机关公文用字规范的条例、规定及注意事项主要包括以下几个方面。一、《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）
第十九条起草公文应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。
（四）文种正确，格式规范。
（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。
（七）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
二、公文序号标点须知
第一，“第一”、“第二”后面和“首先”、“其次”后面用逗号。
第二，“一”、“二”、“三”后面，用顿号。
第三，“1”、“2”、“3”和“A”、“B”、“C”后面用齐线墨点“．”。
第四，序号如加括号，如：（1）（2）（3）（4），后面不加逗号、顿号或齐线墨点。
三、其他注意事项
1．关于汉字排序问题
第一，按汉字笔画多少排列先后。
第二，笔画相同的汉字，按第一笔的笔画排列先后：横（提）、竖（竖钩）、撇（横撇、竖撇）、点（捺）、折。
如：打、巧
2．标点符号使用中容易出错的几个问题
第一，顿号：表示约数的两个数字之间不能用顿号。
如：三四天七八岁三五成群
引号、书名号之间的顿号可用可不用，但不论用否，全篇一定要统一。
省略号后不能再用点号。
第二，冒号：占一个字的位置，居左偏下（：），数学中的比例号则居中（∶）。请注意二者的区别。
3．关于数字用法
第一，适用范围：各级新闻报刊、普及性读物、专业性人文科学出版物。
第二，不适用范围：文学书刊、重排古籍。
第三，必须使用阿拉伯数字的情况：统计表中的各类数值。
第四，应该使用阿拉伯数字的情况：公历世纪、年代、年、月、日、时、分、秒。
第五，必须使用汉字的情况：定型的词，如：一律（不能写作1律）；词组，如：星期四（不能写作星期4）；成语，如：七上八下（不能写作7上8下）。
第六，应该使用汉字的情况：惯用语，如：不管三七二十一（不能写作不管3721）；缩略语，如：十六届四中全会（不能写作16届4中全会）；具有修辞色彩的词语，如：白发三千丈（不能写作白发3000丈）；中国干支纪年和夏历月日，如：甲申年三月初九（不能写作3月初9）。
第七，含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词组，如：
“一·二八”事变（不能写作“1·28”事变）
“一二·九”运动（不能写作“12·9”运动）
“九一三”事件（不能写作“9·13”事件）
五一国际劳动节（不能写作51国际劳动节）
可以使用阿拉伯数字的情况：“3·15”消费者权益保护日、“9·11”事件、“11·10”案件。
第八，关于“〇”的问题：二〇〇五年（正确），二零零五年（错误），二00五年（错误），二OO五年（错误）。
四、关于汉语拼音的使用
第一，要注意分词连写：表示一个整体概念的双音节和三音节结构连写。如：
音节yīnjié爱鸟周àiniǎozhǒu
第二，表示一个整体概念的名称，四音节以上的：
一般要按词分写。如：无缝钢管wúfènɡ ɡānɡɡuǎn
不能按词划分的，才连写。如：红十字会hónɡshízìhuì
第三，单音节词重叠连写。如：人人rénrén
双音节词重叠分写。如：研究研究yánjiū yánjiū
第四，动词（或形容词）和补语，两者都是单音节的，连写。如：打死dásǐ其余分写，如：整理好zhěnɡli hǎo
第五，短横在拼写中的使用：
缩略语词，如：环保 huán-bǎo 中小学 zhōnɡ-xiǎoxué
约数，如：三五天 sān-wu tiān 十七八岁 shīqī-bāsuī
能按两段来念的四言成语 如：爱憎分明 àizēnɡ-fēnmínɡ
颠三倒四diānsān-dǎosì
第六，大写字母的使用：人名、地名等专名的首字母。如：
扬州Yánɡzhōu（不能拼成yánɡzhōu）
一句话开头的首字母：诗歌的每一行开头的首字母。
企事业名称、商品名称、街名牌、站牌和书刊名称等可以全用大写字母。
五、公文写作字词规范
1．字的书写要规范
不用错字、别字、异体字，包括不用胡乱简化的字，一切以国家语言文字工作委员会颁布的汉字简化表为标准。这就是公文的书写规范。
2．词，不要生造词头
注意正确运用现代高科技新术语；用书面语，不用口语；用现代汉语，除已通用的个别文言词（如“其、之、者、所”）、广泛使用的成语之外，不要文白夹杂，故意简古。这也是文风问题。重叠式要慎用，如可用“方方面面”、“形形色色”，不可以用“开开心心”。
3．遣词造句，也要规范
除“值此……之际”等已经通用的句式外，一般不用文言句式。重视“约定俗成”的习惯，不用“好好看”、“我紧张你”、“特科长”等世俗新语。
4．标点符号要使用正确
常用的16种标点符号，要以国家语言文字工作委员会所颁布的《标点符号用法》（自1996年6月1日起实施）为标准。
要做到字词规范，标点正确，首先要明确标准，还要靠平时多读、多写、多留心、多查阅、多商量，更重要的是增强责任心。只有这样才能减少遣词造句的错误的发生。
