从解决问题到发现问题(7)

成为一个有效的问题发现者

在接下来的章节里,我们将会列举揭示组织中潜在隐患所需要的主要技巧和能力。请记住,问题发现并非一定发生在持续改进流程之前,正如学习过程并非一条直线。比如,对一个坚持例行训练的运动员来讲,他并非总是首先发现问题然后再去尝试新的技巧,以克服缺陷。有时,运动员是在按照原计划进行例行训练的时候,发现了阻碍他运动成绩提高的问题。总之,问题发现的过程和持续改进是交织在一起的,二者不可偏废。人们也不应该期望从问题发现到绩效改进是一个直线过程。我们经常是在解决旧问题的过程中发现新问题。

第二章到第八章分别解释了有效的问题发现者的七种关键行为。为了发现那些潜在的、威胁组织的小问题和小事故,你必须采取以下行动:

规避把关人的影响:不时地避开信息过滤者,直接去信息的源头听听、看看,获得第一手的资料,仔细倾听那些实际工作者的说法。要密切关注公司一线的情况,不能仅仅待在公司的高层听取汇报。

做一个实地研究者:许多人类学家在自然的场景中去观察研究对象,这称之为实地研究。要学习人类学家,不要简单地询问人们他们干得怎样,不要只依赖问卷调查和访谈小组,不要简单地听人们怎么说,要看看他们是怎么做的——正像一个人类学家做的那样。走出办公室,拜访员工、顾客和供应商,看看他们是怎样工作的。有效的问题发现者尤其善于观察到那些意料之外的事情,而不是被先入之见所蒙蔽。

寻找模式:反思个人和集体的认知模式,不断地去完善它。当你和组织将眼前的事情与过去的经历做类比时,注重它的功效。有意识地去寻找那些能将组织中分散的数据结合在一起的模式。

联系起来思考:请注意,在每一个大规模的失败发生之前,往往有很多小的问题在组织的不同地方发生着。在组织中鼓励信息的分享,建立起整合关键数据和知识的机制。你将会在那些一眼看上去没什么关系的事情中间,发现它们之间的联系。实际上,许多小问题有着相同的源头。

鼓励有益的失败:像泰迪熊制作公司那样,在你的企业设立“红铅笔奖”,鼓励人们为了创新去承担一定的风险,在犯了错误后仍勇往直前去探索,从而降低组织中人们对失败的恐惧。帮助你的员工去理解和区分不同性质的错误:哪些是可以原谅的,哪些是不可以的。

教会人们怎样倾听和表达:就像前文中“机组资源管理”项目那样,培训各部门一线员工的沟通技巧,帮助他们以一种有效的方式发现和讨论问题并说明他们的担心。首先训练高管们鼓励员工畅所欲言,然后训练员工恰当地表达自己的担心。

观看“比赛录像”:像一个教练那样,系统反思组织的行为和绩效,然后反观竞争对手的行为和绩效。认真吸取企业自身和竞争者的教训,了解从而避免那些典型的陷阱。为个人和团队创造实践理想行为的机会——正如一个优秀的运动员常做的那样——以提升绩效。

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