由于执行内容的不同,组织内部各个部门、岗位之间相互不了解的情况是非常普遍的:某些部门执行者在执行时没有考虑其他部门、岗位的情况,不了解自己的工作究竟会对其他部门的工作产生何种影响;或者各个部门、岗位都分别埋头做事,“孤立”地执行,而对于和其他部门、岗位之间应有的配合、帮助和支持都不管不问。内部执行者之间互不了解对方的工作状态,就形成了“各人自扫门前雪,莫管他人瓦上霜”的情形。
好的计划需要有好的组织分工,就是对工作计划执行的分工。在执行计划中,组织分工更多的是分配责任。
责任,就是执行者的“防弹衣”,没有它,“战争损失”就会很大。
分工,就是分配责任
分工的过程,就是分配责任的过程,以责任为导向,将执行目标落实与分解,直接与岗位责任相联系。在日常管理中,很容易出现员工的执行能力与岗位责任要求不匹配的现象。如果岗位责任确定后,任职人员的执行能力与岗位责任要求之间依然存在差距,员工势必很难独立完成任务,而需要依赖别人帮自己完成工作。
因此,在分配责任的过程中,要注意执行者在组织架构中的位置问题:对上级、对其他执行者、对自己要承担什么责任。
服从,执行之前提。执行者在需要发表意见的时候,应该坦诚言之,言无不尽。但当上级制订了执行计划后,就要全力以赴。
作为上班一族,往往会这样吐露心声:“真不明白我们经理到底要干什么?自己动动手指头下达任务,就把我们呼来唤去,也不知道他一天到晚究竟在计划什么。”在对管理者说三道四之前,先承担自己的“服从”责任,这样就不会斤斤计较。
当然,服从绝不仅仅是指“听话”、唯命是从,也不仅仅是机械地遵照上级的指示。
执行者的服从需要个人付出相当大的努力,它需要在一定限度内牺牲个人的自由、利益,这是公司中一个优秀执行者必须接受的严峻考验,只有经受了这种考验,才能解决“管理者指挥不动、执行者麻木不动”的现象。
合作,执行之纽带。企业是一个团体,要达到目标,就必须通过合作,建立部门、岗位之间的沟通机制。大力提倡内部执行者之间时常进行责任对话,表达各自的期望,以尽早地事先了解别人的期望,并让别人也能随时了解自己的期望。从前,有两个饥饿的人得到了上帝的恩赐:一副弓箭和一只猎物。其中一个人要了那只猎物,另一个人要了那副弓箭,然后,他们分道扬镳了。得到猎物的人原地就用干柴搭起篝火烤起了肉,他狼吞虎咽,还没有品出猎物的肉香,转瞬间,猎物就被他吃了个精光。不久,他便饿死在没有肉的兽骨旁。另一个人则提着弓箭继续忍饥挨饿,一步步艰难地向森林走去。可当他看到不远处那碧绿的森林时,他浑身的最后一点力气也使完了,他也只能眼巴巴地带着无尽的遗憾撒手人寰。
上帝看到这副情景,流下伤心的泪。上帝可怜他们,让他们重新复活,同样又给了一副弓箭和一只猎物。这次他们并没有各奔东西,而是商定共同前往森林,去寻找新的猎物。他俩每次只烤一块肉,经过遥远的跋涉,终于来到了森林。从此,两人开始以狩猎为生的生活。几年后,他们建起了自己的房子,过上了安康的生活。从这个故事中可以看到,合作可以使人扬长避短以达到最优化的结果。在执行计划中,通过彼此合作将关联各方的关系加以清晰界定和确认,使得执行各方的责任都建立在对方可以密切配合和全力支持的基础上,从而减少执行中的人际关系损耗。南极是地球上最寒冷的地方,企鹅却能够代代繁衍生息下来,南极为什么冻不死企鹅呢?
企鹅有着天生的御寒服:全身长有3层重叠的羽毛,紧密相连呈鳞片状,不仅让海水无法浸透,而且寒风也无法侵袭。但是,仅仅靠这些,在日复一日漫长的酷寒中,真的可以保障生命无恙吗?
每年3月,随着南极进入冬季,为了孵化后代,企鹅便成群结队离开它们的海洋家园赶往寒冷的南部。企鹅选择孵化的地方常常是空旷地的高处。这样的选择可以避免被大雪覆盖,但同时也带来一个问题:因为没有山体的遮护,将遭受强烈的寒风。黑夜越来越长,天气越来越冷,长时间的低温侵袭,即便拥有天生保温羽毛和脂肪的企鹅一样承受不了。
企鹅很聪明,为保持温度,它们挤在一起,每平方米挤在一起的企鹅可达8到10只。这些身高达12米左右的家伙们,如此密集地挤在一起,宛如铁板一块,多凛冽的寒风都“无缝可乘”。而它们裸露在外的微小背部,因为有来自更大面积身体的热能供给,也就安然无恙了。
在族群中间的企鹅可以保证温暖,可是,那些身在族群外围的企鹅呢?科学家们经过长期观察发现,每隔一段时间,中间的企鹅会自觉替换外围的同伴,让同伴回到队列中间恢复体温。原来,保障企鹅不被冻死的生存智慧居然如此简单——合作。这个法则同样适用于人类,适用于企业。对于企业的员工来说,合作即是一种责任。
自律,执行之防线。知道自己在岗位上该做什么,更知道自己不该做什么,这就是执行者最伟大之处。多一分克制,就多一分余地;多一分责任,就多一分尊重。1981年春天的一天,时任副总统的布什正在“空军2号”飞机上。突然,他接到国务卿黑格从华盛顿打来的电话:“出事了,请您尽快返回华盛顿。”
从几分钟后的一封密电中得知,总统里根中弹,正在华盛顿大学医院的手术室里紧急抢救,“空军2号”立刻调头飞向首都华盛顿。
飞机在安德鲁斯着陆前45分钟,布什的空军副官约翰·马西尼中校来到前舱,为结束飞行做准备。飞机缓缓下滑时,约翰·马西尼突然想出了个主意,他说:“如果按常规在安德鲁斯降落后,再换乘海军陆战队直升机,抵达副总统住所附近的停机坪着陆,再驾车驶往白宫,要浪费许多宝贵时间。我们不如直接飞往白宫,在南草坪上着陆。”
布什考虑了一下,决定放弃约翰·马西尼提的这个紧急到达的计划,仍按常规行事。
“我们到达时,市区交通正处于高峰时期,”约翰·马西尼提醒道:“街道上的交通很拥挤,坐车到白宫要多花10~15分钟的时间。”
“也许是这样,但是我们必须这样做。”布什说。
约翰·马西尼中校显得疑惑不解,布什解释道:“约翰中校,只有总统乘坐的飞机才能在南草坪上着陆。”布什坚持着自律的原则:“美国只有一个总统,副总统不是总统。哪怕在特殊情况下,也应该遵守规则,无论总统、副总统还是普通民众。”