第八章 远程训练，团队训练以及过程训练（4）
语音邮件、电子邮件……
如果你必须使用语音邮件、电子邮件、短信等工具进行“训练”，或者留言向对方说明优点以及有待改进之处，务必在发送之前检查信息内容以及语调。在按发送键之间，再检查一下措辞。只要有可能，尽量选择面对面地讨论一些私事或严重的事。如果不得不用电话交流，尽量强调你很希望可以私下里交谈。
如果必须涉及有待改进之处，信息内容一定要留有余地，因为你不可能了解所有情况或观点。比如，你可以说：“我很想当面跟你谈谈，因为我还没了解你的看法。基于我对……的了解，我想……”然后再多提几个问题。在做出反馈的时候，优点和缺点都要提出来。在信息的最后，说明行动步骤，并询问对方会在何时以怎样的方式跟你联系。如果必须做出批评，而且你的语音邮件系统不具备编辑功能时，必须想好再说。在留言过程中，如果你改变了主意，要马上挂断，重新来说。如果你感到情绪沮丧，就不要选择语音邮件，去发电子邮件或短信。如果你很生气，就等情绪平复后再留言。一位销售经理对上级使用语音邮件的方式很恼火，声称那是他们“单向的发言管道”。
请确保你的信息于人于事都有利，而不是有害。如果对此有怀疑，就不要发。跟其他单向的沟通方式一样，语音邮件和电子邮件剥夺了销售员及时做出反馈的机会。如果无法及时表明自己的观点，他们会产生不必要的沮丧和愤懑情绪。语音邮件训练需要你三思而后行，注意每句话的措辞。因为可能不是当事人先听到留言，而且由于对方无法及时给你回复，或过了糟糕的一天，不当留言的后果会很严重。试想，一名销售员搭乘的飞机误点，以至晚上11点才到家，结果却收到负面信息，会作何感想？
有位资深销售员就因为收到一封不当的语音邮件而辞职了。在收到邮件之前，她工作了一整天，内容是一次很难对付的团队洽谈。小组成员包括她的经理、一名专家，还有一名资历很浅的销售员。会中，她让那名专家做了一份重要的报告。她的策略是，给那名专家一次机会建立威信。当晚上9点半?到家时，她收到了经理的留言，内容很伤人。他说：“珍（Jean），我对你今天的表现很失望。你自己坐在那儿一句话不说，却让鲍勃一个人唱独角戏。你应该担当重任才是。我对你的表现很不满，也很恼火！”对珍来说，这条留言就像压垮骆驼的最后一根稻草。这个例子充分说明了什么是不良“训练”。相反，如果是这样的留言就会加强他们之间的关系——“珍，希望你已经安全到家。给我回个电话，我想谈谈这次洽谈以及你的表现。”还有一位经理利用电子邮件很好地处理了一次事务。他不同意一名销售员即将实施的策略，但在邮件中他没给出任何建议，只是出了三个问题，最后祝对方好运。
利用聊天工具进行训练的好处是可以获取即时反馈，但缺点是不易控制对话的速度。谨记，一定要保持合作和支持的语气，多提问题，并给出均衡的反馈。
尽管有隐患，但只要具备良好的判断力和技巧，电话、语音邮件、电子邮件、短信以及聊天工具等都可以变成提高业绩、加强关系的有效训练媒介。
