商务沟通的当代议题(3)

达成一致的压力如此之大,以至于负面信息和反对意见从来没有被公开讨论。因此,团队就失去了倾听并考虑不同观点的优势。在有效的工作团队沟通中,冲突、不同的观点和问题被认为是合作过程中不可避免的重要部分。

共识  共识的意思是达成一个决定,这个决定反映出所有团队成员的想法。也就是找出一个所有成员都能接受的解决方案(虽然可能会对这个方案有所保留),而且没有成员积极地反对这个方案。达成共识不一定是一次一致通过的投票,更不是一次多数通过的投票。在一次多数人的投票中,只有大多数成员对结果满意,少数人可能不得不接受他们一点都不喜欢的事。

当然,并不是每一个决定都需要得到每个成员的支持;要在每件事情上都达成一致,这需要投入大量的时间和精力。团队需要事先决定什么时候需要达成一致--比如,当这个决定会对项目的进程或者团队运作有很大影响的时候。

团队最初目标

如果团队成员互相不熟悉,或者每个团队成员不清楚其他团队成员的长处和短处、工作方式、经验和态度等,那这个团队很难有效地工作。因此,大多数新团队的首要任务就是互相了解。对于小型团队来说,想要有效运作,成员之间不但要考虑工作任务,还要考虑社交。

在会议前后,就家庭、朋友、最近发生的情况“闲谈”,这是很自然的,能营造一个互相帮助的开放环境。这样你们互相赞美时就不会尴尬,意见分歧时也不会害怕。

很多时候,决定仅仅是在团队中“发生”;团队成员可能会按照他们所认为的其他成员的想法来行事。因此,团队就应该讨论如何做出决定,而且应该制定运作规则。他们应该讨论哪些才是不参加会议的合理理由,制定一个事前通知其他人不参与会议的程序,并将会议内容通知不在场的成员,还要决定“准时”意味着什么。简而言之,他们应该为团队定下“标准”。

给出建设性反馈

在解决任何问题时最重要的技能就是给出和接受建设性反馈。给出并接受批评与给出或接受赞扬一样有效,已被证明的有效方法如下。

承认反馈的需要  反馈是至关重要的;要找出改进之处,反馈是唯一的方法,它应该成为团队文化的一部分。因此,你的团队必须赞同这个理念:给出并接受反馈是改善工作方式的合理方法。这样的话,成员接收到反馈时就不会惊讶了。

读书导航