买办以华账房的名义对洋行实行完全意义的承包制，所以称呼华账房或买办，含义几乎完全相同。一般讲，按照买办与洋行之间签订的契约，买办的华账房是洋行的有效代理机构，但华账房在商业往来中只能用洋行华账房的名义，而不能直接用外商——即洋账房的名义。但在交易场上，买办常常打着洋行的旗号,代表洋行出现。
掌管华账房的买办，除了负责为洋行招徕航运业务，经手进出口交易外，还要担保钱庄和华商的偿付能力，经手洋行营业上的银钱往来，同时还要负责提供各种商业情报，其职权如此之大，以致人们常常称其为“华经理”。天津的华账房多负无限责任制，对于一般的商业风险或损失均能自行承担。
华账房的组织形式一般是以买办个人为首，但也有几个人合作或合股的。在合作人当中，有的分任账房或外庄，也有的把有实力的外庄拉进华账房入股，如：新泰兴洋行的华账房就先后有李、宁、马、金、靳、沈诸姓加入。有的华账房是由几个人共同组成，每人承担一方面的责任，其中一人对洋行签字负责，如：俄商华俄道胜银行的华账房由陈、张、孙三人合作，陈协中出钱，张伯龙实际做事，孙仲英既出钱又管对外拉拢官府。英商麦加利银行的买办账房也是邓、刘、鲍三家合作，如此的例子很多。
买办设立华账房后，洋行或外国银行一般每月要支付给华账房贴费数百元，作为办公费用和用于支付买办雇用职员的薪金及其他开支。如无贴费，洋行每月则要支付一笔薪金给买办。1910年3月，瑞记洋行聘用驻保定分行买办，与其订立的合同中规定，每月支付买办大洋100元，30元为工资，20元提供其雇用卖货人，50元支付房租。贸易佣金不论进出口货均为2％，保险佣金2.5％。买办信用由其他商号担保，没有交付保证金。至于华账房日常经营所需要的流动资金，则完全由买办自行筹措，盈亏也由其自负。
为了保证对洋行的信用，一般情况下买办要向洋行交付一笔保证金，也称寄库金或押柜。然而，早期天津的买办大都不交纳保证金，而只需要有担保人。19世纪到天津的广东买办大都借助已有一定资力的同籍买办做担保人。1874年，梁炎卿刚从上海调到天津怡和洋行时就没有交任何保证金，只是由同为广东籍的仁记洋行买办陈子珍做担保。
20世纪以后，买办保证金制度越来越流行。买办与洋行签约设立华账房时，要向洋行交付保证金。即使已经建立的华账房，有的也要随着生意的扩大而增加保证金。1899年日本横滨正金银行买办魏信臣应聘为正金银行买办，在应聘合同中规定，魏信臣要向银行交三万两作为保证金，行方每月支付买办的贴费为200两。到1902年，他的保证金增加到七万两。而到1916年，郑翼之交给太古洋行的保证金已达30余万两，押品主要是房地产和股票。只有当买办与洋行解除契约时，保证金才能归还买办。
各洋行的华账房在经营方式上也有不同的特色，南方买办一般以精明甚至吝啬而著称，北方籍买办则多有不同。横滨正金银行买办魏信臣的经营明显表现出北方人豪爽的性格特征，仗义而缺乏精明。他好名喜谀，亲友来借贷，只要说得他高兴便可以成千上万借给而不立任何有效的手续，以至形成了许多呆账。20世纪30年代初，正金银行华账房积年亏累，其奢侈却依然如故。每到新年，魏信臣都要向日方人员分送礼物，并邀请全银行人员及其眷属到家中饮宴，以赢得日本人的赞赏，显示自己的财富。每逢年节他都要到买办宁星普家中拜贺，照例都要以1000两银票作为送给孩子们的压岁钱。魏信臣非常讲究吃喝，华账房的午餐便日日丰盛如饮宴，驰名于当时天津的银钱界。
