商务沟通的当代议题(5)

最后,要现实。不要为别人的幸福而承担责任。你有责任遵守道德行事,而且有责任尊敬其他成员,但是团队的目的不是发展终生友谊,也不是解决其他成员的时间安排问题或者个人问题。有能力的沟通者欢迎团队成员的所有贡献,不管成员是否同意他们自己的观点。他们客观地评估每个贡献,而且以一种不施加任何压力的方式给出反应,做出实时、有建设性、以目标为导向的评论。如果气氛变得紧张,他们会给出轻松的评论,开怀大笑,赞扬,回想以前的事件,或者采取其他有帮助的行动来恢复和谐气氛,推动团队前进。

如果人际冲突看起来已经发展成为团队互动不可避免的一部分,那团队就应该将冲突话题纳入议事日程,开会讨论并解决冲突。

团队写作

工作场所越来越复杂,这使任何人都很难有时间或者技能来找出并解决很多出现的问题,并对问题做出书面形式的反应,很长的复杂文件尤为如此。分析一个给定的情况,然后给出提议和建议需要几个人不同的才能、技能和观点合作完成。因此,团队写作在组织中变得十分普遍。

写作团队需要按照以下策略进行。

分配任务并制定日程表  以定下项目的目标和确定读者来开始。确定项目的组成部分、需要的调查和完成每个部分需要的时间。然后根据每个成员的需要、兴趣、技能和承诺,公平分配任务。

定期见面  在项目进行时安排例会来集思广益,注意最新发展动向,评估进展,避免任务重复和遗漏,如果需要的话,重新协商工作量并重新定义任务。完成数据收集工作后,团队应该开会为完成的项目制定纲要。这个纲要应该在文件中显示出主要话题和次级话题的顺序。要小心“数据转储”,也就是将每一点收集到的信息都放入最终文件中。不是你收集的所有信息都要放入报告中。

起草文件  这个阶段的目标并不是要准备完整的文件,而是起草所有的内容。你有两种选择:

·将各个部分分配给团队成员。让每个成员写文件的一部分,这样可以让工作分配更平均,起草更快。但是,你要保证每个成员写的都是他或她擅长的部分,而且应该统一写作风格,如正式程度,直接编制还是非直接编制文件,并包含简介和概要。

·分配一个人起草整个文件。将整个文件分配给一个成员(应该是团队中最有天赋的作者)可以保证写作风格的一致性,减少严重遗漏或重复的风险。然而,你必须向作者提供足够的指导,给他或她足够的时间去完成整个任务。

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