我自己工作时，喜欢用两层的小托盘和透明文件夹来存放“正在办理文件”。
每收到一份新的文件，我就把它放在小托盘的上层，能办理的尽快办理，办完就处理掉，没办完就先保存起来。
正在办理的文件，我喜欢把它们保存在透明文件夹内，因为透明文件夹既便于携带又一目了然。这些文件夹也应尽量放在办公桌的附近，以便于伸手就能拿到。
关于“已办好、需保存”的文件，我也把它们大致分为三类：
①近期需要用到的
②需要存放起来的
③不知以后是否需要，暂且保存起来的
对我来说，“近期需要用到的”东西包括经营数据统计表、市场统计表、企划书等等。也包括眼下暂时用不到，但下个月，或几个月以后将要用到的文件，这些我都会放在透明文件夹内。
“需要存放起来的”文件，包括合同、发票等重要文件，我会把它们按类别分别放进口袋式透明文件夹内保管。一些较少用到的文件，我会把它们按内容分类（如企划书、请求书等），放进抽屉里保管。
“不知以后是否需要，暂且保存起来的”文件，往往和工作有关，“现在不需要，但不知哪天也许会用上”，这类文件因为平时用得不多，所以没必要整理得很细，只需要把它们保存在文件夹中，用纸箱装起来就可以了。到了年底大扫除时，越是箱子下面的文件，越可以先丢弃。
至于那些既不属于“正在办理”、又不属于“需要保存”的文件，直接处理掉就可以了。
