第5节：理好自己的文件(2)

文件管理的最终目的就是方便保存和迅速提取，计算机里面的文件也是如此。为了达到这一目的，目前最理想的方法就是分类管理，从硬盘分区开始到每一个文件夹的建立，我们都要根据自己的工作和生活需要，分为大大小小、多个层级的文件夹，建立合理的文件保存架构。此外，所有的文件、文件夹都要规范化地命名，并放在最合适的位置。这样，当我们需要什么文件时，就知道到哪里去寻找。实行这种方法也许开始并不是一件轻松的事，因为我们都习惯于随手存放文件和辛苦、茫无头绪地查找文件。但只要我们稍微坚持一下，好的习惯就会养成，以后查找文件的时候就省时方便多了，也不用为丢失文件而烦恼了。
　　以下几招可以使你轻松整理好你的电子文件：
　　好好使用“我的文档”
　　我们要好好利用“我的文档”的强大功能，桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中都能够很容易地找到它。我们可以利用“我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件存储在这里。“我的文档”存储在C盘，在重装系统时可能会存在误删除的问题，可以在非系统盘建立一个目录，然后右击桌面上“我的文档”，选择“属性”。在弹出的窗口中，单击目标文件夹下的“移动”按钮，将“我的文档”建立在C盘以外的分区中。如果重装系统，就不会丢失文件了。
　　建立最适合自己的文件夹结构
　　文件夹结构是文件管理系统的骨架，对文件管理来说至关重要。建立适合自己的文件夹结构，需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的工作和生活都有所不同，接收到的信息也会有很大差异，因此分析自己的信息类别是建立适当结构的前提。比如，有相当多的自由撰稿人和编辑是以软件、硬件的类别建立文件夹的，而很多老师则以自己的工作内容比如教学工作、班主任工作建立文件夹。
　　文件夹与文件的数目不宜多
　　文件夹里的数目不应当过多，一个文件夹里面有40个以内的文件是比较容易浏览和检索的。如果超过100个文件，浏览和打开的速度就会变慢且不方便查看了。这种情况下，就得考虑存档、删除一些文件，或将此文件夹分为几个文件夹或建立一些子文件夹。另一方面，如果有的文件夹中文件数目长期只有少得可怜的几个文件，也建议将此文件夹合并到其他文件夹中。
　　文件和文件夹的命名
　　为文件和文件夹取一个好名字至关重要，但什么是好名字，却没有固定的定义。一般以最短的词句描述此文件夹的类别和作用，能让你自己不需要打开就能知道文件的大概内容，就是好的名称。要为计算机中所有的文件和文件夹使用统一的命名规则，这些规则需要我们自己来制订。最开始使用这些规则时，肯定不会像往常一样随便输入几个字那样轻松，但一旦你体会到了规则命名方便查看和检索的好处时，相信你会坚持不懈地执行下去。此外，文件名要力求简短，虽然我们的系统可以支持长文件名，但长文件名会给我们的识别、浏览带来混乱。
　　将待处理与已完成的文件分开存放
　　不要把以前的文件和你正在处理的文件放在一起，如果一年前的邮件还和新邮件放在一起，那你将会浪费很多时间寻找文件。所以，要及时地处理过期的文件，该备份的备份，该删除的删除。清理之后，你会发觉你的计算机运转速度也快了许多。
　　快捷方式有利于直接打开我们需要的文件
　　如果我们经常要快速访问某一个文件比如写字板或者某一个应用软件，可以点击鼠标右键选择“创建快捷方式”，再将生成的快捷方式放置到你需要的地方。当然，当某些文件和文件夹不再需要经常访问时，你需要及时将某些快捷方式删除，以免过多的快捷方式占用了太多空间而影响计算机的运转速度。
　　以上这六招，并不复杂，却能大大提高我们的工作效率，节省我们的时间。如果你现在就开始，那请首先拿出一张纸，明了你的信息类别，明确准备创建的文件夹个数与位置，还有为重要的文件夹制订文件命名规则及归档规则，然后按此规则将计算机中已经存在的大量信息进行移动、更名、删除等操作，而且要在以后操作中克服自己的陋习。也许开头会很难，也许规则会很繁琐，但相信过不了多久，你就能看到井井有条的文件与文件夹，并享受高效管理带来的快乐了。