门框上方有块窄长的金属板，上过釉，白色的背景上是黑色的字——民事登记总局，有些地方的釉色已经破裂脱落。大门古旧，最外层栗色的漆也已开始剥落，木头的纹理看上去仿佛剥下的毛皮。正面共有五扇窗。一旦跨过门槛，就能闻到旧书的味道。的确，没有哪一天没有新的纸张进入登记总局，它们属于外面陆续诞生的男男女女，但是这味道一成不变，这首先是因为所有的新纸一经制造出来，它们的命运就是开始变旧，其次是因为，没有哪一天不会写下死亡原因和对应的时间地点,更多时候在旧纸上，但不少时候也在新纸上，每张纸带有各自独特的味道，并不总会对嗅觉黏膜产生刺激，这有时不时弥漫在登记总局空气中的些许芳香为证，灵敏的鼻子可以嗅出这香气是由玫瑰和菊花对半混合而成。
紧靠大门是一扇高大的屏风，经过上嵌的两块玻璃就能来到一间硕大的方形房间，工作人员就在这里办公，他们和公众之间由一长条连接两头墙壁的柜台隔开，只在一端留有推拉门以供出入。自然，房间的摆设符合级别上下要求，不过和谐不仅体现在此，还表现在几何学上，这可以用来证明美学和权威之间并无不可调和的矛盾。第一排桌子和柜台平行，属于八个助理书记员，他们的任务就是接待公众。这些桌子后面是一排四张桌子，一样均匀分布在一条直线上，这条线从大门起一直延伸到房屋阴暗的边际。这些桌子属于正书记员。后面的一排属于副注册官，有两位。最后，理所应当的，是注册官独自一人，平常人们用“长官”称呼他。
对全体工作人员的任务分配只满足一个简单的原则，即各级人员有义务完成能力范围内的所有任务，只有小部分需交由上级处理。这意味着助理书记员必须从早到晚不停工作，正书记员有时工作，副注册官偶尔工作，注册官基本不工作。八位前台忙个不停，刚坐下马上就要站起来，总是从桌子跑到柜台，从柜台奔去找索引卡，再从索引冲去档案区，然后马不停蹄地重复这个顺序或者其他排列组合，而他们的上级无论远近都无动于衷。要理解本书的中心故事，那些虐待、舞弊和造假行为如何能够如此轻易地发生，这一因素必不可少。
