电子邮件 也有规范

随着科技的发展和电脑的普及应用,人们通过互联网获取资料、联系沟通已经越来越普遍。为了使网络沟通更顺畅,人们交流更和谐,相关的礼仪规范必不可缺。因此,出现了一个时尚的新名词——netiquette(network etiquette,网络礼仪)。

网络常见词语网络已经成为人们工作和生活的一部分,登陆互联网、浏览网页或使用电子邮件的人,应该了解一些与互联网相关的常见词语。

Internet曾经被翻译为“因特网”,目前已普遍被称为“互联网”,它是一个联通全球的网络。在互联网上,人们按照一个共同的协议,进行沟通与交流。

WWW是World Wide Web的缩写,即“环球网”,也叫做“万维网”,俗称“3W”,是一个基于超文本(Hyper Text)方式的信息检索服务工具。WWW 提供信息查询接口,在互联网上将不同地点的相关数据信息编织在一起,人们可以通过互联网在全世界任何地方读取希望得到的信息。

Http是Hyper Text Transfer Protocol的缩写,即超文本传输协议。它是一种非常简便、快速的传递信息方式。WWW服务器使用的主要协议就是http协议。

TCP是Transmission Control Protocol的缩写,即传输控制协议;IP是Internet Protocol的缩写,即互联网协议,而IP地址就是互联网协议地址。

BBS是英文Bulletin Board System的缩写,即电子公告板系统,是互联网上的一种电子信息服务系统。它提供一块公共电子白板,每个用户都可以在上面书写、发布信息,用户之间也可以通过公告板相互进行讨论和交流。

Blog是Web Log的缩写,即网络日志,俗称“博客”。博客网站提供给博客用户一个虚拟场所,用户通过互联网可以在博客网页即自己开通的虚拟日记本上发表文章。

E-mail或email是Electronic Mail的缩写,即电子邮件。它是互联网上的一种信息服务,为世界各地的互联网用户提供了一种快速、简便、经济的通信以及交流信息的方法。电子邮件已经成为大多数商务人士同客户保持联系、沟通的渠道。

电子邮件的礼仪Netiquette(网络礼仪)的范围很广,在这里我们只说其中的一部分——email etiquette(electronic mail etiquette,电子邮件的礼仪),它是每一位职业人士都应该遵循的日常商务礼仪规范。

必须回复电子邮件如同通电话,正如你不应该让电话铃声响太久才接听一样。无论对方来信是提问还是问好,你都必须尽快回复。不过,如果你没有经常查看邮箱的习惯,你应该把这种习惯告诉他人。

必须写主题这是一种职业行为。通常人们会根据主题判断邮件的重要性,一般来说,没有主题的邮件往往会被忽略,到最后才看。因此,通过主题让他人对邮件的内容一目了然,会加快对方同复邮件的速度。

内容简练写电子邮件切忌长篇大论,应尽量简单明了地表达。

注意礼貌发送电子邮件必须注意礼貌,用词要得当,以免引起误解或给收信人留下不好的印象。

注意字体字体大小要适中,不要选择让人难以阅读的字体。此外,如果写英文邮件,特别注意不要全用大写。

例如,I WILL CALL YOU TOMORROW. 这句话全用了大写,表示喊叫的语气,大声地对收件人说这句话,显得很没礼貌。正确的表达应该是:

注意编码有些语言用不同的客户端会出现乱码现象,中文邮件应该选择GB2312的编码。

保持专业避免利用工作的电子邮箱发送私人邮件。

避免传递无关信件“Spam”或“Junk mail”(垃圾邮件)是令人厌烦的,所以不要发送对方不感兴趣的邮件。

尊重隐私有些人并不愿意他们的邮箱地址出现在其他人的邮件中,所以当群发邮件的时候,要考虑对他人隐私的尊重。

小心使用抄送(CC)/ 密送(BCC)功能抄送(CC)是指发送给收件人的同时,也让其他一人或多人收到该封邮件,并且也让收件人知道这种情况。密送(BCC)的功能也差不多,其区别是收件人并不知道你同时也把该邮件发送给了其他人。

小心使用附件功能信件内容不多时,应该以正文形式发送邮件。发送图片、影像或文字量较多的文档时可以通过附件发送,并且要考虑文件是否超过收件人能接受的空间。同时发送多个文件或比较大的文件时,可以先压缩后再发送。

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