公文的表达方式主要有叙述、议论、说明三种。公文都属于应用文，不能用通常的记叙、议论、说明三大文体的标准去分类。在公文内部，虽然表达方式有时仍可作为区分公文内部不同文体的参考因素，如决议，议论成分比较多；通报，叙事的成分也较多，但在多数情况下，公文的表达方式是综合运用的。
一、叙述
在公文中，叙述运用得十分普遍。决议中提供的事实论据，报告中对事件前因后果的汇报，通报中对先进事迹或错误事实的交代，调查报告和总结中对事件和现象的转达，都要使用叙述。叙述的人称有两种，分别是第一人称叙述和第三人称叙述。在公文中，这两种叙述人称都被广泛采用。报告、请示、总结用的是第一人称叙述，下行公文、调查报告大多用第三人称叙述。按照不同的分法，叙述的类型可以分很多种。
1．按详略程度分类
按照详略程度的不同，叙述可分为概叙和细叙两种类型。
（1）概叙
粗略简练、只介绍事件梗概的叙述叫概叙，它的特点是篇幅不长，语言简明，事实完整，但缺少细节。下面就是一段概叙：
2006年1月4日，学校党委召开由中层领导干部、专家学者、优秀中青年教师和离退休职工代表参加的调研会，全面征集对学校党政工作和班子成员的意见和建议。到会代表共77人，收回调研表74份。参加调研的同志以对学校工作高度负责的精神，结合学校的工作实际和个人的切身感受，对学校近年来取得的进展和党政班子的工作给予了充分肯定，同时也对学校工作中存在的问题提出了许多中肯的、有建设性的意见和建议。
把事件发生所占的时间长度和叙述所占的时间长度进行比较，事件时间要远远长于叙述时间，这是概叙的本质性特征。有时，两者之间的差数会大得惊人，譬如，事件的发生经历了若干年，而叙述这一事件却只用几秒或十几秒钟。在公文写作中，概叙的手法用得比较多。因为公文不是记叙文，不是文学作品，无须制造氛围、渲染细节，叙事的目的只是为了让读者了解有关情况，或者为议论提供论据，概叙完全可以担当这些职责。
（2）细叙
细叙就是详细叙述，它所叙述的不只是事件的梗概，还有较多的细节。细叙的特点是详尽具体、篇幅较长。例如：
11月3日晚上9时，王××在宿舍里插上电炉煮面条，被班长李××看到。李××警告说，工地规定不准私自使用电炉，要王××注意，并要他用完后拔掉电源，但没有当即制止王××的行为。王××刚煮完面条，就有人邀他同去看电影。王××在没有切断电炉电源的情况下就离开了宿舍。10时30分左右，电路因负载过大开始自燃，并引着了周围的易燃物质，酿成了火灾。
在细叙中，事件发生所用的时间和叙事所用的时间，比例比较接近，有时甚至可以达到1∶1，也就是说，事件的发生用了多长时间，叙述清楚这件事大致上也要用多长时间。这种叙述在公文中运用得不多，只有在表彰或惩戒性的决定和通报中，有时可能会采用。
2．按照叙述次序分类
按照次序的不同，叙述可分为顺叙、倒叙、插叙、分叙四种类型。
（1）顺叙
顺叙就是完全按照事件发生的时间顺序叙述，先发生的先说，后发生的后说。这是叙述中最常见、最基本的叙述方式，也是最原始的叙述方式。人类的祖先在刚刚学会叙事时，就只会这样进行叙述。顺叙的优点是线索清楚，层次分明，合乎人们认识事物的习惯，便于掌握也便于理解。但是也有一些缺点：容易平铺直叙，记流水账，呆板，平淡，缺乏新鲜感。公文中的叙述，只求事实清楚、完整，不求新鲜、生动，所以大部分叙述都是顺叙。
（2）倒叙
倒叙并不是将时间顺序完全倒过来叙述。完全逆时间方向叙述，既没有可能，也没有必要，就像一个人说话不可能也不必要从最后一个字开始说起，到开头那个字为止一样。倒叙实质上只是顺叙的局部变异或调整。把事件的结局或事件发展的某一个阶段提到前面先行叙述，然后再按时间顺序叙述事件的全过程，这样的叙述就是倒叙。倒叙的优点是能突出结果，造成悬念，引人入胜。缺点是有违自然形态，把握不好就成了故弄玄虚。倒叙在文学作品中运用广泛，在公文中极少见到，我们认识它的目的并不是在公文写作实践中运用它，而是为了防止它的出现，以免给公文的文体本性造成伤害。
（3）插叙
复杂的事件往往是事件牵起事件，此物引出彼物。把所有的内容都贯穿在一条线索上有条不紊地进行叙述，有时是非常困难的。常常不得不中断原来的线索，插入对另一个事件的交代或者对另一种事物的介绍。这种中断对主要事件的叙述而插入另一段相关事实的叙述，就是插叙。插入的相关内容完毕后，一般还要回到原来中断的地方继续叙述下去。
公文中的叙述，只交代主要事件的基本情况，线索单纯，不像文学作品那样刻意追求情节的复杂多变，因此对插叙运用得很少。
（4）分叙
对同一时间内发生在不同地方或单位的事件，采用“花开两朵，各表一枝”的方法，分别先后进行叙述，这种叙述方式就是分叙。
分叙在公文中用得也不多，但当用时不可不用。例如，表彰性通报在叙述不同单位在事件中的积极作用时，就有可能用到分叙。
实际写作过程中，叙述有六个要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果。对这些要素的把握可以有一定的灵活性，其中事件是最主要的，但事件就是人物的行动，不涉及人物的事件是没有的；事件发生的时间和地点如果不清楚，读者就无法认识和评价这一事件的意义；原因和结果，实际上是事件的组成部分。这些要素，在叙述中不得无故残缺。
二、议论
议论就是对某一事件或问题发表见解，表明观点和态度，并以充分的材料证明自己观点的正确性。这种表达方式在议论文中运用很多，在公文中的运用也极为广泛，下面介绍一下论证的几种基本方法。
1．立论的基本方法
（1）例证法
例证法就是通过列举事实来证明论点的方法。由于人们最相信的就是眼前的事实，因此有“事实胜于雄辩”的说法，所以这是一种最容易被读者接受、最有说服力的方法，也是议论中采用最多的论证方法。
（2）引证法
引证法是运用理论论据时采用的一种论证方法。所引用的，大多是公认的真理、名言、警句，具有一定的权威性，因此也有很强的说服力。我们在议论性文章中常见引用马列主义经典语录、孔孟、老庄及西方哲人名言的情况，都属于这种论证方法。
（3）对比法
对比法就是把两个特征相反的事物或者一个事物截然不同的两个侧面加以比较和对照，目的是使那些彼此不同的性质和特点显现得更加鲜明突出。在公文写作中运用对比，便于肯定先进，否定落后，发扬成绩，纠正错误。
（4）类比法
类比法和对比法都是比较法，但彼此的特点很不相同。类比法是将性质特点相近的事物放在一起比较，从而达到准确认识事物的目的。在公文写作中，把一些规模、条件彼此相似的单位、企业进行比较的方法，运用得比较普遍。
（5）因果推论法
由原因推导结果，或者反过来由结果推导原因的论证方法，就是因果推论法。有些原因必然会导致某种结果，某种结果出现后，我们也不难推导出其产生的原因。
2．驳论的基本方法
（1）反驳论点
就是运用以上方法，直接证明所反驳的论点是错误的。在反驳论点时，较多采用的是例证、引证、因果推论等具体方法。
（2）反驳论据
不直接反驳对方的论点，而是指出对方赖以产生论点的论据不可靠。论据不能成立，它所支持的论点自然不攻自破。
（3）反驳论证
这种方法也不直接反驳论点，而是寻找对方论证过程中的逻辑漏洞，从而指出对方的推理不能成立。譬如，指出对方概念不清、偷换概念、自相矛盾，等等。对方的论证有问题，所得出的结论当然也是不可靠的，这样就达到了驳倒对方论点的目的。
三、说明
说明是用简明扼要的文字，将客观事物或事理的形状、性质、特征、成因、关系、功用等属性解说清楚的表达方式。说明的表达对象是客观化的事物或其事理。如果说叙述表达的是感性认识，议论表达的是理性认识，那么说明表达的就是知性认识。解释概念、介绍科学知识，所运用的表达方式就是说明。譬如，我们这本介绍公文写作知识的书，就主要是用说明的方式写作的。
1．说明的类型
说明有事物说明和事理说明两大类型。
（1）事物说明
凡以某一个客观存在物为对象的说明，都是事物说明。如介绍某一产品，或者介绍某一组织的历史状况。
（2）事理说明
凡以抽象的概念或科学道理为对象的说明，都是事理说明。如解释什么是公文，宣传有关宇宙形成的原理来说明世界上没有神仙和灵魂等。事理说明虽不直接指向某一具体事物，但是，所介绍的知识都是客观事物的基本特征和规律，仍有很强的客观性特点，跟思想和感情等主观认识有明显不同。
2．说明的基本要求
（1）态度必须客观
说明的对象是客观事物和它们的事理，这些都是不以人的意志为转移的。所以，说明的内容，只具有对客观事物发现认知的性质，而没有主观创造的性质。而人的思想和感情，虽然也要受客观世界的影响和支配，但其主观创造的因素很多，这就是议论、抒情和说明的本质区别。如果在说明的时候态度不客观，有作者个人的情感好恶或先入为主的偏见，就会妨碍说明的准确性和科学性。
（2）内容必须科学
所谓科学，就是对客观事物的特征、本质、规律把握得十分准确，能够经得起时间和实践的检验。
（3）表达必须精确
精确表现在两个方面：一是对事物的阶段、层次、构造的把握要精确，这样才能保证说明过程脉络清楚、层次分明；二是说明的文字，意义要明晰、精练、准确，不冗繁、不含混、没有歧义，这样才能恰当地表现出客观事物的本来面目。
