我们发现这是早期工作的一个重要因素，因为大多数会议和休养场馆以及组织内部的会议室，没有足够的设备来举行基于汇谈的会议交流，只有进行基本谈话的条件。在卡洛斯的案例中，只找到一个酒店的宴会厅是不够的。他需要酒店既有一间大型礼堂可作报告，也有足够进行世界咖啡式汇谈和参与者展示的灵活的活动空间，从而激发新的思路和突破。
（五）保证所需的资源和设备
优先考虑的重要的资源和设备包括时间、预算、设备、家具和用品，这些看起来简单，但往往需要额外的协商才能实现，从而建立一种便于人们可以共同思考的汇谈氛围。如表37所示，卡洛斯的论坛所需的是完全不同的一整套资源，与正式会议最初的考虑完全不同。
表3-7 资源和设备
资源和设备 正式会议
正式礼堂演讲和讲座所需的设备
座位排成行
听众提问时间根据全体出席会议的观众人数确定 论坛
正式礼堂演讲、对话和世界咖啡会议所需的设备
预算要考虑租借小桌子、每张桌子上的桌布纸张、彩笔和花
每天下午安排适当的世界咖啡汇谈时间（六）设定活动情境
我们将在第十章更深入讨论关于“世界咖啡”主持人的职责及具体的“世界咖啡”礼仪。但我们已经发现，因为世界咖啡式汇谈与传统的会议形式完全不同，所以在活动期间往往是在各活动项目间隙，再次设定情境非常重要。这不仅包括设定将各小组集聚到一起的背景和问题——世界咖啡式汇谈的最重要的原因是什么，还要强调这种方式的汇谈可以带来互动学习。从卡洛斯的故事中可以看到，在活动最初对“世界咖啡”过程的介绍，很大程度地影响了随后的谈话方式，对于谈话方式的塑造则关系到个人和集体智慧的出现。
通常，除了像卡洛斯那样运作“世界咖啡”之外，“世界咖啡”的主持人还可以用一个简短的桌式汇谈开场，并和整个与会者群体分享讨论以下问题：回想你曾经有过的一次不错的汇谈，其中产生了新知识或新观点，是什么使之发生的？通过这种方式，成员们有机会共同参与设定情境和框架，进行创新性的思考。
情境的设置，无论在规划阶段、在活动期间以及事后跟踪活动中，都会对合作性的学习产生好或坏的作用。设计和执行每个阶段的谈话，成为“情境设计师”是一门艺术，这不仅仅是对“世界咖啡”的主持人而言，对于每个设法创造有效条件进行真诚对话的人亦是如此。两种类型的会议在情境设定的差别，见表3-8。
表3-8 情境设定
活动中的情境设定 正式会议
目标是明确的，但是总体过程的情境并不被强调
在正式的演说之后，参与者可写问题向演讲者提问 论坛
目标和过程在整个活动过程中被反复强调
提醒参与者是在参加一场真正、积极的对话，而不仅仅是做被动的听众
专业人士的分析被视为可帮助思考的源泉
请与会者用不同的方法交谈，聆听别人的谈话
每个人的经验和思想都被视为对总体有用的贡献
解释世界咖啡礼仪以及每个人应该如何合作
由FONAES的代表担任各桌主持人，欢迎来自不同领域的参与者
设定世界咖啡的问题从而每个人都可以参与讨论
【思考题】
1.思考一下你参加的组织得不错的会议、汇谈和聚会。这些会议的情境设置，或是事先布置或是在活动期间布置，是如何提升其有效性的？
2.考虑你正在筹划的一个聚会。根据本章我们已经探讨过的有关情境布置的三个关键要素，你更有可能关注哪个要素，从而有助于设定汇谈的基调，并可激发产生多样性的视角，以达到期望目标？
3.如何在活动期间布置情境，从而帮助人们更轻松愉快地进入一种互动、交流、共同学习的状态？
