第二节 科学运筹提高效能(8)

(2)合理安排工作时间。众所周知,在相同的时间里干同样的工作,采取的方法不同,其效果往往是大不一样的。一个有效的校长,通常是利用时间的能手。提高单位时间里的工作效率,常见的做法有:

一是重点分类运筹法。就是把最重要的难度最大的工作,集中放在高效时段进行。每天的高效时段,上午是8~10时,下午是3~4时。在这两段时间,人的精力最充沛,头脑最清楚,思路最开阔。上班之后,要把当天的工作任务排布一下,不妨分成三类,一类最重要,二类次之,三类再次之。属于一类的工作,包括重要问题的决策和处理,创造性的工作和重要的会议。这些工作要安排在高效时段进行。属于一般性工作,如找教职工谈话,日常工作检查、指导等,可安排在一般时间进行。属于干也可不干也不要紧的工作,如阅读有关文件和信函,接待来访者,打电话联系一般事情等,可安排在低效时段进行。如果每天能集中精力先办好一类工作,再办二类,主要工作也就完成了80%,剩下的第三类工作有时间就办,没时间缓办也不影响大局。领导者在安排工作的过程中,还可以通过改进工作方法,来区分轻重缓急,突出抓好重点工作。例如,通过取消某些不必要的环节,合并同类的工作,可以节省重复的劳动;可以通过重新排列工作步骤顺序,变更工作方式节约时间;可以采取委托别人或代替的办法完成工作任务。这样合理的调整、运筹,就会避免眉毛胡子一把抓,车马炮一齐上。保证工作重点,使工作有主动权,有利提高工作效率。从学校工作来说,以一周为例,校长的工作时间大致可以这样安排:处理行政事务占15%,抓教育教学占50%,文牍占10%,会议占10%,社会交际占5%,省身占5%,其他占5%。这种时间排布,有利校长省时高效地进行工作。

二是整分结合运筹法。保持时间的连续性,是合理利用时间的又一个原则。对于重要的工作,校长最好要使用整块时间,避免零打碎敲。对于事务性工作,则可利用零散时间处理。如起草一项工作计划,或写一篇工作总结,就应关起门来,连续作战。如果坐在办公室里,一会儿接电话,一会儿应付来人谈事,断断续续,就难以专心致志写好。因此,是整块运用时间好,还是分散运用时间好,要视工作任务性质及重要程度而定,不能事先设计一个固定的死模式。

三是计划有序运筹法。有的校长不讲工作效率,主要表现在耗费时间多,工作质量低。要改变这种现象,就要加强工作的计划性和有序性。如学校的常规工作,就应制度化、规范化。要做到学期有中心,阶段有重点,每周有安排,每天有打算。这样长计划,短安排,主次分明,工作就会有条不紊,井然有序,确保时效。

     

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