一、公文写作的基本要求
1．准确、实际
公文是办事的工具，要用它指导工作和处理问题，这个根本性质要求撰写公文必须实事求是，一就是一，二就是二，不能凭主观想象，把事实夸大或缩小，或说假话空话。否则，不是一纸空文难以实行，就是干扰工作，甚至会造成工作损失和影响。要文字朴实，注意用词分寸。引用和涉及的事实、数字、人名、地名等，必须认真核对，避免差错和出入。
2．生动、及时
（1）生动
一是能够生动地指导实际工作。运用文件指导和推动工作，既要坚决遵循上级精神，又要善于发现和创造本单位典型经验，指导工作和创新局面。不要照抄照转上级指示，千篇一律地转发通知，只起到收发室、运转站的作用。二是使用的语言和选用的材料也要生动活泼，吸引人并具有说服力。文件的语言注重朴实、精确，不使用华丽的辞藻，不运用过多的形容和描述，并不等于写得呆板枯燥。特别是写工作简报、讲话稿、工作报告、经验总结等文件，要注意在比较抽象概括的叙述中穿插一些具体数字、事例和思想反映，选用一些适当的比喻、群众性的语言等，使叙述的语言适当形象化，有感情、有趣味，生动真实，具有说服力，让人读后留下深刻的印象。
（2）及时
文件的时间性很强，发文及时与否关系到文件的效用。无论反映情况还是指导工作的文件，都要发得及时，否则变成“马后炮”。比如，当年的计划直到第二季度才写出来；一份工作指示等到面上的工作已经进入收尾阶段才发出去；总结在工作结束半年后才着手写等。行文拖拉，就会贻误时机，造成工作被动。
3．简练、明确
公文便于阅读和处理，需写得简练。比如一份工作报告不能像报告文学那样把人的思想感情和活动写得很细腻；一份指示、规定和通知，也不能像学术论文那样详细论证它的道理。文件的篇幅要尽可能短些，用最简练的文字把发文意图表达清楚。
要把文件写得简练、明确，首先要对工作情况、存在的问题、采取的措施和步骤等，进行清楚的分析和概括。如果认识模糊，抓不住症结和主要问题，写起来就不能层次清晰、文字简练而又明确。其次要在炼字、炼句上下工夫，学会用最简练的文字，准确说明问题。初稿拟出后，要反复删改，毫不吝惜地去掉那些多余的、可以简缩的字句。
从写作方法说，要开门见山，如公文常用“根据……”、“为了……”、“关于……”、“目前……”等作开头语，直截了当提出问题。文件的开头，不必写一大串一般化的形势、口号等套语。正文的首段宜点明主题，以便分清段落或者列出条目，使全文层次清楚，主题鲜明，便于阅读。
4．符合规定体式
公文写作必须符合统一规定的体式，不能随意出手，以免不伦不类。
二、撰写公文的方法
1．明确发文的主题和目的
主题是作者说明的问题，通过全部文章内容所表达的基本意见和中心思想。主题的形成大致有三：一是主题在成文前确定。即“主题先行”，这是公文有别于其他文体的主要特征之一。主题不是通过提炼产生的。成文前，根据领导意图、上级的有关精神，或有关文件、政策等规定要求，预先确定一个主题，然后再组织材料，实施写作。二是主题在调研后产生。在得到材料后，进行分析、归纳，最后产生的结论就是主题。三是调研后主题的改变。通过调研，又获得丰富材料后，与原既定主题有差别，重新确定主题。
发文的主题和目的主要包括以下几点：
第一，文件的中心内容写什么？抓什么问题？解决问题的主要意见、措施是什么？请示时拟请上级机关主要解决什么问题？
第二，准备用什么文种？文种不同，写法有所不同。如向上级汇报工作，是写专题报告，还是情况简报？
第三，发送和阅读的对象是什么范围？如写工作总结是上报领导机关，还是向下属单位介绍工作经验？阅读对象不同，语气和详简程度有所区别。
第四，发文的具体要求是什么？如要求对方了解，还是答复批转？要求对方贯彻执行，还是供对方参照参考等。
2．收集有关材料，进行调查研究
发文的目的和主题确定后，要围绕主题收集材料，进行一定的调研工作。这一步工作，并不是对每个文种的写作要求。比如，写一个通知、公函、请示等，一般并不需要专门收集材料和调研。而对较复杂的公文，往往需要收集材料和调研。如工作计划、调查报告、工作总结、规章、条例等。收集材料和调研是一个充分酝酿和构思的过程，不仅可使基本观点逐渐深化和成熟，还可以通过收集典型材料、有关统计数字等，为文件的写作奠定基础。
3．拟出提纲，安排结构
简短的文件不需要拟提纲就可以直接写了，篇幅较长的文件，就需要先拟一个写作提纲，对文件的结构先有个通盘设计，把它的主要框架勾画出来，这样有利于顺利进行写作，避免半路返工。
提纲可根据篇幅大小确定，篇幅不太长的，可安排一下正文的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，一共分为几段、几层意思等。篇幅长的、非常重要的文件，需拟出较详细提纲，包括正文几个部分，每部分讲几个问题，各问题的题目要点，哪一部分、哪一个问题准备使用什么具体材料说明等。重要的领导指导文件，主要执笔人拟出提纲后，还要反复讨论修改补充。几个人共写的文件，更要先拟提纲，以免写的前后重复、脱节或互相矛盾。
4．起草正文
一是要注意观点鲜明，观点和材料结合得要好。二是文字要简练，交代的问题要清楚。观点和材料结合得好，才能符合准确性、鲜明性、生动性的要求。只有观点，没有材料，使人理解不深；堆积了一些材料没有鲜明的观点，则使人不了解要学什么、贯彻什么、吸取什么教训。交代问题要清楚，主要是：什么机关、什么时间、什么地点、什么问题、什么情况、什么原因、自己有什么处理意见，向对方有什么要求等。
5．反复检查，认真修改
初稿拟定后，作者一定要反复看几遍，耐心地仔细地逐字逐句检查修改，连每个标点符号也不能马虎，修改可提高文件质量，也为领导人审核签发这份文件打下良好基础。
