有人认为自己很忙，每天被繁杂的事务纠缠着，可是当他问自己：“我今天做了什么？我今天完成了什么？”答案通常是“什么都没有”。
姑且将这类人称作“穷忙族”。那么，现在我们要深入分析他们一天的时间安排情况。为了揭示他们真实的时间使用状况，我们制作了“时间记录表”，实事求是地记录下他们一天的“时间去向”。
示例如下表：
时间记录表
时间行动
8:30—8:55公司例行晨会，简述一天的工作计划，同事的分享
8:56—9:20部门经理讲话，内容为上周拜访客户的过程与成果分享
9:21—9:28整理杂乱的办公桌文件
9:29—9:32着手写一个批复，刚刚起草，就收到主管在MSN上发来的消息，催着交上周的总结和计划，突然想起总结和计划还没有写
9:33—9:50匆匆写完总结与计划，心惊胆战地交给了主管
9:52—10:10接到一个客户投诉电话，好不容易处理完毕
10:11—10:18同事从新疆带来坚果，忍不住吃了几个
10:20—11:35被主管叫到办公室，要求整理一叠调查问卷
11:36—11:59浏览体育新闻和几个常去的论坛
12:00—13:30午饭和午休时间，吃饭和聊天
13:31—14:00继续上午的批复，可是感觉很困，眼皮一直往下掉
14:01—15:13浏览网页，其间接了4个电话，1个是打错的，2个来自客户，还有一个是保险公司的推销电话，而最后一个电话花费了20分时间
15:14—15:20喝茶时间
15:21—15:27寻找一个遗失的文件
15:28—15：49接了一个即将结婚的朋友的电话
15:50—16:27参与同事的闲聊，浏览娱乐版网页
16:28—16:59签收了从网上新买的书，随意翻看
17:00—17:30打开邮箱，发现一封客户发来的邮件，需要制作一份产品方案，而期限就是明天上午9点，于是着手制作
17:31下班时间到了，只能把工作带回家
时间的谜团
仔细研究这份“时间记录表”，我们惊讶地发现——这位“穷忙人”一天中的绝大部分时间花费在与成果毫无关联的事情上！
为什么呢？是人们普遍缺乏自律能力吗？是无数节外生枝的琐事消磨了有限的时间吗？是不得不立即处理的紧急事件占用了绝大多数时间吗？
——这些都不是本质的原因！
在日常生活中，等待人们处理的事情确实太多太多，有些事情琐碎、繁杂甚至毫无意义，却不得不做。你永远也没有足够的时间办完所有的事情。
当我们忙于和时间赛跑，将注意力全部集中在速度上，却忽略了我们如此忙碌的最终目的和意义是什么。
我们不断要求自己加快步伐，节省出更多的时间。事实上，我们拼命加速、同时处理多样事务，甚至疯狂加班，到头来时间却所剩无几！无论我们如何紧凑地安排一天中的每一分钟，依然捉襟见肘，不足以应付眼前的所有事情。最终，就像一个解不开的谜团，我们的24小时变得越来越短。
史蒂芬·柯维这样对“穷忙族”说：“试想一下：如果有人挥舞一根魔棒，突然使你的效率比传统时间管理方法所许诺地提高了15%或20%，这能使你在时间管理方面的问题得到解决吗？虽然最初你可能会对提高效率感到兴奋，但是……你最终可能会得出结论，断定自己所面临的挑战仅仅靠提高在更短时间内做更多的事情的能力是解决不了的。”
由此看来，仅仅通过提升速度来解决时间不充裕的问题，简直是天方夜谭。无论你多么勤奋地埋头做事，无论你运用了多么巧妙的快速工作法，你都无法在有限的时间内做完所有事情。
【小贴士】
时间窃贼
1.不速之客
不速之客包括：没有事先预约的、突然光临的来访者，他们可能是公司内的，也可能是公司外的。他们的突然到来，扰乱了你既定的计划，你不得不将一整天的工作安排重新梳理一遍；你还需要在其他事情上挤出时间，以弥补你接待他们所耽误的时间。他们打扰你的工作，打断你的思路，降低了你的效率。有时，他们会没完没了地谈论无关紧要的事情，让你无法工作。
2.电话干扰
多数人都曾被推销电话骚扰过。电话响起，虽然是一个陌生号码，但是你无法知道究竟是谁、为了什么事打来这个电话，所以你不会不接。一个丝毫不能打动你的推销电话，但是出于礼貌，你不得不寻找合适的理由拒绝对方；这个电话打断了你的思路，对你造成干扰，迫使你放下正在处理的事情。当你挂断电话后，你不得不重新整理思路，你总会走神，并发现自己很难继续处理面前的工作。
3.交际与闲谈
有谁细致得考察过自己花在与人交际上的时间？据研究者统计，一个身在职场的人大约有75%的工作时间花费在与他人的交流活动上。不幸的是，其中有一半的时间浪费在与工作无关的闲谈上，换言之，有一半的时间对成果的产生不起丝毫作用。交际消耗了可用来完成工作的时间。
4.无效会议
计划中的或计划外的会议至少消耗了你40%的时间。它们可能是正式会议，也可能是非正式会议；可能是团体会议，也可能是一对一的会议；可能发生在办公室里，也可能发生在走廊里。
事实上，许多会议都是没有必要的，基本上就是在浪费时间。如果一个会议没有达成实质性成果，或是对成果的达成起重要推动作用，这样的会议就是无效的会议。现实中，很多会议实际上是某个人的费话筒或大家的抱怨会。
5.拖拉和拖延
很多人都有一种习惯，就是无论什么事，总喜欢拖一拖，他们的口头禅是“容我再想想”、“这事我知道了，我会处理”、“过两天我给你答复”、“再等等”……他们总是不愿意当场决策，不愿意立即执行。就像《明日歌》里写的那样：“明日复明日，明日何其多。事事待明日，万事成蹉跎。”
拖延常常和优柔寡断联系在一起。它会产生不必要的文书、信件和任务。它们既浪费你的时间，又浪费他人的时间。
事实上，绝大多数事情可以当机立断、即时处理；那些因为拖延而积压下来的事情，无形中造成巨大的压力。更重要的是，拖拉和拖延的习惯就像一个小偷，它会窃取你的时间。
6.处理紧急事件
处理紧急事件以及解决不可避免的危机是消耗时间的主要事项。正当你准备处理重要的事情时，某件完全意想不到的事情发生了，让你无法处理主要任务。有时，因此浪费的时间长达几个小时或更久。
【工具箱】
时间记录表
时间星期一星期二星期三星期四星期五星期六星期日
5：30
6：00
6：30
7：00
7：30
8：00
8：30
9：00
9：30
10：00
10：30
11：00
11：30
12：00
12：30
13：00
13：30
14：00
14：30
以此类推……
要事为先
“多数时候，我没有享受生活。每做一件事，我会想到十件没做的事，而且使我感到内疚。在所有能做的事情中，试图断定应该做什么，这给我带来了持续不断的紧迫感，这种持续不断的紧迫感产生了持续不断的压力。我应该怎么去做？怎么才能乐此不疲？”
“每个人都说我非常成功。我做了，受伤了，做出了牺牲，达到了巅峰，但我并不快乐，内心深处有一种空虚的感觉。”
“我简直就是无能为力。由于公司股价下降，董事会和股东像群苍蝇一样追着我不放。在我的管理班子中，我不停地扮演着赛马场裁判的角色。由于要主抓单位的改进质量的计划，我感到压力巨大。员工士气低落，我为未能带领他们摆脱困境并听取更多的建议感到内疚。此外，尽管全家人要去休假，但是家里人都把我排除在外，因为他们从来见不到我。”
“日子过得忙忙碌碌！我整天忙得团团转——开会、打电话、写文件、赴约。我把自己推到极限，晚上倒在床上精疲力竭，第二天早早起来，又是如此，周而复始。我成绩斐然，做了许多事，但有时内心会有这样的感觉：‘这又怎么样呢？你所做的真的那么有价值？’我不得不承认，自己对此不知道。”
这是“穷忙族”的心声。我相信，我们几乎每个人都被自己想到做的、别人要求我们做的以及我们不得不履行的责任和义务拖得疲惫不堪。到底应当怎样做？
根据成果导向原则，我们知道，行动必须围绕成果开展。换言之，应当去做“我们认为重要的事情”，而绝对不是被“紧急的事情”牵着鼻子走。
这就是行动力系统的构建基础——要事为先原则。
什么是要事？要事就是与成果息息相关的事情——关系越紧密，优先等级越高；如果某件事是达成成果的关键事件，那么，这件事无疑就是最重要的事情。
何为行动力？
追求行动的高效率，绝非单纯地提升行动速度就可以实现。速度越快也许错得越多，损失得越惨重。想一想“南辕北辙”的故事吧，走得越快，离目的地就越远！
很多人之所以没有效率，是因为他们总是混淆了行动本身和行动成果的区别。他们单单用行动来填满每一天，把注意力放在过程而不是成果上。他们天真地以为，付出大量的行动，尤其是艰苦的行动，就一定会取得成果。然而，我们清晰地知道，任何一项行动都不能确保产生成果。
【案例链接】
我的两位同窗
我的一位大学同窗，喜欢读书做学问。他在大二就开始写万字以上的论文，大三开始在期刊上发表。他曾创下一学期在国家级核心期刊发表论文4篇的记录，并被多种知名媒体全文转载。这样的成绩即使放在一位大学教授身上也是让人羡慕的！何况他仅仅是一名在读本科生。
后来他获得省级奖学金，在颁奖台上，他被问到“取得如此骄人的成果有何秘诀”时，他笑容憨厚，回答得更是质朴。他说：“是‘目标’二字。”原来，他围绕着自己感兴趣的课题，阅读各种资料，利用身边可利用的资源不断做研究，由宽到精，由浅入深，最后得出自己的结论。
我的另一位同学则热爱学习外语，每天练口语，记单词，天天如此，未曾改变过这个习惯。她在大三就考到了专业六级证书，大四又顺利拿到高级口译证书。这样的成果在我们看来简直是遥不可及。
为什么他们成果卓著？我们可以明显看出，他们具有清晰的目标，案例中，第一位同学的目标是在专业上取得学术成果；第二位同学的目标是提升外语水平。他们通过持之以恒的行动达成了目标，取得成果。
完整的行动力定义是，以目标为指引、以成果为导向，在特定的时间范围内，提高工作效率的素质和技能。
行动力四要素
为了更加深刻地透视行动力，需要分析行动力具有的四个基本要素：
1.方向性
最无效的行动就是出色地完成了根本不需要做的事情。在采取行动之前，你必须弄清楚，此行动的目的是什么，你希望通过此行动来实现或得到什么？
任何行动都必须要有明确的目标。不清楚自己到底追求什么，不知道什么对自己来说才是最重要的，把时间花在与成果无关的事情上，这是缺乏行动力的最大表现。
高效率人士之所以比别人行动效率高，取得的成果多，首要的原因就是，他们非常明白自己的目标是什么。做事缺乏主动性和积极性的主要原因就是目标不清晰，对自己应该做什么、为什么做这些事情，感到既迷茫又混乱。
前文描述的“越忙越空虚”的现象，正是因为行动缺乏方向性所致的。没有明确目标为指引的行动好比没有导航的轮船，在茫茫大海中随意漂流，结果可想而知。
2.持续性
很多人有目标，但无法最终实现。他们花费很多时间与精力制定出完美的行动计划，并且付诸行动，但是，这些行动都没有真正的结尾。古语云：“无志之人常立志，有志之人立长志。”说的是有了目标，还必须持续不断地采取行动直到实现目标。行动有了方向，却是三分热情，等热情减退，行动也跟着减少或者干脆停止了行动，那么，最终的成果永远是可望而不可即。无数的目标都是因为缺乏持续的行动而半途夭折的。
3.有效性
行动的有效性包含两层意思：第一，正确地做事；第二，做正确的事。前者不难理解，方法正确行动才会有效。
后者是指，面对永远做不完的繁杂事务，必须选择那些与成果达成息息相关的事情；分出事情的轻重缓急；与成果的达成无关的事项，应当果断舍弃。通过有效的方法和运用技巧，你提高了工作效率，但与此同时又增添了不少新的工作，结果陷入了越有效率反而越忙的恶性循环。为什么？——因为没有消减根本不必要做的那部分事情。
4.速度
从行动到达成果是有时间限制的，在时间限制的区间之内，行动是有意义的，一旦溢出限制的区间，行动则变得毫无意义。行动的速度尤为重要。当然，此处所言的速度是在方向正确、方法有效的前提之下，是从行动到成果的加速器。
【案例链接】
出版社的教训
某出版社计划出版一本大型统计资料集，由于总编特别重视数据部分的视觉效果设计，所以，除了编辑人员之外，另外还找来了两位设计人员参与编辑工作。总编认为，所要出版的是新的资料集，所以就算内容繁琐也无所谓，只要能在几个月内完成还是非常不错的。但是设计人员力求完美，要求总编给10个月的制作时间。然而，一年后，书稿才完成一半多，却出现了夭折的危机。因为，已经有别的出版社将出版发行同类书稿。此时就算继续完成似乎也没什么意义了，结果，前期投下的金钱、人力和物力都将付诸东流。
