种人才档案是根据官员的所有既往经历，结集成一些非常准确而又具体的名册。它大体上包括两个方面：
第一个方面主要是官员的履历，特别是现任的职务、过去担任的职务。
第二个方面是曾国藩专门为每一个人员作的一个考语，类似于我们今天的鉴定。具体参照了清朝的京察。每三年中央和地方高官如总督巡抚，要接受一次考核，以“四格”、“八法”为升降标准。“四格”为：守、政、才、年。每格按其成绩列为称职、勤职、供职三等。列一等者记名，得有升任外官的优先权。“八法”为：贪、酷、无为、不谨、年老、有疾、浮躁、才弱。分别给以提问、革职或降级调用的处分，年老和有疾者退休。“八法”后来去掉贪、酷，改为“六法”。
曾国藩参考了清朝考核官员的做法，但又不完全照搬。他在会见每一个官员时都要重新造册，对照先前造册的内容，通过与他们进行谈话，进行校对。在谈话过程中，曾国藩发现有的造册不是很准确，于是就在上面进行改动。跟人谈话完后，又在下面记上这个人的特点。
曾国藩特别强调培养人才的作用，他曾经有这样一个比喻：人才相当于什么？相当于农夫种庄稼一样，人才就像他们栽在田地当中的禾苗。如果农夫没有天天到田间当中去耕作，就会出现一个什么样的后果？那就是，好的苗和坏的苗良莠不齐地在一起生长。在这种情况下，应该怎么办呢？长官就要像农夫一样，到田间当中去，每天和下面的人打交道，才能知道哪一个人是优，哪一个人是劣，哪一个人在这个方面有特长，哪一个人在那个方面有缺陷，这样使用起来才能更好。
所以，曾国藩在讲到培养人才的时候，特别提出四个概念：
第一个就是“教诲”，后来他把“教诲”这个词改为“教化”。教诲时，长官对下属，“如有一言相奖许”，也就是说他好话、表扬的时候，下属就会很高兴，并乐意为上司卖力气。即使说一句责备的话，下属也会及时地来改正。可以说，教诲在培养人才的过程当中，应该是最重要的。
第二个概念是“甄别”，也就是对人才进行甄别，建立档案，对人才进行分门别类。
第三个是“保举”。“保举”就是举荐的意思，如果觉得这个人适合做这样的工作，那就进行保荐。
最后一个是“超擢”。“擢”就是提升的意思。超擢主要针对特殊人才，特别是非常有才能的人才，只要认准了就破格提升。像左宗棠、李鸿章，都是从局级破格提拔到正部级。
曾国藩特别善于把古汉语当中的词汇拆开来解。比如说，他开始办团练的时候，就把“团”和“练”两个字拆开来。他在讲教化的时候，也把“教”和“化”两个字分开来，一个“教”，一个“化”。
“教”就是诲人以善，用好的方面来引导一个人向前发展，向好的方面发展；导就是下属做不到的事情，由上司用一种方式使他们能够进入一种境界，从而使他们完成孟子所说的“曾益其所不能”的事情。“化”主要是领导自己起到表率的作用。俗话说“言传不如身教”，所以曾国藩特别重视“身教”的作用。
下面是曾国藩考核下属的一个具体例证 同治元年六月初二的记载。其程序是：
首先造册，第一项是现任官职，第二项是履历，包括历任官职、所派之差、所游之地，第三项是家世，包括三代脚色、兄弟宗族科名、官阶等内容。曾国藩召见后，在下面填注评语。第一天召见的是三位安徽州县官。曾国藩对三人的表现并不满意。他在当天的日记里写道：本日传候补人员言南金、茹晋、周甫文三人，令其手写履历，久候不能写毕，俟至中饭以后，始传入，与三人坐谈良久，申初散。
如果从十二点吃中饭，下午一点传见算起，到申初是下午三点，曾国藩至少与三位候补州县官谈了两个小时。六月初二谈话召见的三个人，曾国藩有非常详细的记录，后来被完整地保存了下来。比如说言南金这个人，曾国藩在他后面下的断语是“面微偏”，说他面很不正。
