商务沟通的当代议题(22)

然而,即时信息(IM)基于因特网技术,可以让人们实时发送并接收信息。今天,任何拥有电脑的人可以上网和世界各地的家人、朋友或者同事聊天。即时信息通过电脑发送,而短消息通过手机发送,你只需输入信息。大多数信息是不完整的句子,还有很多缩写。

即时信息始于1996 年,一家叫做米拉比利斯的以色列公司推出了ICQ 软件(I seek you),让人们能在任何地方实时输入信息进行沟通。今天,迄今最大的即时信息提供商是美国在线(AOL),公司于1998 年购买了ICQ。MSN 和雅虎也提供此类服务,微软推出了免费的Windows Messenger 即时信息服务。

AOL 即时信使(AIM)每天有20 亿条信息发送,这个数据以每月15% 的速度增加。AIM 非常方便,因为即使你没有AOL 账户也能使用。

如何使用  首先,你必须下载即时信息软件,然后安装在你的电脑上。然后注册你的网名,创建一个名单,在名单里添加你想要联系的人;这个名单叫做好友列表。当你登陆时,大多数即时信息程序会自动发现你上线了,然后通知你好友列表内的其他人。同样,你可以看到好友列表中谁在线。然后,你可以双击列表中某个在线好友的名字,然后输入信息(见第64 页图2-6,“使用AIM 发送即时信息”)。你的信息即刻出现在好友的屏幕上,然后他或她可能会输入回复。

检查表2   有效的电子邮件

格 式

使用简短的句子和段落。

避免都用大写字母写信。

在发送之前校对。

标 题

仔细选择收信人。

使用描述性主题。

如有需要,在回复时加上之前的信息。

内 容

以友好的问候开始。

使用直率的风格写作。

不要过分热情。

结尾要恰当合理。

其他电子沟通形式  即时信息与电子邮件不同,前者对话即时发生。双方在信息输入后可以立刻看到,因此,这更像是一个通过电话的对话,而不是通过信件或电子邮件的沟通。聊天室让一群人输入信息进行沟通,“房间”中的每个人都能看到别人输入的信息。另一方面,即时信息通常只涉及两个人之间的对话。它基本上是两个人的私人聊天室,每个人都传达想要与对方沟通的想法。

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