组织助理
组织助理主要负责与会者募集、会场与设备的准备、会议进行过程中的主持人服务和客户服务工作。同时组织助理需要协调与会者募集员、记录员、影音录制者等组织工作参与者的工作。组织助理应熟悉所有的会议文件，在某些情况下，组织助理需要参与提纲讨论、拟写过滤问卷、会议小结等工作。图11展示了几种常见的会场布置方式。
图11几种常见的会议室布置方式
与会者募集人
与会者募集人是帮助发现遴选、邀请座谈会与会者的人。它可以是公司的全职职员，也可以是公司外的兼职人士，有时还可以是提供帮助的某些特殊管理人士。为了保证与会者来源的多元化，临时聘请公司外人士担任有偿的募集员是一种有效的工作办法。但为了保证与会者条件的合格，应将募集人与过滤人的角色分离，有些人专门做初期募集，有的人专门做后期遴选。
记录与影音摄录人
记录与影音摄录人都有专门的外部服务机构，也可以由专业调研公司内部解决。为了保证工作质量，对于临时聘用的外部服务人员应进行一定的试录、试记工作。组织助理应与记录和摄录人员就主要工作要求进行充分沟通。记录还应熟悉座谈会提纲，组织助理应在事前准备一份以往的记录稿及影音资料供相关工作人员作示范之用。
小结负责人
每组座谈会的小结通常可由主持人、记录员、组织助理、客户方人员一同参与，在项目负责人、专门小结负责人分有专人的情况下，则可由主持人与这些专人一同讨论。但在会前应明确一人为主要的小结负责人，其他人可以参与讨论。
督导人
客户方人员往往充当督导的角色。从专业调研公司内部质量控制的角度而言，也有必要设定督导人角色。在项目负责人与其他具体工作角色分离的条件下，项目负责人可以部分担当督导的角色；在主持人兼项目负责人的情况下，应明确有专门的督导人。督导人的主要职责是参与工作进程了解、与客户沟通状况的督查、检核与会者资格、参与会议进程监听、参加小结会议、分析报告审阅，其目的在于确保各主要工作环节不致出现明显的工作疏漏。
设计焦点团体座谈会的基本要点研究目的的设定：提出六个问题，不超过三句话表述
研究目的的设定是使整个研究团队——客户、主持人、研究助手及其他参与者明确研究重点，并为以后落实与调整相应步骤提供行为依据。
为了设定目的，我们可以先提出下面这样六个问题，如表11所示。表11帮助设计研究目的的六个问题
1决定使用焦点团体座谈会的理由是什么？
2我们所面对的一般问题是什么？
3我们所面对的具体问题是什么？
4通过使用焦点团体座谈会我们希望达到的目的是什么？
5座谈会的资料会直接用来干什么？
6想从谁那儿得到这些信息？
在了解这六个问题后，我们可以使用不超过三句话来表述研究目的，如表12所示。表12研究目的表述举例（一个内部研究的座谈会）
本研究使用焦点团体座谈会的目的在于汇集职员对于一项新的福利计划的偏好及其需要。
研究将会要求职员对福利选择作出评论并对具体的计划内容提供建议。
在计划设计阶段，职员通过参与本项研究，以期：
a)改进新的计划并提高用新计划的沟通效果；
b)加强其执行效果。
网上焦点团体座谈会已在技术上具有可行性。事实上，它在美国已具有了一定的使用量。它的直接效应是显著地降低了运作成本（相当于原来的1/3~1/4），从而推动了焦点团体座谈会法的使用。网上消费与服务交易量已具有了较大规模，因此针对Emarket以及利用网络对网民的线外（offline）消费行为的研究可以有效地涵括一个较大的人口量。
伦理问题：匿名、知情、隐私
在焦点座谈会中碰到的最主要的伦理问题有以下三个。
（1）匿名规则。一般的社会调查是匿名的，即除了最初期的访问者外，其他的资料利用者便不能辨别资料提供者本人。但是在焦点团体座谈会中，如果客户或其他询问专家利用监控措施旁听，或客户要求调查机构提供影像资料，则实际上匿名规则就被打破了。
这是一种两难情景：一方面是客户希望接触到感性的资料，另一方面满足这种要求则会损及匿名规则。很难有一种两全措施。但基于研究善意原理，我们建议研究机构应充分考虑打破匿名规则有可能对与会者造成的实际损害，除非涉及非敏感性话题（产品需要、服务评价等），对于发表对其社会、心理、物质利益造成损害的敏感话题（如敏感政治性话题、管理评价等），研究者应坚持使用匿名规则，不得做成影像资料，更不应提供给客户人员。在任何情况下，研究公司的焦点团体座谈会的资料、录相带不得在新闻媒体上公布。但新闻机构自己进行的以焦点团体座谈会为节目形式的观众座谈会不在其列。
（2）知情规则。这是在焦点团体座谈会设计时经常涉及的另一两难问题。部分座谈会在有单面镜的会议场所或通过摄像监视系统供客户人员或其他专家同期监看，根据欧洲民意与市场研究协会与国际商会联合制订的《民意研究和市场研究的国际准则》，与会者有权知悉这一情形，但是从某些与会者的心理感受而言，了解有一群人正在另一房间监听监看着目前的讨论会有一种怪异的感觉，这种感觉导致“不如请他们过来”这样一种反应。受监视的感受会破坏焦点团体座谈会的会议环境的中立性。这也是一种很难两全的情景。
我们现在的建议是，在与会者募集阶段，应间接了解与会者“是否在乎将来厂商了解到你对这一问题的看法”。在确定与会者不会在乎后，在会前并不告知其会处在受控的研究环境中，但在会议结束时可向与会者解释：“将来大家反映的情况我们会向厂商转达。事实上，今天他们的一些代表也在另一间房间内通过录像倾听到了大家的意见，我们之所以没有让他们直接过来，是怕他们会影响到大家的意见。”基于善意研究规则，在心理实验中这种未知会实验对象的情况也是允许的。
但是，仍需判明，对待那些有可能因通过监看监听而会对与会者产生可能的或实际的心理、社会、物质损害的主题，不应使用监看或监听系统，如确需使用，也应事先明确征得与会者同意。
（3）隐私暴露。由于焦点团体座谈会是一定范围内的团体讨论，部分与会者可能并不乐意向其他人表露自己观点，或者认为某种观点是不宜对第三人道及的隐私。对于这样的问题，强制性的公开沟通会造成与会者的不适或尴尬。这一情况可以透过对于讨论方法的技术性调整而加以解决；当有人对让自己进一步发表某种意见或介绍情况表示出为难或不悦时，主持人不应进一步追问，未来可通过补充个人访谈方式加以了解。
为防止不必要的法律纷争，建议专业调查机构以及专业研究人员，应准备适当的专用合约文本：商请与会者同意将有关录像资料提供给研究者的客户。为保证会议的质量，这一协议可在会后签订。但如遇到与会者拒绝，则在请其提供书面申明后，告之客户。与会者权益在与客户权益发生冲突时，研究者应优先考虑与会者权益。
成本预算
一组普通市民的焦点团体座谈会的中间报价在10000~15000元人民币之间，合资类公司报价在2000~2500美元/组，部分本地公司的价格可低至5000~7000元/组。价格差异主要取决于各类公司的研究经验、主持人质量及分析工具的不同，同时与公司的品牌等也有很大关系。如果进行多组座谈会，客户可能会获得相当于单组报价总和基础上5%~10%的优惠。如果使用一个主持人进行多地区的研究则还需加上主持人及组织助理的差旅费用。但在这里我们只以一个普通市民的座谈会为报价例子，按照不同的与会者条件下可能获得与会者参加的难度的不同，座谈会价格可能会有比较大的差异。例如一组个人业主的座谈会价格要比普通市民高出20%~30%；而跨国公司主管组的价格则差不多要比普通市民组高出15~2倍；一组胃病患者要高出普通市民50%，而牙痛患者则会高出约20%~40%。但一些非正式的、微型的焦点团体座谈会则可能要比那些正式的、常规人数的座谈会费用要低。
焦点团体座谈会的会议成本包括硬性部分的招募过滤费用、与会者津贴、现场设备与招待费用、记录劳务、录像录音劳务、场所租赁费用、差旅费用等；软性部分包括了设计费用、主持人费用、组织费用、项目管理费及营业税与可期利润。两者之比大约为2∶3。根据客户与调查公司间的合作情况，客户如有某些已担当的部分，可酌减费用。
有些调查公司会考虑由自己来组织整个会议，而聘请专门的主持人来主持会议，专门的记录员来记录会议；也有的公司会自己负责从设计、主持到分析这一研究程序，而将组织工作委托其他公司。类似有这种转包行为的情况下，整体的费用报价会稍高。
有一些客户有大量的焦点团体座谈会要开，它会采用选定数家服务的方式进行。如果这些公司在其产品经营领域内为其服务，且将单组座谈会的费用规定到较低，这就是一种以规模效益为基础的供求模式。
国内的某些客户乐于用细列支出成本的方式来接受报价，同时在讨论报价时对于软性成本部分的接受度较低，服务机构要善于透过分析软性成本的附加值所在而与客户进行充分沟通。
预算过低会制约研究的质量。在预算有限的情况下，调查公司也要学会“倒算法”，即让客户出一个底数，在此基础上设计相应的工作方案，为客户尽量安排有一定价值的座谈会构成及组数。
时间制约
焦点团体座谈会有各种类型，满足不同功用，因此工作量也有很大差异，从而导致所需时间也有不同。
根据所需时间的不同，我们大致可把焦点团体座谈会分成三类：
（1）正规的社会科学研究型：通常包括提出假说、形成方案、寻求资助、进行准备、实施、分析，本阶段可以长达2~3年，其中准备、实施与分析部分也往往在3~6个月左右。
（2）正式的常规座谈会：如在一个城市进行5组普通市民座谈会，从初期提纲设计到最终分析报告约需24个工作日，相当于1个月。但如进而扩展为5个市，每地5组，则总计需要的时间（前期设计共用）约为2个月即可满足。
（3）非正式的座谈会或简单座谈会：某些座谈会对于开会形式、内容及结果利用方式要求较简单，如针对普通餐馆内的食客、家庭内的座谈会，只有少数几个主题式的问题，直接用于问卷设计、了解既定群体思维方式，也不需要详细的分析报告，类似这样在5个城市各进行2组座谈会，在2~3周内也就可以完成了。
因此首先在于确定座谈会的方式、条件、内容、成果方式。在此基础上再来确定相对应的时间量与时间表。调查机构在项目确定后，需要给客户人员准备一份相应的工作日程表，以方便客户了解工作进程，在必要的时候参与项目工作流程。
焦点团体特征
我们现在说的设计焦点团体座谈会的这个阶段，最有可能是在与客户谈判、或制作调查方案、或在设计寻求资助的项目计划书时进行的。此时，我们需要说明需要什么人参加、每组多少人、每组的特征、共要多少组。这方面的一些通用规则有：
（1）使用特征相同的陌生人构成同组；
（2）在主持人的高参与度下进行相对结构化的讨论；
（3）每组有6~10名参与者；
（4）每个项目至少有3~5组会议。
但这些规则只说明了通常焦点团体座谈会是怎么开的，而并不是金科玉律。事实上在实际的项目中，并非每项规则都得到遵守，甚至恰恰使用了与这些规则相反的做法。做法取决于需要。
