·只要你觉得一段时间内似乎主次不分，轻重缓急不明时
我常劝大家做“每周回顾”，它已经成了运用一套系统性方法、使GTD行之有效的标志性的成功要素。它提出一套具体程序“处理滞后，及时更新”—最好在一周结束时作总结（当然别的时间也行）。它的作用是让你清空大脑，掌握最新动态，保持创造力。
“清空大脑”的目的是支撑系统，捕捉系统的内容，也就是把身边、你脑子里积攒起来的松散线头收集起来，纳入系统加以整理和组织。包括清理电子邮件和公文包，整理口袋里和桌面上的票据、电话笔记、即时贴以及收集在电脑里的其他零碎东西。
“掌握最新动态”的目的是更新“行动和项目清单”，把一周内未能按照计划完成的部分再作安排。时间一天天过得飞快，你很难事事考虑周全，以及对它们的进展状况和下一步行动了如指掌。我坐下来做每周回顾时，经常发现清单上有些任务我已经完成，却来不及把它勾掉。也可能过去几天出现了一些新情况，引出一些必须执行的新项目，我却懵懵懂懂，直到回顾时才恍然意识到。只要我知道自己的项目清单是最新的，我就必然把每个项目的下一步行动在系统中各有安置，通常要么列在日程表上，要么列在行动清单上。
涵盖新情况的典型范例，也许莫过于我们推荐的日程表总结，即浏览过去两周的执行和进展情况，提前设想后几周可能要承担的事务，以弥补疏漏。如果别人可能给你添加日程表事务，尤其应该进行每周回顾。
日程表是你安排时间的工具，把日程表与项目清单对照总结，你还可以及时注意到最后期限的重合（这种情况在所难免），并根据情况灵活调整时间的分配。许多事务都有时间要求，不过，事事精确计划、周密协调的情况却极少，所以，一旦约见的时间有变，或者出现新情况，影响到你的轻重缓急的安排，你就可以进行灵活调整。你翻看日程表，想着几天来哪些事务有变。当你意识到，下周你可以抽出整整两个小时时间不受打扰，能按时完成起草文件的任务，你就会觉得喜出望外，原来焦头烂额、身不由己的感觉会大大削弱。
“保持创造力”也是每周回顾的组成部分，只要给它留出充足的时间，无须刻意为之，创造力自然勃发。如果你照我说的去做，把各项内容妥善纳入系统并逐一总结回顾，实用的想法和巧妙的点子必然会源源不断地冒出来。如果你不总结回顾，就想不到这些点子，或者只在万不得已、急中生智时才能想到。你想带妻子去旧金山庆祝生日，最好提前一个月考察一下在那里有哪些娱乐活动，不要等到已经抵达旧金山，才想起购买座位靠前的演出门票。
在这个层面，最好至少每隔七天瞭望一下全局。有些项目要持续关注、经常总结，特别是如果你在星期一才接到一个大项目，而星期五必须完成。有些项目比如计划9个月后休长假，你也许可以不慌不忙地分几个星期抽空完成。
GTD模型支持“大脑延伸”，它的一大好处是不但可以减缓大脑中央处理器的压力，保证程序正常运行，还可以在你想到待办事务时，自动启动全速思考。换句话说，你列好项目清单，把任务妥善归置，轮流执行，一次处理一项，那么，就可以最大限度地发挥你的创造力，让它起到最大作用。
