三、案卷法
案卷法其实就是专家阅读企业成文制度或管理档案,从中了解企业管理特点或不足,特别要关注企业重复出现的问题或经常发生的错误有哪些,从中很容易找到流程管理改善的突破口。
四、直观法
直观法就是现场走访,到现场去观察企业管理的好坏,获取第一手材料。通过观察企业员工的工作状态、精神面貌,观察现场繁忙程度,观察现场物品摆放、厂房布置、墙面张贴,并在方便时和现场员工交谈。将现场观察与座谈和问卷调查内容相对照,就可以对企业管理的现状有一个立体印象。对重点部门可选择不同的时间点去观察,以识破应付检查的表面现象。
五、表单法
表单法就是追踪企业现有表格单据的流转路径,真实把握企业现有工作流程的效率高低或瓶颈所在。重点了解现有表单的必要性、便捷性或繁琐性;同时,寻找有无可替代的方法或路径。不少企业表单流转环节过多、时间过长,不仅造成内部信息传递迟缓,而且招致不少合作伙伴的投诉,效率自然大打折扣。改进表单的设计或传递就能带来效率的提升和改进。
项目导入前,流程评估的重点不仅在于把握现行流程的效率、质量、服务和响应速度,了解流程优化改进的空间,而且还要了解企业员工特别是管理层的思想状况,把握流程管理的难点和起点。流程管理真正要起作用,思想观念的转变必须放在首要位置。没有观念变化,就谈不上流程优化。
因此,对企业现状的评估,不能仅仅局限在流程表面,必须深入探究其形成的思想根源。要达成这一目标,以上方法必须综合运用。专家组最后必须对其进行统计分析,然后以调研诊断报告的方式呈现给企业管理层决策。也就是说这份调研诊断报告,既有数量统计,也有案例分析,既有主观判断,也有客观事实,对企业下一步实施流程管理的重点就能准确把握。有了对企业流程现状的全面评估,流程重组或优化的方案就能做到有的放矢。