2.2 工程部合同管理

2.2 工程部合同管理

合同关系到签订双方的利益，所以要严格对合同进行审批和执行管理。

2.2.1 合同审批管理

拟好的合同并不就是最后签订的合同，签订双方可以就合同的内容进行洽谈，并且对合同的内容进行修改。合同修改后，房地产开发公司的相关人员并不会马上签该合同，而是要经过多层领导对合同的内容进行审核，只有审核通过的合同，相关人员才会进行签订。因此，在合同签订执行前，存在着一个合同审批的过程。在合同审批时，相关部门的人员要在合同审批表（见表2-1）中对合同提出意见。

表2-1 合同审批表

（续）

在相关人员对合同提出意见后，草拟合同的人员根据这些意见对合同进行修改，然后相关人员就合同的修改内容与乙方进行洽谈，并且把洽谈的情况记录在合同洽谈纪要（见表2-2）中。合同洽谈纪要中要填写清楚洽谈的内容，并且要有双方签字。

表2-2 合同洽谈纪要

当经过多次的洽谈、修改合同的内容和相关部门人员的审批，甲乙双方对合同的内容达成一致时，相关人员要对合同的最终审批进行签名确认。表2-3是常用的合同审批会签表。

表2-3 合同审批会签表

2.2.2 合同执行管理

合同签订后，工程部经理牵头，组织成本管理部、工程部、财务部等职能部及相关责任人进行合同学习，熟悉合同条款内容，统一合同解释口径，分析合同执行潜在风险，加强合同风险管理。

1.合同风险评估管理

房地产公司应对合同风险进行分类并分部门管理：工程部承担工程质量、进度风险管理，成本管理部、工程部承担工程成本风险管理，财务部、成本管理部承担付款风险管理。合同签订后，成本管理部首先组织合同风险评估，把风险按承担对象进行分类，分清开发商、施工承包商承担风险范围，必要时可确定公司应对潜在风险的措施，并且形成纪要。不属于开发商承担的风险，在合同执行过程中一旦出现，不得对施工承包商办理经济或工期补偿手续。

2.合同的解释

（1）公司内部的合同解释 合同执行过程中，公司内部员工对合同条款理解有异议的，可口头或书面询问成本管理部，成本管理部对有异议合同条款作出书面解释并经公司总经理核实、批准后，作为合同条款的内部最终解释，相关员工必须按合同的最终解释执行。

（2）履约双方的合同解释 公司对合同条款的最终解释执行起来与合同履约另一方的解释有分歧的，经双方协商一致，成本管理部书面报公司领导同意并签署后，可对合同相关条款进行书面解释，书面解释为合同的有机组成。但合同的解释条款不得违背达成合同时的初衷，不得对合同内容进行实质性修改。

3.合同的补充

因客观原因造成合同不能满足执行需要的，由相关风险管理责任部门书面提出，并且报项目总经理批准后，成本管理部组织合同双方对合同进行必要的补充。补充的合同条款只应对产生补充合同条款的客观事实具有法律约束力，不得对原可执行的合同条件具有约束力。办理合同补充的程序及职责范围可参照合同制订。

4.合同索赔与反索赔

1）合同索赔与反索赔由公司负责合同实施风险管理职责的部门根据公司的职责界定进行管理。

2）工程部在遇到合同履约另一方向本公司进行合同索赔时（办理工程签证），应及时知会成本管理部，理清事件的性质，严格区分是否属开发商合同风险范围。属于对方正常合同风险的，不予办理。

3）合同执行过程中，因对方违约对本公司造成经济、质量、工期等损失的，工程部应及时知会相关职能部门一起进行合同反索赔，追偿我方损失，避免事实上的无风险合同。

5.合同付款

1）合同签订后，严格按照合同约定方式付款。

2）原则上不允许超越合同约定付款比例付款，但在无实际付款风险的情况下，经公司主管领导特批后，可适当提高合同付款比例。

3）付款办理方式。工程付款的依据是经工程部经理等各级责任人确认、成本管理部填写的工程付款确认单。填写工程付款确认单的依据是根据合同计量要求核实的工作量计量清单。工程竣（完）工结算造价为财务最终付款依据。成本管理部协助办理付款手续。

2.2.3 合同档案管理

房地产公司应对合同进行分类、分档管理。合同签订后，成本管理部保留一套副本，其余由综合部进行归档管理。综合部应核对合同份数，建立收文、发文登记，正本存档，副本（或复印件）分发财务部、工程部、工程监理等职能部门或配合单位。有需借阅的，建立借阅登记。合同评审记录及合同洽谈纪要由成本管理部保管。