规范:提高效率,减少误会

  小李是北京中唐公司总裁办的秘书,他原来专门帮助程总处理日常杂务,由于程总工作调动,小李上个月被安排给张总当专职秘书。按照惯例,每天收到邮件后,小李将写有张总“亲收”等字样的邮件分开,作为私人信件由张总亲自拆封。但没过几天,张总就对小李说,很多信封上写有“亲收”字样的信件大多是广告信函,所以,今后不管信封上写什么,都由小李拆封,先对信件进行“过滤”。有一次,小李将一个冒充张总亲戚的人的电话转给了张总,对方在电话里纠缠了张总好几分钟,这让张总非常不满。他在批评小李时借题发挥:“该你接的电话却转给了我,可不该你拆的信你却自己拆了。”原来张总已经离婚多年的前妻上星期给张总写的信被小李误拆了。小李对接错电话的事挨剋心服口服,但对拆错信被剋的事则觉得自己是无辜的。他想与张总争几句,但最终还是忍住了。小李没有对张总“出尔反尔”的行为据理力争是对的,但是问题并没有解决。对于这种问题没有个既定的“说法”,那今后仍将有可能出现这类“误会”。如果秘书不将这类误会降到最低程度,那么不仅会影响与上司工作的配合,而且会影响上司对自己的信任,从而影响自己的职业发展。那么,如何预防工作误会的出现呢?最好的办法就是将秘书的日常工作尽可能地程序化和规范化。

  所谓“程序化”,就是按一定的步骤进行处理;而“规范化”就是按一定的规定处理。尽可能地将秘书的各种日常工作程序化和标准化,这是由秘书工作的特点决定的。秘书在日常工作中有很多需要当机立断处理的事情,例如,上司正在主持一个会议时,秘书接到上司的一个老朋友打来的电话,对方要求找上司亲自接电话。按有关规定,领导在开会时原则上不得接电话,但是如果秘书机械地拒绝对方,则有可能铸成大错,因为说不定上司想了解某种信息而早就在等对方的电话。遇到这类问题,秘书与上司之间就得有个说法,不然秘书就不好处理,容易造成误会。

  作为秘书,不仅需要当机立断的工作多,而且工作内容的变化快,例如,按原订的日程安排,秘书今天下午两点应陪上司去在郊区的车间检查工作,可就在一点半,集团公司×总的秘书来电话,说明天下午×总有急事要出门,希望将原订于明天下午听取汇报的时间改到今天下午三点半。如果改到今天下午三点半,那么原订于今天下午去郊区的车间的时间就得改期……面对这种多米诺骨牌效应,秘书又要重新与各方联系协商,及时调整上司的工作日程;调整之后,又要尽快通知有关部门和人员……因此,秘书的日常工作显得非常“杂”和“乱”。“杂”和“乱”不仅容易影响秘书工作的效率,而且容易造成与上司之间的误会,例如,秘书把上司要接的电话给挂掉了,却把上司不想见的客人给安排了。因此,要治理这种“杂乱”现象,秘书就要尽可能地将各项日常工作程序化,并形成一定的规范。

  多与上司沟通,达成共识,“约法三章”

  秘书在将各项日常工作程序化和规范化的过程中,应找机会与上司沟通,就双方的“权责”进行划分,例如,什么样的电话秘书可以自行处理,什么样的客人按什么方式接待……只要不违反原则,一般就要尊重上司的工作习惯和意愿。但是双方的“权责”一旦确定下来,就应明确秘书对自己分内的工作有“权”自行处理,上司不能“出尔反尔”。有了一定的规定后,秘书就不需要事事都请示,这样既提高了工作效率,又大大降低上司的误会。不过,秘书要对上司实行“约法三章”得有个前提条件,那就是上司对你的人品和能力非常信任。

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