商务会议与洽谈是最常见的商务活动，在这一过程中会应用到所有的商务礼仪，如会面、拜访、沟通、商务着装等。在这一部分，我们将阐述参与会议和洽谈时最重要的礼仪知识，包括座次礼仪、会议礼仪、沟通与谈判礼仪以及最重要的商务仪式——签字礼仪中所涉及的规范。
座次礼仪 你的位置在哪里组织会议或进行洽谈时，次序的安排会影响到议事的庄严性，关系到发言次序，甚至影响到参会人员的心情。尤其对商务人士来讲，应该格外注意座次礼仪，明确自己的位置在哪里，这是职业素质的表现，也是对商务伙伴的礼遇。
身份不同、位置不同参与不同的会议或洽谈，我们的身份不尽相同。当我们是主人时，应以客人为尊，把客人安排在最优越、最舒适的位置就座，而主人应该处于能够把握全局、有利于会议正常进行的位置。
在团队中，我们对个人的位置应该有清楚地判断。商务活动中，上下级关系永远排在第一位；其次是年龄，在相同的级别中以年长的同事为先；再次是性别，在级别相同、年龄相仿的参会人员中，以女士优先。
判断座次尊卑的基本原则尊左与尊右按照国际惯例，“以右为尊”是普遍适用的次序原则。
在我国，从古至今，“尊左”还是“尊右”不是一成不变的，有年代和地域的区别，至今仍存在争议。因此，不能简单地认为我国是“以左为尊”。在座次安排上，首先要看会议的性质。政务会议、国企内部的大型会议，一般仍然遵守“左为上”的原则；其他商务、社交、涉外活动一般遵循“以右为尊”的国际惯例。
中间与两边中间的位置为上，两边为下。相比两边的位置，位于中间的人讲话更能使两边的人都清楚地听到，更便于与两边的人进行交流。
前排与后排前排为上，后排为下。“前”总是与“领先”相关。在会议中前排适宜安排更重要的人士。
面门为上面门为上，背对门为下。面门的位置比背对门的位置更加优越。
除了以上四项原则，针对不同的会场情况，还应该以使会议合理、高效进行为原则来判断座位次序。
不同会议现场的座次分析长方形会议桌这种会议桌适用于内部会议或者双边谈判的现场。进行内部会议时，职务最高的人应该位于短矩形边的一侧，并且应该面门而坐。进行双边谈判时，双方可分别坐于桌子长边的两侧。各方职位最高者应在己方居中的位置，职位排在第二位的人坐在他的右边，第三位者坐左边，依次排列（见图示，图中数字1、2、3依次表示身份重要性由高至低，下同）。
椭圆形会议桌适用于内部会议，职务最高的人应该位于椭圆形会议桌的一头（见下图）。
U字形会议桌适用于内部会议。座次顺序如图所示。
圆形会议桌适用于回避座次概念的内部会议或者多边谈判。圆桌会议刻意体现与会人员平等互利的原则，淡化了尊卑概念。
设有主席台的会议桌内部大型会议或者对外新闻发布会一般采用这样的会议形式。主席台座次排列为前排高于后排、中间高于两边、右边高于左边。主持人的位置可以在前排中间也可以在最右端，发言席在主席台正前方或右前方。台下与会人员与主席台面对面，遵循同样的座次原则（见下图）。
特殊情况会见：官方或正式会见时，可以安排宾主并排而坐，客人坐在右侧。主客随行人员分别在两侧就坐，与宾主双方呈U字形。
茶话会：茶话会一般不针对具体的商务事宜，主要以联谊和沟通为目的，是商务色彩非常淡薄的一种会议形式。因此，茶话会可以不讲究座次礼仪，以便于大家交流为主。在室内，可以将椅子围成一圈，或者直接采用圆形会议桌，大家随意就座。在室外，座位可以随意调整，营造舒适、自由的交流空间。
温馨小贴士：
圆桌会议虽然回避了座次尊卑的问题，但是在入座时，按照国际惯例，各方与会人员应该尽量同时入场。
与会时 你必须职业会前准备充分做好会前准备是有效参加会议的前提。开会之前应该对会议主题和议程有充分的了解，准备好参会的必备物品，并查询相关资料以备自己发言之需。
会议着装应该整洁、得体，符合职业规范。参加会议是在众人面前展示自己，任何服装和举止的优缺点都会被放大，应该格外注意。
如果你将在会议上发言，应该提前检查所需的视听设备和演示文件。
准备好自己的名片，方便提前与会上新的商务伙伴进行交流。
会议签到参加会议时最好在会议开始前5~10分钟到达，太早或太晚都有损于你的职业形象。
到达会场后，如果主办方预备了会议签到簿，应该首先去填写自己的信息，了解会议是否有临时改变的事项。
进入会场后找到自己的位置就座，公文包等物品应该放在自己身后或者脚边的地上，外套不要搭在椅背上，可以自然折叠好放在身后。此时，可以将会议需要的物品放在桌子上，或者翻阅主办方为自己准备的会议资料。对其他与会者，应以友善、自然的态度进行接触。必要时可以进行自我介绍，并进行简单的交谈。
将手机调整到震动或者关闭状态，在会议礼仪中是非常重要的。
会议进程中参加会议应该做笔录，认真记下会议内容，对自己工作至关重要的内容应该详细记录，如果需要用录音笔，应事先征得主办方的同意。
会议中应该认真参与，在适当时机发表评论。在他人发言的过程中如果有没有听清楚的地方，可以在对方发言结束时大胆提出，及时提问不但能表示你的认真和敬业，还能避免因似懂非懂而给以后的工作埋下伏笔，出现失误。敢于提问而不加掩饰也是一种勇气和智慧。
自己发言时一定要镇定、大方，思路清晰，语言流畅。如果与会人员中有人提出与自己截然相反的观点，应该允许他人发表自己的意见，即便有争论，“对事不对人”是最好的把握原则。在发言中，若自己代表的是一个团队，在措辞上应突出“我们”而不是“我”，你对团队的重视和荣誉感会使对方更加尊重你，赢来更多的欣赏和潜在机会。发言时，手势及体态语应该尽量少，过多的体态语会破坏自己稳重、干练的职业形象。
会议中，不要胡乱涂鸦、做小动作，也应避免任何小声的交头接耳。与旁边的人窃窃私语是对发言人和主办方严重的不尊重，更丝毫没有职业形象可言。
如果主办方准备的饮品是瓶装矿泉水，并且在旁边准备了水杯，应该把水倒入杯中饮用，直接饮用瓶装水是对主办方的不信任，有失尊重。
会议结束会议结束后应该按顺序离场，不要急于离开，在商务场合不应有任何匆忙的举动。会议资料应全部带走，不要因为个别资料似乎没有用就留在现场。与主办方人员道别时应该表示感谢。
温馨小贴士：
可以利用会前的时间与周围的工作人员略做寒暄，如果不是公司内部会议，可以借此机会递出名片，多认识几位同行以便交流。
商务沟通 SOFTEN原则与清晰表达商务沟通与洽谈是人们交换商务信息、获取商务机会必不可少的环节。掌握高效沟通的礼仪与技巧才能在各种商务场合应对自如，增强自己的职业竞争能力。
