守信:言必行,行必果

  小苏原来是北京九鼎文化发展公司总经理办公室的一个普通文员,由于她的勤快和热情,不久前被安排给常务副总经理做专职秘书,负责处理他的日常杂务。在做文员时,这个请她复印,她满口答应,那个找她扫描,她毫不犹豫……现在她的工作虽然变了,但是座位暂时还没有调,因此有些人还是习惯找她帮忙。成了副总的专职秘书后,她的工作量自然就多了起来,而且身份现在变了,再让她给同事们“打杂”,她心里自然有些不乐意,但她又不好意思直接拒绝人家,于是,她口头上还是那么热情,可就是办事的速度越来越慢,特别是对那些想通过她约时间找副总汇报工作或帮忙的人,她总是回答对方说“好”,但到最后经常是不了了之。久而久之,同事们发现她开始学会敷衍别人了,于是找她帮忙的人也越来越少了。这天下午一上班,老总就跟小苏要几个财务数据,小苏马上给财务部门打电话,可财务部门的人也如法炮制,口头上说马上去找,可小苏去电话催时,对方不是说具体经办人不在,就是说人家正在忙做报表……快到下班了数据还没有要过来,老总只好自己给财务部打电话。不久,老总就把她给换了,她仍然继续“打杂”……从表面上看,是财务部的人故意跟小苏过不去造成的,实际上是小苏自己不讲信用造成的。

  对于秘书来说,信用是一种宝贵的资源,是上司和同事信赖你的基础。没有信用,秘书在工作中可以说是寸步难行。从你成为秘书的那天起,你的上司和同事就已经开始通过你的言行,在悄悄地给你做信用等级评估了。上司让你这个星期三下班之前把报告交上去,你却拖到了星期五;老周请你帮他扫描份文件,你答应在吃午饭前给他办好,可你快到下班了还没动手……由于多是些鸡毛蒜皮的小事,上司和同事不一定都会跟你计较,但会慢慢地形成一个你“说话不算数”的负面印象。如果你总是不注意,那这种负面印象就会慢慢地降低你的信用等级。问题是上司和同事们对秘书信用等级的要求比一般员工高得多,因为在很多时候你代表的是上司,说话必须算数,一言九鼎。

  一些秘书之所以会养成敷衍人家、不讲信用的坏习惯,根源是因为他们身上那种高人一等的无形优越感。在他们看来,总是别人在“求”自己办事,例如,市场部经理今天“求”自己让上司尽快把市场促销报告批下去,明天销售部经理求自己安排时间向上司当面汇报工作。而自己可以说是“万事不求人”,需要对方配合的时候,说是领导交办的,对方不办也得办。所以,在别人“求”自己办事时,也就不必那么认真了。敷衍人家的时候的确很轻松,既不必费心,也不会有什么损害。但你有初一,人家就会有十五;你今天敷衍人家,人家明天肯定也会敷衍你。因为秘书部门与职能部门的这种“求”是双向对等的,秘书也需要各部门配合与支持自己的工作,只不过秘书的“求”经常是以上司的指令形式出现罢了。例如,上司要你给他整理一份关于明年市场预测的材料,你就要“求”市场和销售这两个部门给你提供素材;又例如上司外出办事,你就要“求”行政或总务部门提供车辆等方面的配合。如果你老是敷衍市场部和销售部的人,那他们在给你提供素材时,不仅有可能在时间上找借口拖延,在质量也可能会打“埋伏”,让你在上司那里不好交差。

  真诚待人

  做秘书确实不能事事较真,但为人一定要真诚。在处理各种人际关系时,必须从长计议,而这种长,不是一年或两年,而是10年、20年。与人方便,与己方便。当自己将来从事另外的工作,这也是种宝贵的资源。

  婉言谢绝

  由于秘书身处特殊位置,经常会有人求你帮忙办事。无论是对公司内部的职员,还是对公司外部的客人,不合理的或自己做不到的请求,当然要拒绝,但是在拒绝之前,最好先要耐心听对方把话说完,不让人觉得你在敷衍搪塞。对于有些人的要求,你虽然拒绝了,但是可以针对他的情况,提出自己的建议。如果是能提出有效建议或替代方案,对方一样会感激你。另外,拒绝时除了提出替代建议,还可以每隔一段时间,去问问对方的情况,让他们也了解自己的苦衷与立场,这样就可以减少因拒绝而带来的负面影响。

  量力而为

  由于一些秘书没有学会拒绝的艺术,所以人家一求她,她就应承下来,结果不是因自己忙不过来而没给人家帮忙,就是自己根本办不到而让人家失望。例如,财务部副经理交来一份文件,让你赶紧交给上司,在下班之前批复给他,你说没问题,上司现在不忙。可你交给上司之后,上司只扫了一眼,继续思考自己的问题,但你又不能给上司下“指示”,这样你就在财务部那里就失信了。

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