一、概念解说
专用书信是在特定的范围内因公务活动的需要而专门拟制并使用的公务文书，其用途十分广泛。机关和团体、企业事业单位之间相互联系工作、传递某种意见要求，开展友谊竞赛以及对单位或个人提出表扬或批评时，常常需要以相应的专用书信为载体来实现。
与其他公务文书相比，其突出特点表现在专、短、快、多、活等五个方面，即用途专一，范围特定，篇幅短小精悍，成文方便，传递及时，数量繁多，用途灵活，对上、对下，对组织、对个人均可使用。正因为如此，就使得各种专用书信在长期的公务活动实践中越来越受到人们的重视，是公务文书家族中的“轻骑兵”。
专用书信是一个较为庞大的公文组群，其种类很多，主要包括介绍信、证明信、邀请信、贺电(信)、咨询信、表扬信、感谢信、慰问信(电)、公开信、保证书、倡议书、建议书、申请书、聘书等，这些文种在实践中的使用频率都很高。
二、起草格式
各种专用书信除介绍信、证明信、聘书等各单位均有铅印好的固定格式式样以外，其他几种专用信件的写法是：
1.开头
写称呼，加冒号，顶格写。
2.正文
即书信的主体部分，一般包括以下两个方面：
第一，说明慰问、表扬、感谢、贺喜的背景、原因。例如慰问信一般是通过“正当……你们取得了(突然遇到了)……”的句子来加以引出；表扬、感谢两种信件，是通过简明扼要叙述对方的好品德、好作风等事迹来加以说明；喜报和贺信，一般是通过交代贺喜的原因来展开。
第二，以热情饱满、亲切诚恳的语言进行慰问、表扬、感谢与贺喜，表明写作者的态度和心情。例如慰问信就要用朴实恳切的言语，致以亲切的慰问，并表明上级机关的关心和态度；表扬信、感谢信就要在第一部分叙述事实的基础上，加以热情的赞扬和鼓励；贺信或喜信，要用热烈的词语表示祝贺、赞颂，写出贺喜者的心情和态度。
3.结尾
慰问信、表扬信和贺信、喜信的结尾，主要是提出希望和号召；感谢信的结尾要表示向对方学习。除上述外，有的还写上一句祝愿之类的话，如“此致，敬礼”、“祝同志们节日愉快”、“谨表谢意”、“向你学习”、“特此贺喜”等。
三、范例参考
范例1：
表扬信
××县第一中学：
贵校保卫科××科长，于今年7月25日在乘中巴返回××县，途经××路段时，只身与7名手持器械的拦车歹徒英勇搏斗，身负重伤，后在车上其他乘客齐心帮助下，武警将这7名歹徒一举捕获。为此，我公司写信给贵校表扬××同志并愿承担××同志住院治疗的一切费用。他这种见义勇为、不畏强暴的行为应得到社会的尊重、人民的爱戴。同时，我们要学习他这种精神，爱岗敬业，做好本职工作，为社会主义市场经济建设多作一份贡献。
此致
敬礼
××地区交通运输总公司
××××年八月一日
范例2：
感谢信
××总经理：
首先让我们向您致以衷心的感谢。
日前，我们“中美贸易和投资洽谈会”青岛分团正着急为赴美选带什么礼品时，是您毅然伸出友谊的手，贵公司的姑娘们昼夜加班，赶制出一份丰厚独特的礼品，使我们深深感到，贵公司的花边美，礼品更美；××公司的姑娘们手巧，心灵更美。
让我们再次感谢总经理和××公司姑娘们的支持和诚挚友情。
此致
敬礼
青岛分团
××××年×月×日
范例3：
致民警家属的一封公开信
尊敬的家属同志们：
你们好！在全党和全国人民深入学习全面贯彻党的××大精神热潮中，公安部于××××年××月××日颁布实施了《××ד五条禁令”》。(略)
这“五条禁令”的颁布实施，是加强公安队伍纪律作风建设，坚决制止少数民警涉枪、酒、车、赌重大恶性案件的发生，进一步纯洁公安队伍的迫切需要，是深入贯彻党的十八大精神，加大依法从严治警力度，促进公安机关履行巩固党的执政地位，维护国家长治久安，保障人民安居乐业神圣使命的重大举措。为搞好“五条禁令”的贯彻落实，并通过你们做好民警执行遵守“五条禁令”的工作，使自己的亲人做到“学习禁令、牢记禁令、执行禁令、不犯禁令”，防止民警违规“触电”，给家庭带来不幸和痛苦，我们致信恳请家属同志们监督并做好以下工作：
一要经常提醒和要求自己的亲人永葆人民警察的政治本色，做政治坚定、业务精通、作风优良的优秀人民警察。二要监督嘱咐民警在工作时间，任何场合都不要饮酒和酒后驾车。在任何时间，任何场合都不能参与赌博。三是监督、叮嘱民警不要因吃、喝而自毁形象，自己砸了自己的“饭碗”。四要对担任一定领导职务的民警，妻子要当好“贤内助”。监督引导自己的亲人从我做起，率先垂范，努力使他(她)们成为贯彻落实“五条禁令”的表率，做维护公安铁的纪律的模范。
我们知道，广大民警的家必是公安队伍建设与发展的得力助手和坚强后盾，希望您们继续努力积极支持亲人的工作，坚决执行和遵守“五条禁令”，做到警钟长鸣，使广大民警始终保持对“五条禁令”有一个清醒头脑。
我们相信并充满信心，只要我们紧密配合，牢记使命，不负重托，共同努力，就一定能够用“五条禁令”这把尺子，带好这支队伍，从而以铁的纪律维护好公安队伍的纯洁性和先进性，完成党和人民赋予我们的神圣使命！
中共××市××局委员会
××××年3月5日
范例4：
慰问信
全国公安教育战线的同志们：
在新世纪第一个教师节来临之际，公安部党委向辛勤工作在公安教育战线上的全体教职员工及家属致以节日的祝贺和亲切的慰问！
公安教育是整个公安工作的基石，是一项十分重要的工作。在过去漫长的岁月里，伴随着波澜壮阔的社会主义革命、建设和改革，公安教育事业不断发展壮大，为整个公安工作的发展和进步作出了重要贡献。特别是近几年来，各级公安机关和广大公安教育工作者坚持以改革促发展，以提高队伍的整体素质和战斗力为核心，实现了教育训练指导思想的重大调整，有力地推动了公安教育事业的发展，为建设一支强大的公安队伍和强有力的公安工作队伍奠定了基础。几十年来，广大公安教育工作者认真贯彻执行党的教育方针，忠诚公安教育事业，积极投身公安教育改革，为培养一代又一代共和国忠诚卫士、为建设一支强大的公安队伍而默默耕耘，呕心沥血。可以说，公安工作和公安队伍建设的发展和进步，凝聚着广大公安教育工作者巨大的奉献，全国公安民警和广大人民群众将永远感谢你们！
当前，世界多极化和经济全球化进一步发展，科学技术日新月异，知识经济初见端倪。面对国内外形势的深刻变化，公安机关要紧跟时代进步的潮流，抓住机遇，赢得挑战，圆满完成党和人民赋予的日益繁重艰巨的公安保卫任务，就必须大力改革和加强公安教育工作，全面提高公安队伍的整体素质和战斗力。各级公安机关的领导和广大公安教育工作者一定要切实增强政治责任感和历史使命感，坚持与时俱进、开拓创新，大力改革和加强公安教育工作，积极探索公安专业人才培养模式和新时期公安院校的办学规律，努力建立适应新形势、新任务要求的具有公安特色的教育培训机制，实现公安教育资源的优化配置。要以提高综合素质和创新能力为重点，大力加强在职民警的培训工作，不断提高广大民警运用科学技术手段的能力和警务实战技能，努力培养和造就政治合格、纪律严明、作风过硬、业务精通、执法如山的忠诚卫士。
十年树木，百年树人。广大教师和教育工作者担负着“育警铸剑”、培养共和国忠诚卫士的光荣职责。希望你们在今后的工作中，进一步提高自身的思想政治素质，始终保持政治上的清醒和坚定；希望你们不断调整和拓展自己的知识结构，刻苦学习从事公安教育工作所必需的各种知识，及时跟踪国际国内相关学科的发展动态，进一步提高教育训练工作水平，努力为公安机关培养出更多更好的专业人才；希望你们从公安工作具体实践出发，及时研究总结当前公安现实斗争面临的一些重大问题，为公安工作提供有力的理论支持；希望你们能够把真理的力量和人格的力量统一起来，学高为师，身正为范，在传授科学知识的同时，进一步加强对青年学生道德操守的教育和培养。总之，一句话，希望你们不辱使命，不负重托，为推动新世纪的公安工作作出新的更大的贡献。
祝全国公安教育战线的同志们节日快乐，身体健康，工作顺利！
××部
××××年9月7日
范例5：
贺信
中国体育代表团：
我国体育健儿在举世瞩目的第××届奥运会上不畏强手，奋力拼搏，取得了前所未有的优异成绩，我国竞技体育实现了奥运会上新的历史性突破，为祖国和人民赢得了荣誉。党中央、国务院向你们表示热烈的祝贺和亲切的问候！
我国体育健儿在本届奥运会上表现出的精湛运动技术和良好的体育道德，进一步弘扬了奥林匹克精神，极大地增强了我国成功举办2008年奥运会的信心。我国体育健儿的出色表现，再一次向全世界展示了中华民族自强不息、奋发有为的精神风貌，展示了新世纪中华儿女积极进取、蓬勃向上的朝气和活力，给正在为全面建设小康社会团结奋斗的全国各族人民带来巨大的鼓舞。祖国为你们骄傲，人民为你们自豪！
希望你们继续发扬胜不骄、败不馁的精神，增强斗志，再接再厉，不断提高自身素质和竞技水平，为促进奥林匹克事业的发展，为实现中华民族的伟大复兴作出新的更大的贡献！
祖国和人民感谢你们，期待着你们胜利归来！
中共中央国务院
××××年8月29日
范例6：
致全市基层党组织、共产党员和党务工作者的倡议书
全市基层党组织、共产党员和党务工作者：
在隆重庆祝中国共产党成立××周年的喜庆日子里，我们来自全市各条战线、各行各业的50名同志，代表受市委表彰的107个基层党组织、138名优秀共产党员和36名优秀党务工作者，光荣出席了××市庆祝中国共产党成立××周年大会。我们无比激动和自豪，备受教育和鼓舞。崇高的荣誉、饱含着市委的热情鼓励和鞭策；光荣的称号，凝聚着广大基层党组织、共产党员、党务工作者和人民群众的殷切厚望和重托。为不辜负市委对我们的期望，在打造系统“九州”、建设现代××中再创佳绩，再立新功，我们向全市广大基层党组织、共产党员和党务工作者提出如下倡议：
我们这些受市委表彰的先进基层党组织，要和全市基层党组织一道，认真贯彻落实市委九届五次全会精神，深入开展“三级联创”活动，深化实施“双基工程”，切实加强自身建设，不仅在改革、发展、稳定等工作中充分发挥战斗堡垒作用，而且在面临复杂局面时，更要显示出强大的凝聚力和战斗力。坚持做到：
(一)全面、准确、积极地贯彻党的基本路线(略)
(二)紧紧抓住发展第一要务，坚持以经济建设为中心(略)
(三)牢记党的宗旨，转变领导观念和领导方式，改进领导作风和领导方法，密切联系群众(略)
(四)解放思想，实事求是(略)
(五)坚持从严治党(略)
(六)坚持民主集中制和党内各项制度(略)
我们这些受市委表彰的优秀共产党员、优秀党务工作者，要和全市广大共产党员、党务工作者一道，带头学习和实践党的十八大精神，严格按照党员干部的标准要求，发扬党的优良传统和作风，在各行各业、各条战线上发挥好先锋模范作用。努力做到：
(一)加强政治理论学习，强化党性修养(略)
(二)牢固树立宗旨观念和群众观念(略)
(三)带头执行党和国家的各项方针政策(略)
(四)增强党员意识，自觉加强党性修养和锻炼(略)
(五)严格遵守党内规章制度和国家法律法规(略)
全市基层党组织、共产党员和党务工作者，进一步发挥好战斗堡垒作用和先锋模范作用，团结带领广大干部群众，振奋精神，开拓进取，扎实工作，为实现全市超常规、跨越式发展作出应有的贡献，在加快现代××建设中再立新功！
受市委表彰的先进基层党组织
优秀共产党员、优秀党务工作者
20××年6月29日
