会议场所与设备按照会议场所的安排方式，可以区分两种焦点团体座谈会：
1在标准会议间进行的正式座谈会。这种座谈会要求与会者前往专门的会议场所开会。
单面镜会议室：由会议间与观察间两间房间组成，中间为一面只能由观察室对外观察，而会议室中只看到一面镜子的“单面镜”（oneway mirror）。会议室中有一张会议桌，可供坐9~11人，无其他座位。会议室设置有供观察的探测镜头；观察室设有观察席、记录席，并有录像、录音、监听设备。
普通会议室＋VCR系统：也由会议室与观察间两室组成，会议室中设置摄像设备，通过连线连接至观察室的监视器，观察人员透过电视屏幕观察会议进行情况。
2在非正规场所进行的非正式座谈会。这种座谈会的特点是就与会者的方便，尽量在与会者熟悉的环境进行。比如可以在研究对象的家中、社区活动室、路边小餐厅等。这种座谈会一般不设录像，仅有记录人员。客户人员、资助机构如有兴趣参加，则以主持人助手身份旁听会议。
座谈会会议桌人员安排需注意几点：最好为圆桌及地位差异不明显的布置方式；主持人可背对观察室，观察室应可看到全部与会者；现场的椅子及所有提供的文具均应为同一款式。除这些设施与设备外，座谈会还涉及的设备主要是展示设备（如桌面展示板、黑板、电视、录像机、多媒体投影仪、电脑、展示用纸张、笔墨）和道具（如需用于会议中间活动的图画、照片、积木、硬板、色块等）。为便于使用，会务人员需要准备充足的文具。
与会者的津贴回报几乎所有的焦点团体座谈会都应让与会者感到不仅仅是一种奉献，而且还需要正当的回报。不管他的意见是否真的很重要，他被占用了差不多半天的时间，那价值是什么？如果他的意见真的那么重要，那么可感知的体现是什么？
并非所有的回报都要用金钱。许多焦点团体座谈会的与会者在开完会后感到很兴奋，他们甚至觉得给他们发表意见的机会本身就是千金难买的。有些座谈会（比如社区座谈会）也可以以公益赞助（资助社区的某项活动）为回报。也有一些座谈会向与会者提供实物报偿（如电子游戏机厂家向与会者赠送手掌型电子游戏机）。
但有人期望金钱回报，甚至认为金钱补偿才是一种实际的回报。在这里，我们要考虑到耽误了他未来可能去做的生意、交通费用、让别人代带孩子、中午太迟了不得不在餐馆就餐等等。
在美国，许多针对一次2小时会议的津贴标准在25~50美元。在中国我们建议的标准在80~150元人民币/次。当然，某些会议（如个体经营者、白领）的与会者应高一些，比如200~300元人民币。事实上，也经常有一些500~800元/次的津贴标准，它针对的对象可能是经销商、企业中层经理。
如果与会者是高收入者、高级企业主管，他对500元也不见得很在意，甚至觉得太低了。那么也许一套价值200元的优秀出版物更适合作为回报。
注意，在中国一般不要过分把这钱强调为回报、报酬、劳务，而强调是津贴、误工，甚至是“一点心意和意思”。在与会者路途差异很大时，交通费用适宜另算，否则就只用津贴一项计算足。
津贴发放在会议结束时由组织助理进行，装在信封中，附有感谢卡。
会场会务服务会场会务服务包括客户、与会者、主持人三方面。
1对客户的服务：检查客户使用的各种设备（监视器、耳机）及文具，落实翻译人员（如果需要的话），根据客户人数安排好座位，确定会议进行中传递观察室与主持人之间信息的专人，指示会议现场的路径（卫生间、饮水间、电话间），提供现场饮料及间歇零食。对外地来参加会议的客户，还要做好会前的道路指示，宿食安排。对国际客户要确保一定水准的英文服务及迎宾礼仪（如在下榻宾馆前台放置装有日程、本地地图、会议场所指示的欢迎函）。
2对与会者的服务：除事前邀请工作外，对与会者的服务应包括会议场所迎接，登记接待，登记现场阅览物摆放，等候室与会议室引导，与会者陪同人员的接待，现场路径指示，会议进行中的茶点提供，会后发放津贴及送行，会后未完话题的听取。
3对主持人的服务：负责联络主持人与观察间信息的助理应密切注意主持人的需要（可事先约定手势或其他标记），主持人的饮水及道具需要，现场麦克风及其他故障发生时的技术人员联络。记录人员的落实，安排主持人与记录人员的沟通，安排主持人或项目负责人检核记录质量，安排会后主持人、客户人员等参加的会议小结。
