1．按与会人数准备座位牌，通常多备20多个，以备不时之需。
2．会议前一天晚上摆放座位牌，开会前一小时再仔细检查一遍，仔细核对与会者姓名是否有错，发现遗漏或名字错误立即补救。
3．会议桌、椅子及会议桌上的水杯、纸、铅笔等用绳子拉成一条直线、一个方向，造成一种整齐划一、壮观严谨的气势。
4．会场门口签到处设立会议标志，说明会议名称、演讲人员姓名、会议议题以及会议的开始和结束时间。
5．投影设备、大屏幕显示、电脑、同声传译设备（指大型国际研讨会）摆放在合适的位置，方便使用但又不影响与会者视线，并逐一检查是否备全。
6．会场音乐安排：
①选择与会议主题和会议议程相适应的会议音乐，提前选择并请总负责人审听。
②与酒店音响师沟通，告知放音乐的顺序和曲目，上下午会议开始前以进行曲为主，是会议开始的“铃声”，会议休息间以轻松欢快音乐为主。合适的音乐能渲染会议气氛，振奋精神。
7．电脑和大屏幕显示。开会前一天，对电脑进行预演，注意会场每个角落都要能清晰地看到大屏幕，在开会当天提前一小时再次进行预演。角度和焦距要调整好，以免字太小或偏离视线。
8．麦克风。根据会议需求情况进行调查，是否安装固定麦克风、别针式麦克风、无线麦克风等，数量需求是多少，无论使用哪种麦克风，在会议开始前都应该有专人负责检查会场内麦克风是否足够，摆放位置是否合适，以及能否正常使用。
9．当会议演讲者或主持人需要同与会者交流、回答问题时，应有两个服务员分开在两边传递麦克风，扫视全场。麦克风放到讲台上的时候要注意声音是否够大。会议开始前也可在发言席上放一个无线麦克，便于演讲者走动式演讲。
10．在会议演讲台旁可根据需要准备白板、白板笔、激光笔，并需试用一遍，以确认是否能用。
11．灯光：在需要使用视听设备时，用可以调节亮度的白炽灯较好，如有必要对灯光进行亮度控制。将所有灯光变化进行预演，如因会议议程需要，还要对在什么时候调整灯光有所准备。
12．空调温度控制：注意场内温度的变化，及时调节温度调节装置。通常在与会者入场前把会场温度调得较低，随着与会者增多，会场内温度会自然升高，也可将温度调节装置设定一个合适的温度。避免过冷或过热。
13．开会前，会务组提前一小时到会场，对宾馆会务各个环节全面检查一番——场地、主席台、座位牌、音响、音乐、灯光、背板、嘉宾证、文件、资料等，现场使用或“过滤”一遍，看有无漏洞、疏忽。
14．差错举例：
①在布置会场时，主席台排位顺序错误，重要嘉宾、发言者姓名、职务、性别弄错。没有注意到是否保证所有与会者都能看到大屏幕。
②播放powerpoint时，没有及时调整灯光或powerpoint颜色影响视角，与会者看不清楚屏幕内容。
③会前播放的音乐与会议氛围不协调，过于嘈杂或音乐碟片损坏。
④没有仔细检查麦克风，话筒无声。投影机放不出演讲材料。
⑤没有预留座位余量（通常20％），在突然增加与会者时出现被动局面。
⑥在打印双面座位牌时，只打印单面，座位牌另一面是空白。
评述：电脑、麦克风、投影这三项工具如在会议进行过程中出现障碍，极有可能导致会议瘫痪，有时会议就因此搞砸。会议开始前或休息中配备不同的音乐，能给人以爽心悦耳的感觉，并配合会议不同阶段的氛围。灯光、音响、座位上纸茶笔的摆放等等都会影响到会场效果。会议组织是否够专业、严谨往往在这些细处得到体现。
