Google公司有一种健谈分享的企业文化。我们每天都能收到同事发来的大量五花八门的电子邮件。要把这些邮件组织得井然有序，这是一件极其困难的事情。因此，Google公司的一位工程师提出了Gmail的想法，以此实现对公司内部邮件的快速搜索。这位工程师开发了一个基于Web技术的可搜索电子邮件系统的原型，在公司内部流传。其他的工程师很快发现了这个系统的价值，随即开始使用该系统，并为其添加功能。
时间不长，各个部门的员工都用起了当时叫做“Caribou”的Gmail系统。越来越多的Google公司工程师为这个邮件系统增加功能，直至我们明明白白地认识到这个系统具有重要意义。因此，Gmail冲出Google，走向公众。
2004年，Gmail登台亮相，成为改变电子邮件局面的重大创新。在Gmail之前，大部分基于Web的电子邮箱提供的存储容量最大只有10兆。这个数字可能听起来不小（在那个时候的确如此），可对电子邮件而言，10兆的空间很快就会装满。尤其是在邮件中包含PDF、JPEG及MP3之类大文件的时候，更是如此。因此，这个容量极限就意味着你得经常删除邮件，要么将其下载到计算机上，以此释放邮箱空间。Gmail一出手就提供了当时史无前例的高达1G字节的邮箱空间—Google公司还在继续提高这个上限。（为了跟Gmail竞争，其他的网络邮件服务商被迫提高他们的邮箱存储容量。）
使用Gmail，交流方式并不限于电子邮件，这也是我十分喜爱的特点。我可以用Gmail收发即时信息。如果对方同样使用Gmail，你还能看到他当前是否在线。因此，如果你要联系的那个人也在线，就可以给他发一条即时信息，从而省去了邮件往复的麻烦。无论公事还是私事，这一功能都使得交流更加直接。
我也可以直接给别人的手机发送文本信息，而在Gmail邮箱中接收对方的回复信息。我所收发的即时信息和文本信息都成了自己可搜索Gmail文档的组成部分。（守着计算机的时候，我都尽可能地使用Gmail发送即时信息和手机短信。在计算机上敲键输入要比在iPhone手机的屏幕键盘上快得多。）使用Gmail也可以进行视频交谈。除了感觉很好之外，视频交谈也是一种信息更丰富的交流形式，因为你不仅能够听到对方说什么，还能看到他们的反应。关键在于，我所做的这一切都是通过Gmail邮箱中的同一个网页实现的。
Gmail之所以成为一项重大创新，还有一个原因：它采用了一种与众不同的邮件组织方式，在我看来，这也是一种更加切实可行的办法—这个办法跟人们耳熟能详的“及时清空邮箱”的信条背道而驰。很多人觉得邮箱保持清空状态会让他们有一种成就感。无独有偶，一丝不乱的办公桌会让他们减少焦虑，从而更容易做到思路清晰。如果这种办法对你有效，那很好！保持及时清空邮箱的习惯即可。但是，借助搜索功能，实现有序组织并非必须如此。把所有内容都留在电子邮箱当中，需要用时搜索一下就能解决问题。
我发现后面这种办法效率更高。总是想着清空邮箱毕竟需要花费更多的时间和精力。要清空Outlook邮箱中的邮件，要么彻底删除（在我看来，这不是一个好主意），要么转移到磁盘文件夹中。如果你每天收到的电子邮件数量不多，种类有限，那把邮件放在文件夹里也没有什么问题。不幸的是，这个世界并不总是那么简单，也不是那么容易分类。弄明白该把自己收到的某封电子邮件放在哪个文件夹里，不仅是一件费时费力的麻烦事，而且近乎不可能。假定你跟很多人一起合作完成一个项目，那你应该为每个人建立一个保存电子邮件的文件夹吧？如果你为该项目列出了一个很长的任务交付表，那你是不是又该为每一项交付任务建立一个文件夹呢？这里还有一个问题：大多数电子邮件系统只允许你每次把一封邮件放在一个文件夹中。
