
第二节　开展档案利用工作的方式和途径
第三节　开放档案
第八章　档案的编研工作
第一节　档案编研工作概述
第二节　编研工作方法
第三节　编研技能训练
第九章专　门档案管理
第一节　专门档案概述
第二节　人事档案管理
第三节会计档案管理
第十章　特殊载体档案管理
第一节　音像档案管理
第二节　电子档案管理