第4节：理好自己的文件(1)

002　理好自己的文件

　　很多员工似乎并不在意自己的文件，办公桌上、电脑里的文件堆得乱七八糟，用的时候怎么也找不到，浪费心情又花费时间，工作效率也低了下来。很多人工作失误的原因就是不知道如何整理自己的文件。
　　文件管理对于一个公司来说有着举足轻重的作用。一个运转良好的公司，其文件管理系统一定是规范而清晰的。
　　文件管理制度——对所有文件的管理制度，包含编写、审批、执行、控制、保存等，甚至文件的模板、字体、字号、段落必须有严格的规定，必须符合公司统一的CI形象。
　　文件的分类——按内部文件、部门文件、外来文件、外发文件、机密文件等分门别类。确保文件查找、执行得准确、快速。
　　文件的整理——定期检查、监督。
　　文件的执行与控制——责任到人，有章可依，有据可寻。
　　文件的归档与保存——专人负责。
　　以上这些对于一个公司是必须要做的事情，而对于一个优秀的员工来讲，这也是我们应该做的。整理好自己的文件是我们的一项基本能力，文件整理好了对我们的工作能起到事半功倍的效果，反之，我们的工作效率便会大大减低，而工作成本却大大增加，这是任何一个员工都不想看到的。
　　很多时候我们都在烦恼，为什么一天下来我只做了这么点事情？你为你的效率感到苦恼，甚至你怀疑你工作的能力。其实如果静下心来看看我们的办公桌，看看我们计算机里面的文件，你就会发现问题出在哪儿了。对，问题就出在这儿，我们的办公桌乱得不能够再乱，我们的计算机文件也是混乱不堪。这时候，我们应该整理一下自己的文件了。
　　一日，一位老板心血来潮，想视察员工们的工作情况。于是，他不动声色地观察着员工们的工作状态。结果让老板大吃一惊，他发现每个人似乎都很忙，忙着在桌上乱翻自己的文件，忙着狂敲键盘，乱点文件夹，找到了的人欣喜一番，没有找到的人，一边皱着眉，一边自言自语：“在哪儿呢？我记得明明放在这儿的，怎么不见了呢？”老板看到这番景象，盛怒之下决定马上召开全体员工大会，在大会上宣布，把整理自己的文件作为一项能力来考核员工。规定执行以后，老板发现，整个公司的效率提高了一倍！
　　可见，整理文件有多么重要！
　　那么，我们先从自己的办公桌开始整理。你的办公桌都有哪些东西，哪些是私人物品，哪些是公司文件，你的包、你的水壶应该放哪里，这些你都应该搞清楚。尤其是你的文件，哪些常用，哪些不常用，哪些已经用完，哪些只用一半等都要分门别类，归档整理好。这样以后取的时候，就不至于手忙脚乱了。有些重要文件，一定要特殊保护，比如合同，不要放在桌子上，不要随便夹在书里，最好的办法就是放在文件夹里，然后放进抽屉里，这样就不会遗失了，要知道一份合同的遗失会给公司造成无法估量的损失。
　　丁先生是一个很随便的人，办公桌上的文件到处乱放，一旦需要的时候要花很长时间才能够找到。一次公司老板和一个客户发生矛盾，客户违背自己的承诺，使得公司遭受巨大的损失。公司老板决定起诉客户，于是叫丁先生把合同找来。丁先生找了半天也没找到，最后不得不跟老板说，合同丢了。老板一听火冒三丈，这样重要的合同竟然丢了！老板当场把丁先生辞掉了。
　　办公桌成了垃圾桶似乎是职场人士司空见惯的事情，成堆的有用无用的纸、杂乱无章的书籍和办公用品散落在各处。这似乎显示一个人很忙，但其实是一种假象，如果你工作的时候办公桌乱点也许可以代表你在认真工作，但你下班了也不整理一下，第二天一大早桌子上还是混乱不堪，那就是你的态度问题了。
　　整理好办公桌上的文件后，就该轮到整理计算机文件了。我们处于一个信息化的时代，你会发现，计算机里面的重要文件远比办公桌上的文件还要多。在计算机的内部，在计算机的桌面上，在“资源管理器”中，充斥着无序与混乱。这种虚拟的混乱极大地影响了计算机的性能和我们办公的效率，当许多人面临这个问题时，总会认为硬盘空间又不够了，计算机性能又不跟不上了，需要再换一台新的计算机了。事实上，我们真正需要的是坐下来，好好花时间将计算机里的文件真正管理起来，这样才会为自己日后省下更多的时间。