当你查看租赁文件时，明确哪些是标准语言哪些是非标准语言是非常重要的。有时候，每一份租约都是一份通过使用文字处理程序来准备的原始文件?这时候就可能没有改动的标记。而有时候，你的公司可能会提供一份打印好的标准文件模板，这样增删和改动的部分就可以清楚地标记出来，也可以用星号（*）在每页页脚标出新的或附加的内容。这种方法就简单很多了。你可以快速浏览摘要，然后查看租赁文件来找到修改的内容。
然而，随着计算机技术日益成为商业社会的一个重要部分，购物中心的经理们现在都在电脑中对文件草稿进行修改，而不用打印出来。这样，有一种方法能够方便你查找文件的修改部分。在Word程序中你可以使用“修订”功能将修改的地方用“红线”标记出来。如果这份文件没有进行过修改，那么它与原始文件并无它样；如果进行过改动，那么在删节和增加的地方会用红线标记出来。如果你正好拿到的这份文件是别人用这个功能改动的，那么你就马上能看到修改之处了。如果不是这样，那么强烈建议你首先阅读一下原始的租赁文件，然后将“红线”版本文件中修改部分用其他颜色的笔标记出来，以显示与标准文件的不同之处。这样做会耗费不少时间，不过当你再需要重新回顾这些信息时，你就会发现这个工作的重要性了。
做一个聪明的购物中心经理
了解租赁文件的格式和每篇文章的内容对于管理租赁活动来说还只是第一个步骤。除此之外，你还需要有一些做事情的方法帮助你利用租赁文件并保证它们对于整个租赁活动都是有效的。这就是你处理与租赁相关事宜的方式和这方面自己的管理风格。下面提到的一些小技巧也许会对你有所帮助。
保密原则
租赁合同是房地产相关的关系中双方之间的法定协议。在这方面，美国的不少州都有具体的法律保证租赁文件的保密性，所以你必须了解这一点并遵守。总有些人想打听其他租户的租赁内容。购物中心的经理往往会被租户问到其他店铺的情况，或者被一家店铺里的雇员打听这家店铺的租赁条款。为了保护租赁文件的保密性，你不得在任何情况下泄露其中的任何内容，即使是在非正式或随意的场合也是如此。
及时原则
在不少租赁文件中，你都会发现这么一句话“时间就是生命”。在房地产行业如此，在购物中心领域这句话尤其重要。租赁文件会包含与该租赁活动中各方的义务和要求。租赁中的不少方面是有对应的及时性和截止日期的。“时间就是生命”这句话要求了各方在相应的时间框架内发生某些行为。因此，当你得到一份正式通知时（往往是专递或挂号信），你必须立即阅读，确定该通知中是否包含要求你方发生的行为，并确定你该采取的行动，然后（很重要的一点）保证你记录下了你的行动。如果在仔细阅读文件而有争议的情况下，如果文件中要求一方“立即”，或至少是“及时”处理某件事情，而该方只是无动于衷，那么最后只会对自己不利。所以请你在处理与租赁相关事宜时，一定要做一个有高度责任心的经理。
备注：专递（certified mail）: 邮件上带回执的(只保证递送不负赔偿损失责任的邮件)。
引用租赁文件
对于购物中心经理来说，理解并适当使用租赁文件是非常重要的。这时候你应当知道，除非你获得法律学位，否则你或者你的户都不是律师。你会发现一些租赁文件的语言无论在结构上还是术语上都非常令人费解。所以在开始处理与租赁相关的活动中，无论是口头还是文字上把这些语言完全搬过来都不是最好的办法。你需要培养一种能够浏览租赁文件并对内容进行口头讨论的能力。比如说，当你用文字向租户说明其租赁责任时，制作一个简单的路演就是不错的办法。这样，通过商业化的方式而非法律化的方式，往往你就可以更加容易达到事情的目的。相反，口头地或书面地使用法律术语，往往会把一个需要讨论的简单话题提升到法律的范围之中。这也是你需要避免的。
然而，有时候也必需完全引用书面的租赁文件用语。正式的请求书(demand letters)、终审通知书（last resort letters）、法律通告和其他官方文件要求你使用合适的租赁条款用词，从而避免行为的误解。如果你在处理一次已经由正常的商业交流恶化为对抗的事件时，你最好拿着租赁文件并阅读其中有争议的条款。无论何时，如果你面对这类情景，语言的准确和精确性都是至关重要的。请你反复核查你将书写或言说的内容，因为你可以确信一点－－-你的合作伙伴也将这么做。
诠释文件
如果你不能完全了解一份租赁文件的标点符号和更加复杂的句子结构，你是否能完全理解这份文件的。租赁文件的有些句子可能有十多行，还包含一大堆的分号、逗号、破折号等其他符号，使你觉得把这些句子弄懂是一件非常艰巨的任务。在处理这类文件结构的时候，你可能需要把句子进行拆分，所以你要非常了解句子的标点从而来很好地理解每一个部分。比如我们来看以下这段租赁条款：
在出租方于所指的公共区域（与之前定义的范围一致）内所花费的运营、维护和维修的费用总和的基础上，租户应当支付其相应份额的公共区域成本，这部分费用不得以其他方式抵消或扣除，同时这些费用还应当包含额外15%费用，用来补偿出租方与所指的公共区域相关的会计事务和记账方面的工作。
如果我们把这句话拆开来看，会发现如下表述：
1. 租户支付公共区域维护的费用。
2. 无论租户是否有争议，都必须支付这笔费用。
3. 出租方支付的费用将成为租户支付的一部分。
4. 租赁文件中已经对公共区域进行了具体的定义。
5. 出租方的另外15%费用也是租户支付费用中的一部分。
通过这种方式对句子进行拆分，而不用消化整个句子或短语，你不仅能够理解句子内容而且能够更好地向客户和其他同事解释。当你阅读租赁文件的各个部分时，如果你发现有些地方的语言复杂冗长，你就可以试着用上述方式将其中的每一个句子成分写下来。这样，你会发现容易理解很多。通过几次这样的练习，你就能够提高分析句子和理解文章的能力。
