上进:没有最好,只有更好

  小路是北京九州科技发展公司总经理办公室的秘书。今天是她在前台值班,由于没什么客人,小路便在网上看起小说来了,以至于办公室主任路过她还没有发觉。看着小路沉醉的样子,主任敲了一下前台,问小路为什么上班的时候上网看小说,小路说没什么事做,闲着也是闲着。主任看到她面前有个来客登记簿,就说可以利用这段时间整理来客登记簿。小路说就这么点儿事,自己早就整理好了。主任说:“你可以精益求精呀。秘书工作没有最好,只有更好!”小路开玩笑说:“这是广告词,谁都会说。”见小路不服气,主任让她打开来客登记文件夹。在输入电脑的来访客人资料中,都是按客人姓氏排列的。主任说:“这种排列方式就有改进的必要,应该按客人所在公司名称的笔画顺序排列。这些来访的客人,是代表他们所在的公司来我们公司洽谈业务的。他们个人有可能会在将来的某一天离开他们现在所在的公司,但是他们的公司名则有可能是我们公司永久的客户,所以我们的重点是应该记住他们的公司名称,因此,在整理来客名录时,应该以客人所在公司的笔画来排列顺序。不仅可以改变排列方式,而且还应增加相应的信息,如注册资金、业务范围、与本公司的关系往来等。例如,昨天第一个来访的客人是北京天顺科贸公司的副总经理雷鸣。将来只要一看到雷鸣这个名字,首先应该想到的是北京天顺科贸公司。天顺科贸公司是1999年注册成立的,注册资金1 000万元,主要业务是代理销售我们公司的产品,平均每年的销售额在5 000万元左右,他们的董事长兼总经理叫肖坚,是我们老板在云南西双版纳下乡时的战友……所以,不要小看自己的每一项工作,只要你有心,它就有提升质量的空间。”听主任这么一说,小路才知道秘书工作“没有最好,只有更好”并不是套用的一句广告词。古人说“物极必反”,意思是任何事物都有个极限,如果超过了这个极限,事物就会发生本质的变化,走向自己的反面。像小路这样的秘书在刚从事秘书工作时,大多都会努力工作,积累经验,使自己的工作越来越熟练。但是在他们能应付日常性的工作之后,有些人就会以为自己是船到码头车到站了,开始安于现状,把“熟练”变成了“随便”。例如,给上司起草文件,只要文字通顺就行;给上司整理办公桌,只要不脏不乱就行……秘书一旦对自己的工作开始“随便”,那他的惰性就会膨胀,变成对工作的敷衍塞责。不仅在工作上如此,而且在处理人际关系时也会变得很“随便”。刚从事秘书工作的时候,大多数人对上司和老同事都会很谦虚很有礼貌,随着相互熟悉和了解,他们就有可能像在学校一样把他们当成同学,对他们不仅没有了应有的谦虚和礼貌,而且会经常以少卖少,在他们面前撒娇。

  一些秘书之所以缺乏上进心,安于现状,大多是因为他们自我设限造成的。由于自我设限,他们对自己的要求不高,不想过问自己工作以外的事情,平时工作得过且过,只要工作中不出什么大的纰漏就行。久而久之,他们在工作中渐渐缺乏主动性,刚进公司时的那种工作激情也就消失了。其实,秘书工作的“熟练”都是相对的,只要你不安于现状,就连给客人泡一杯茶,给上司复印一份资料这样的工作,都有提高工作质量的空间。世界上从来都是没有最好,只有更好。如果在秘书身上滋生了惰性,那就会离上司的要求越来越远,甚至断送自己的职业前途。

  树立问题意识

  为了追求更高的效率,秘书无论是在处理日常性的工作中,还是在应付一些偶然性的事件时,都应在头脑里这样多问问自己:“事情为什么会出现这种情况?”,“用这种方法处理就一定完善吗?”不仅如此,还要有一些富于创造性的幻想:“如果换一种方法处理,事情的结果又会怎么样呢?”“除了这种方法,就没有其他更好的方法处理了吗?”对于秘书来说,如果对一些偶然性事件多加留意,就能从中悟出一些规律性的东西来。

  创造性地工作

  秘书工作主要是给上司安排工作日程、收集信息、接待客人、不折不扣地执行上司的各种业务指令,因此,在一些秘书看来,秘书工作很难与“创造”一词联系在一起。的确,秘书工作带有很大的被动性和繁杂性。在很多时候,秘书对那些千头万绪的琐碎工作连应付都应付不过来,还要创造性地工作,谈何容易!但是事实上,秘书创造性地工作是非常必要的,因为只有创造性地工作,秘书的工作水平才能一步一个台阶往上升,为上司节省更多的时间、搜集更多的信息、提出更多的合理化建议;反之,如果秘书总是按部就班,不求创新,那就如同逆水行舟,不进则退。那么,秘书怎样才能创造性地工作呢?其实,就创造本身而言,秘书工作并没有什么特殊的地方,和其他工作一样,只要你明白了自己工作的目的,在工作过程中,不停地在头脑中解这样一个一元一次方程“除了用这种方法处理,就没有其他更好的方法了吗?”创造性就会自然而然地在这种求解的过程中发挥出来。世上的事从来都是如此,功夫不负有心人。例如,秘书经常协助上司处理各种文件,在看各个部门送上来的请示报告或汇报材料时,秘书就要在心里琢磨,这些报告的内容是否应更充实一些,或者应写得更为简便一些。

  及时建议

  由于这种日积月累,秘书往往会对某些问题产生独到的见解,因此,秘书要及时向上司或有关职能部门提出建议。也正是因为如此,秘书要从平时起就注意搞好包括上司在内的各个方面的关系,得到他们的信任,一方面是为了掌握更多的信息,另一方面也是为了使自己的建议能被各方面接受,产生积极的作用。

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