秘书职业化――从取得领导信赖开始(4)

所谓“程序化”,就是按一定的步骤进行处理;而“规范化”就是按一定的规定处理。尽可能地将秘书的各种日常工作程序化和标准化,这是由秘书工作的特点决定的。秘书在日常工作中有很多需要当机立断处理的事情,例如,上司正在主持一个会议时,秘书接到上司的一个老朋友打来的电话,对方要求找上司亲自接电话。按有关规定,领导在开会时原则上不得接电话,但是如果秘书机械地拒绝对方,则有可能铸成大错,因为说不定上司想了解某种信息而早就在等对方的电话。遇到这类问题,秘书与上司之间就得有个说法,不然秘书就不好处理,容易造成误会。

作为秘书,不仅需要当机立断的工作多,而且工作内容的变化快,例如,按原订的日程安排,秘书今天下午两点应陪上司去在郊区的车间检查工作,可就在一点半,集团公司×总的秘书来电话,说明天下午×总有急事要出门,希望将原订于明天下午听取汇报的时间改到今天下午三点半。如果改到今天下午三点半,那么原订于今天下午去郊区的车间的时间就得改期……面对这种多米诺骨牌效应,秘书又要重新与各方联系协商,及时调整上司的工作日程;调整之后,又要尽快通知有关部门和人员……因此,秘书的日常工作显得非常“杂”和“乱”。“杂”和“乱”不仅容易影响秘书工作的效率,而且容易造成与上司之间的误会,例如,秘书把上司要接的电话给挂掉了,却把上司不想见的客人给安排了。因此,要治理这种“杂乱”现象,秘书就要尽可能地将各项日常工作程序化,并形成一定的规范。

多与上司沟通,达成共识,“约法三章”秘书在将各项日常工作程序化和规范化的过程中,应找机会与上司沟通,就双方的“权责”进行划分,例如,什么样的电话秘书可以自行处理,什么样的客人按什么方式接待……只要不违反原则,一般就要尊重上司的工作习惯和意愿。但是双方的“权责”一旦确定下来,就应明确秘书对自己分内的工作有“权”自行处理,上司不能“出尔反尔”。有了一定的规定后,秘书就不需要事事都请示,这样既提高了工作效率,又大大降低上司的误会。不过,秘书要对上司实行“约法三章”得有个前提条件,那就是上司对你的人品和能力非常信任。冷静:给领导创造再次决策的机会小温是北京远方工贸公司的总经理秘书。今天上午十点左右她正在整理档案,老总来电话让她去他的办公室。一进门,老总就说:“小温,我刚才起草了一封给深圳隆源公司钱总的信,你马上把它打印出来,用传真发给他!”

小温接过草稿,信的内容大致是这样的:钱总,你我两家公司打了这么多年的交道了,你怎能做出这种背信弃义的事来呢,我决定断绝我们两家公司的一切往来!

对于本公司与隆源公司之间的关系,小温也知道个大概,因为钱总每次来北京,都是她负责接待的。她觉得钱总的一些做法虽有不妥之处,但老总也没有必要这样大动干戈。于是,她对老总说:“老板,您这么做是不是意气用事?”

见小温说自己是意气用事,老总更是气不打一处来:“你怎么知道我是意气用事?我就是意气用事又怎么了?”

狗咬吕洞宾,不识好人心!小温在心里嘟囔着,回到办公室马上把老板的信打印出来,用传真发了出去。快下班的时候,老总问小温传真发了没有。当他得知传真上午就发出去了之后,眼里露出了明显的悔意。小温也看出来了,老板对自己也非常不满。老总之所以对小温不满,是因为他觉得小温作为自己的助手,在自己不冷静的时候也跟着不冷静,从而让自己失去了纠正因冲动而作出错误决策的机会。企业的领导人每天都面临着激烈的竞争压力,他们不仅在生意场上会遇到挫折和失败,而且在公司内部也面临许多不顺心的事,因此,他们在工作中失去冷静,感情用事也是正常现象。

秘书发现上司有些意气用事之后,提醒老总,这表现出了一个职业秘书应有的素质,但是秘书不应用“老板,您这么做是不是意气用事?”这种口气跟上司说话,这等于变相顶撞上司,是非常错误的。为了企业的整体利益,勇于谏言,这是忠诚的表现。对于一个秘书来说,没有这种“忠诚”,就不可能成为一个好秘书,但仅有“忠诚”,也不是一个好秘书,因为秘书既不是公司政策的制定者,也不是公司的最后决策人。更为严重的是,上司因不冷静对秘书说了不冷静的话之后,秘书也跟着意气用事。

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