德鲁克说过:“管理好的企业,总是单调无味,没有任何激动人心的事件。那是因为凡是可能发生的危机早已被预见,并已将它们转化为例行作业了。”
怎样把可能的、潜在的危机都转化为例行的、常规的作业,成为日常工作的一部分呢?这一章要讲的流程,下一章介绍的程序就是这样的工具。用细节管理大师汪中求先生的话说就是为企业管理设置套筒扳手,使企业生产、经营的所有活动都在预先规定好的框架内活动。比如说习惯性违章是各个车间都屡禁不止的问题,如果在编写车间各工作事项的流程、程序时对每一个工作事项都进行细致准确的限定,并严格监督执行,那么员工操作时出现违章行为的可能性就会大大降低,发生安全事故的可能性也会随之减少,这就是德鲁克口中的单调无味、不激动人心。
工作在不同的岗位中开展,其活动的先后顺序被称为流程。也就是说当一个工作事项不是一个岗位独立承担,而需多岗位协调配合才能完成时,我们就可以用流程来对其进行管理。
下面介绍比较常用的几种流程。
1.线性流程
线性流程是最简单的一种流程,使用它可以将车间工作任务细分为若干个步骤或环节,然后再用活动方向的线条,把各个工作步骤连接起来。这里以“班组事故预想”为例来说明(如图3-1所示):
线性流程虽然简单,但利用它可以帮助我们把工作想得更全面、做得更到位,不至于遗漏重要的环节,同时可以促使每一环节做得更加精细。
2.责任矩阵流程
责任矩阵流程就是在流程的每个环节上,都标明责任人。有了这种流程,就能使大家都清楚各自的责任,哪一个环节出现了问题,管理人员都能很快找出唯一的责任人,可以进行责任监督和责任追究。