第四，会议议题不能安排过多。
我们不提倡有一点小事就召集大家开会，但是我们也不提倡将好多问题都集中在一个会议上进行。目标太多就等于没有目标，因为目标太多就抓不住重点。比如，会议议题较多，而每个人关心的重点又不同，讨论的时候就难免会分散，结论达成的速度会减慢，使得会议时间延长，而时间过长的会议又会让与会者感到疲倦，影响到会议效率。因此，每次会议的议题不能太多，一般1~2个议题为宜，尽量不要超过3个议题。
第五，会议的时间不宜过长。
一个成年人聚精会神投入工作的时间大约为2小时左右，如果会议长达四五个小时，就会让人“疲惫不堪”，效率可想而知。最适宜的会议时间为0 5~2小时，这样既有利于大家充分沟通并达成最佳结论，也可以避免因疲惫而耗费时间。
第六，试试站着开会。
如果议题比较重大，大家达成意见比较困难，会议的时间就会难以控制。而再加上会议室的环境，座椅舒适，灯光明亮，饮水机、咖啡机、微波炉等也往往一应俱全，甚至还有新鲜的水果，这就为加长会议提供了良好的条件。
为了避免在不知不觉中延长会议，不妨试一试站着开会，这样就会营造出时间比较紧急，尽快想办法结束会议的压力。日本企业的会议室大多都十分简陋，不但无烟无茶，甚至没有椅子，开会的人都只能站着。这似乎有点不近人情的味道，但对压缩会议时间、提高效率却非常有效。
第七，会议尽量安排在下班之前召开。
这也是一个促使大家尽快达成统一意见、缩短会议时间的方法。会议之所以迟迟不能结束，很多时候就是因为与会者时间观念差，不到会议最后很难做出果断的决定。例如，如果上午9点开会，预备1个小时的会议，就会容易磨蹭到11点多；下午2点开会，就容易拉长到5点。不如换个时间段，将时间安排在上午11点或者下午5点举行，距离下班时间1个小时，这就等于给出了明确的时间期限，大家也就会尽快表达自己的观点和看法，从而有效地提高会议的效率。
第八，控制每个人发言的时间。
如果与会者有10人，每个人发言10分钟就是100分钟，而总是有些人在发言时滔滔不绝，结果使会议时间不断加长。要解决这一问题，主持会议者需要提前约定好每个人发言的时间长度，让大家在发言之前都做到“心中有数”。对于那些健谈到忘了时间的人，应及时提醒，避免其占用过量的会议时间。提醒可在与会者用了一半时间时进行一次，让他们尽快阐述重点，在最后两三分钟可以再提醒一次，以便让发言者利用剩余的时间做一个简短的总结。
