组织(6)

当我们能够从网络上得到的电子信息达到爆炸程度的时候,我们需要一个系统对信息进行控制。但我们怎么能够管理一个信息世界呢?我们可以通过对我们的上网冲浪、搜索引擎以及网址进行管理达到目的。关于冲浪的日常图景可以帮助我们理解和解决这一问题。一个冲浪者必须顺着波浪前进。如果波浪冲向南方,冲浪者不能突然转向北方而驶离大海。类似的,在网上“冲浪”,点击链接,会把你带到海浪要去的任何地方。在这一过程中,你会发现什么?一个十九岁的男孩拥有十三个网页。你是否真的想花大量的时间阅读和引用一个十九岁人的东西?然而,有些冲浪是好的,你会在信息的海洋中找到一些漂浮着的珍宝,但时间应该有限(也许只占你百分之五的搜索时间?)。所以,定一个时间,享受你的冲浪。

比冲浪更有效率的是搜索。因为网上包含上百亿个网页(在谷歌上搜索“思维电子组织化问题”可以找到四百多万个网页,这是一个无组织的信息海洋),所以,明智地选择搜索引擎就变得非常的重要。伊利·维塞尔发现:“是提问方式,而不是给于的回答,能够让我们区分出此人是智还是愚”(Stopsky,2000,)。我们不能够找到一个确定的引擎,因为其中存在着一些波动,但是,我们可以用一些原则来挑选他们:准确性、速度、广度。为达到准确性,你可以选择通过[和]、[+]、[或]、[不是]以及[“…”]等分隔符对搜索进行控制的那些引擎。一个对准确性最简单的测试就是,对同一个事物用不同的搜索引擎进行搜索,然后看看头十条是什么。它们是否和你所搜索的主题相近呢?一个精确的搜索引擎还会对你的搜索提供类似“相关网站”、或“更多类似于此的链接”的字样。速度性是指在你搜索的网页右上方有显示这样的字样“本搜索需要秒”。有类似字样的引擎一般速度都很快。搜索广度性是指,可以用很多的名称类似引擎来提高搜索速度——同时使用很多搜索引擎,然后将结果进行整合。如果你发现哪个引擎能够产生最好的精确性、速度和广度,就“收藏它”,或将它“设置为主页”。

马奎特大学图书馆馆长尼古拉斯·布克尔说:“现在学生所面临的问题不是如何找到信息,而是如何对他们找到的信息进行评估”(Scobey-Polacheck,2003,)。一个保障自己所找到的信息是有效信息的办法就是,以权威学者或者权威周刊作为搜索的关键词。现在很多图书馆的主页都有类似搜索的关键词。现在一个非常重要的网站就是EBSCOhost,其中包含着很多的关键词、摘要、甚至完整的文章。这样,通过主题搜索,你就能够在权威周刊上找到你所需要的文章。其它网站的有效性通常可以通过分隔符前的最后三个字母来确定,比如,“.edu”, “.gov”一般能够把你带到特定的网站,也一般都比较值得信赖。如果你看到“.edu”是和某一个高校名称连在一起的,并且文章有“博士”头衔跟在后面,那么,文章一般是可靠信息。还是那个原则,如果是可靠网站,就“收藏”它或将其“设置为主页”。

在我们对上网冲浪时间、搜索引擎的效率性和网站的有效性进行管理之后,我们需要对我们储存数据的方式进行管理。通常情况下,我们不是把所有我们找到的相关数据打印出来,而是建一个收藏文件夹,对我们所需要的整个文件或部分文件进行复制收藏。和传统的文件夹类似(目前这种文件夹的数量也没有减少),对电子文件夹我们也要有条理的管理,这样,能够易于找到我们储存的数据。因此在你创建文件夹之前,要先思考一下你的组织计划。正如本书大脑和记忆那一章所讲的一样,我们最重要的回忆就是我们怎样地存储了原初记忆。电子存储已经越来越成为我们的原初记忆方式。“摩尔定律”使得我们手机、复制器以及快速记忆条的存储芯片体积变得越来越小。完好的存储数据,让我们能够更好的对它们进行回忆,这是非常重要的。

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