1．邀请函在会议召开前15天全部发出，每天统计反馈人数主动汇报给总负责人。每发一份邀请函都应同时以电话确认。在发出邀请函后，一周内没有收到回执，要电话确认并汇报总负责人，总负责人决定是否增加人员或用其他方式与邀请人员联络。
2．对邀请函确认要分多次跟踪（至少三次）、反复提示：
①邀请函发出后立即确认是否收到；
②会议前十五天最终确定是否决定参加、来程安排；
③会议前三天确认航班；
④重要嘉宾及发言人在会议前一天再次确认何时到达，告知谁接机，并有专人过问其食宿行安排；
⑤在会议正式开始前半天，确认主要嘉宾和发言人座位、住宿房号，专门提醒开会、发言准确时间，有专人接应、引导。
3．掌握上菜时间，尤其是在中午安排的就餐时间正式开始前5分钟，应有2个热菜先上到桌上并盖好（如会议延时则灵活掌握，及时通知餐厅更改）。客人到齐即可用餐，避免所有人到齐后再上菜，用餐等待时间过长。
4．每一次会议开始前，要给宾馆一个详细的接待需求清单与对口联络人清单，需要宾馆配合的会议接待、会议现场管理问题以文字化的表格明示，对宾馆作详细说明，常规性事项也应重复提示，以免宾馆工作人员疏忽、遗忘。
5．差错举例：
①在通知演讲嘉宾时，交待不清楚或演讲嘉宾没有理解会议主题、参会对象的需求，不了解其他发言者的情况，演讲者不能准确地根据会议需求把握内容。
②事先没有专人审阅发言稿件，演讲内容脱离主题，离题太远，大道理过多，空话套话一大堆，与其他发言者内容重复。
③演讲时间超出约定，主持人未注意控制和提醒，影响其他会议安排（应事先向发言人交待发言时间或有专人在台下醒目位置处出示发言时间提示牌）。
④与宾馆协调、沟通渠道不通畅，导致衔接脱节或要求宾馆配合的事项没人做，或未与宾馆方面确认。
⑤与接机人员衔接或交待不清楚接待要素（时间、航班号、人数），导致无人接机或未接到人，或车辆不够座位。
评述：对一些会议嘉宾和发言者为什么强调三次以上的确认？一是表示主办单位的尊重和诚意；二是在反复联络沟通过程中引起重视，充分准备。因为一般人接到通知后都会“怠慢”或容易因工作忙而淡忘。找各种“借口”反复地与重要嘉宾尤其是演讲者联系沟通，可以促动其做好符合会议需求的各项准备工作，也可在沟通中听取到专家意见，从而对会议主题、具体内容及时进行适当修正。
