预算经费开支
会议经费包括以下内容：
●场地租赁费：如果没有自己的培训场地，就不得不花钱租赁；有时候，为了实现特殊的会议目的，需要租赁特别的场地。例如，开会是为了化解两个部门之间的矛盾，那就应当使用环境优美、安静的会场，噪音大的会场容易激起人的急躁情绪，不适宜用来开这种目的的会议。
●设备租金：投影仪、音响、麦克风、摄像机、照相机、录音设备等，如果没有这些东西，都要支付一定的租金。
●资料费：购买会议文具、印制资料等费用；
●食宿费：会议期间与会者餐饮费用和住宿费用；
●交通费：远道而来的与会者交通费报销、会议期间接送与会者所用的租车费、油费、停车费、过路费、司机劳务费等；
●其他：茶水饮料费、会议宣传、新闻发布、联络通讯、会间活动、合照、保安、翻译、礼仪小姐、礼品等。
明确责任分工
在会议筹备时，一定要确保每一个关键角色都有相关人士来承担。会议中的关键角色有以下几种：
●领导者。可能是会议组织者，也可能不是会议组织者，但他必须明确会议的意图、目标、期望的结果、限制因素及权力范围等，并且承担会后跟进工作的责任。领导者的职责如下：
1.准时开会以显示会议的重要性，同时也表达了对尽力准时到达会场的人的尊敬；
2.通过确定会议角色，设定会议的基本规则，营造一种热烈、严肃的会场气氛。不要打断别人的发言；每个人都要参与；严格依照会议议程进行；反映意见必须伴有相应的解决办法；对集思广益的观点不做评价，以及所有你能想到的为营造一个有序的会议氛围所必须遵循的规则。提前在会前制定规则或者让与会者开始时自己制定规则。
3.在整个会议期间按照会议的日程安排进行。会议开始时宣布会议的目标并预览会议的各个步骤；
4.在会议讨论期间以一名普通会议成员的身份参与会议，陈述你的想法。
5.如果你感觉到会议的程序不能实现你的会议目标，那就改变会议形式。
6.对关键的决定和行为做总结。当与会者就某个要点达成一致意见或做出决定时，重申已经形成的共识。
7.告诉会议记录员在提示板或幻灯片上应该写些什么，以记录大家的意见。
8.准时结束会议。
●主持人。在会议讨论、问题解决及做出决策阶段引导会议，也许还要负责会前、会后的相关工作。主持人的职责如下：
1.主持会议（包括开场、议程和规则的宣布、开始和茶歇的宣布、串场等）。
2.保证每个人积极参加谈论，防止发言者打断他人的讲话，防止出现与会者的语言攻击。
3.监督会议每项议程的时间使用情况，确保领导者和与会者按照每一项议程规定的时间要求执行。
4.防止讨论跑题，督促以会议主题为中心。如果有必要，强调会议的目的。
5.有策略且直接地监督人们提出问题并解决问题；
6．不要表明个人的观点和态度。对有冲突的意见进行调解。
7.当一个步骤不起作用时，建议使用其他方法。
8.接受领导者的建议和指示。
●记录员。记录来自于会议讨论中的要点、想法及决定，也可草拟会议纪要或会后记录。会议记录员记录的材料是开会时发生情况的唯一书面证据，记录员的职责如下：
1.对会议进行录像记录，无须编辑或对人们的发言进行语言加工，照实记录人们的发言内容。不要自作主张，会议领导者需要你记录时再记录。
2.定期与会议领导者和会议主持人对记录进行核对，确保记录的准确性。
3.设法记录听到的话语，而不是你个人对话语意思的理解。有疑问时，要求发言者陈述清楚。
4.使用关键词和关键句。无须记录完整的句子，但是设法记录完整的意思。
5.在心里对会议中已经讨论过的和已经做的事项理清思路，以防会议领导者或支持人忘记或不知下一步该做什么。
6.如果记录太慢，影响了会议的进程，请求会议领导者安排一个助手（人数众多的会议或许需要两三个记录员）。
7.使用一块黑板或白板，为会议领导者抄写会议的内容，或者要求其他人在纸张上抄写会议的内容。
●专家。根据要求对特殊问题提供专业知识。如果不是正式的与会成员，专家可不必一直参加会议。
