开会看似是最简单、最基本的事情，却是人们一生参与最多的活动之一，也是衡量现代文明程度最重要、最简便的标准之一。
开会是我们的日常工作方式，开好会自然也是我们的日常技能。在国外的MBA课堂上，会议管理经常作为课程来教授，在职业培训中，会议管理则是必备项目。如何确定开会的必要性、如何选择议题和参与人、如何估算会议成本、如何做主持人、如何安排发言时间、如何组织讨论、如何形成共识、如何表决、如何落实决议等等，还有会前会中会后的会务工作，都是需要认真考虑的。如何维持会议的秩序和纪律，如何避免无谓的争执，如何保护少数持不同意见者的声音能够被有效表达，都必须靠稳妥的方式予以规定，并在流程中有效执行，这些都体现着会议程序的必要性和严肃性。会议最常见的问题包括会议繁多无实质内容、不能准时开始、缺乏中心和主题、出席者未有必要准备、会议时间过长、少数几个人占用了绝大部分时间、互相重复空话套话等等。开会的效率，反映了一个组织、一个团队和个人的基础管理水平。
根据培训、会议实际运作流程中的环节及问题逐渐形成一个明细的服务手册样式。如何组织制订标准化、通用的会议工作手册或差错提示，不妨参照以下程序：每次活动完毕后，要求每人至少提炼出五个差错，十个人就可总结出五十多个差错，当大家的总结或提炼的问题、特别提示汇集起来的时候，就会形成一个明细、有效、可操作的工作手册或差错指引，在以后类似的活动中，差错必然逐渐减少，而在此文本基础之上，其他人或后来者又可不断添加。整个团队能在总结的经验并已形成文字而非口头相传的标准、流程基础上学习、修改、完善，工作品质自然提升。这类工作看似简单、容易，但大家都习惯于“口口相授”，每次会议每个人都能挑出很多“小问题”，大家情愿费尽口舌“唠叨”，却很少有人亲自动手将这些“唠叨”的东西归纳整理成文字化标准流程、要点。这样的工作方法又可延用到其他项目。在整个团队逐渐形成一套科学管理的方法。推而广之，行政管理、公共管理、市场营销、安全管理都是如此。
在组织团队推进项目的标准、流程化过程中，鉴于很多人既缺乏这样的意识，又不知道从何入手，特别是不能把各个环节细微的要件当成必备要素，为此需要先弄清楚如何制作出管用、细化的标准、流程？应细化到怎样程度才更具可操作性？如何找错并分类整理？主要负责人必须亲力亲为，带头检查、实践每一个细节，对所有问题、程序都要过一遍，关注、怀疑每一个细节，必须成为最操心、信息掌握最全面的人。一旦这些标准基本成型后，就可以从繁琐的唠叨、反复的提醒、相互的抱怨中解脱出来，而成为大家共同的习惯和标准，效率加倍提高，管理者最终也会变得轻松，而把主要精力放在检查、督促流程的执行或发现新的漏洞。
以下部分是我与同事们在论坛、培训组织与管理实践中提炼出的会务标准化指引或差错提示摘要，以此强调一个观点，无论看似多么平凡、简单的事项，都可通过标准、规范避免低水平的循环，从大家司空见惯的开会入手训练科学管理基本方法的运用。标准化看似古板，不一定每项规定或指引就是正确无疑的表述，但它至少使每个人更容易在此蓝本的基础上发现差错，总结修改。它不一定保证每个人做得最好，但能帮助每个人都能达到合格水平。每个人都能做到有序运作，看起来单个人的效率、能动性不是很高，但加起来的效果肯定强于散漫、无序运作。
