职业态度――成就职业价值的基石(4)

一些秘书之所以缺乏上进心,安于现状,大多是因为他们自我设限造成的。由于自我设限,他们对自己的要求不高,不想过问自己工作以外的事情,平时工作得过且过,只要工作中不出什么大的纰漏就行。久而久之,他们在工作中渐渐缺乏主动性,刚进公司时的那种工作激情也就消失了。其实,秘书工作的“熟练”都是相对的,只要你不安于现状,就连给客人泡一杯茶,给上司复印一份资料这样的工作,都有提高工作质量的空间。世界上从来都是没有最好,只有更好。如果在秘书身上滋生了惰性,那就会离上司的要求越来越远,甚至断送自己的职业前途。

树立问题意识为了追求更高的效率,秘书无论是在处理日常性的工作中,还是在应付一些偶然性的事件时,都应在头脑里这样多问问自己:“事情为什么会出现这种情况?”,“用这种方法处理就一定完善吗?”不仅如此,还要有一些富于创造性的幻想:“如果换一种方法处理,事情的结果又会怎么样呢?”“除了这种方法,就没有其他更好的方法处理了吗?”对于秘书来说,如果对一些偶然性事件多加留意,就能从中悟出一些规律性的东西来。

创造性地工作秘书工作主要是给上司安排工作日程、收集信息、接待客人、不折不扣地执行上司的各种业务指令,因此,在一些秘书看来,秘书工作很难与“创造”一词联系在一起。的确,秘书工作带有很大的被动性和繁杂性。在很多时候,秘书对那些千头万绪的琐碎工作连应付都应付不过来,还要创造性地工作,谈何容易!但是事实上,秘书创造性地工作是非常必要的,因为只有创造性地工作,秘书的工作水平才能一步一个台阶往上升,为上司节省更多的时间、搜集更多的信息、提出更多的合理化建议;反之,如果秘书总是按部就班,不求创新,那就如同逆水行舟,不进则退。那么,秘书怎样才能创造性地工作呢?其实,就创造本身而言,秘书工作并没有什么特殊的地方,和其他工作一样,只要你明白了自己工作的目的,在工作过程中,不停地在头脑中解这样一个一元一次方程“除了用这种方法处理,就没有其他更好的方法了吗?”创造性就会自然而然地在这种求解的过程中发挥出来。世上的事从来都是如此,功夫不负有心人。例如,秘书经常协助上司处理各种文件,在看各个部门送上来的请示报告或汇报材料时,秘书就要在心里琢磨,这些报告的内容是否应更充实一些,或者应写得更为简便一些。

及时建议由于这种日积月累,秘书往往会对某些问题产生独到的见解,因此,秘书要及时向上司或有关职能部门提出建议。也正是因为如此,秘书要从平时起就注意搞好包括上司在内的各个方面的关系,得到他们的信任,一方面是为了掌握更多的信息,另一方面也是为了使自己的建议能被各方面接受,产生积极的作用。求精:提高“打杂”的附加值小琼是天津万维软件公司的总裁秘书。万维公司这几年从无到有,年营业额接近10亿元人民币。这天上午,总裁正在召集各分公司负责人开营销会议,公司财务总监许总给小琼打来电话:“小琼,你好!我是财务部的许杰。”

“许总,您好!”

“大老板(指公司总裁)这几天能抽得出时间来吗?北京星河证券公司的罗总想过来拜访他,一起吃顿饭。”

“老板开完会后,我问一下老板的意思,回头给您电话。您看可以吗?”

“谢谢!”对方放下电话。

总裁散会后,小琼马上把财务部许总的意思告诉总裁。总裁想了一会儿后反问小琼:“你看我有必要见这个罗总吗?”

小琼没想到总裁会这样问自己,她不知如何回答是好,不过,她看到总裁显得很失望。按理说,小琼已完整地转达了许总的意思,工作中不存在任何瑕疵,总裁没有道理对小琼失望。见不见那个罗总,已经属于总裁自己的工作范畴,小琼能提出自己的建议固然很好,提不出来也没什么,因为小琼毕竟只是个秘书。那么,在这件事情上总裁为什么会对小琼失望呢。如果单纯从转接电话这个角度来看,小琼的确没有失职的地方,但如果从辅佐总裁工作的助手这个角度来看,那么小琼做得远远不够,因为她在这里只起一个传声筒的作用。由于星河证券公司的罗总是财务总监介绍过来的,因此小琼就应该知道总裁对这个星河证券公司不是很熟悉,所以,总裁在作“见不见这个罗总”的决策之前缺乏相应的依据,他可能会这样想:“见面吧,可能只是一种无聊的应酬,除了浪费时间,没有什么实际意义;不见吧,也可能失去一个难得的商业机会。”小琼是总裁的秘书,有责任为上司的决策提供及时、充足和准备的信息。

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