沟通的目的在于疏导(2)

二、这样疏导最有效

沟通过程包括信源、接收器、信息、渠道、反馈、编码和译码。它开始于发送者,把一个想法或观点进行编码,然后以口头、书面或其他形式将其发送给接收者,接收者对信息进行译码,从而获得对发送者想沟通的信息的理解。沟通是个人和组织日常生活中的基本方式,沟通就是把信息、观念和想法传递、交流给对方。

沟通的有效性,主要看发送者转交接收者时的态度及其程度。沟通能否成功,取决于上级向下级人员提供的信息与下级人员理解的信息是否一致。以下列举了一些比较有效的疏导方法,仅供大家作为参考。

1.对沟通的基本认识

要达到很好的沟通疏导目的,作为企业中的组织成员,必须具备沟通的理论知识、概念、操作性技艺。主要包括沟通的涵义、沟通的种类、沟通网络、沟通可利用的各种媒介、一些最新研究成果、最新观念等,并有能力把这些沟通原理运用到实践中去。

2.正确运用语言文字

使用对方易懂的语言,表达要明确,条理要清楚,不能模棱两可;语言要精练,针对性要强。有些沟通问题可以通过使用简单直接的语言加以解决。须轻松自如,且专心专意,才能明白对方说些什么。能倾听别人,别人才能倾听我们。倾听是一门艺术,它是满足人们自我表现意识的最好方法,倾听所带来的益处是在组织内激发更高的士气,并使组织关系更为融洽。

例如,美国联邦快递公司采用开门政策,鼓励雇员直接与管理层交流意见,反映他们的问题以及对公司和行业的评论。公司不断重申公正对待每个快递邮送员,确保公司倾听雇员对公司的任何抱怨和意见。

3.沟通必要的信息

现代社会变化迅速,主管人员应从大量信息中实施选择,只把与下级人员的工作密切相关的信息提供给他们,避免他们信息负担过重。

4.有效沟通的具体渠道

(1)定期提交书面报告。

(2)提出议题,引发沟通。这种方法能及时了解下级的期望和要求,倾听团队成员的意见和关注点。

(3)随时随地自然沟通,在午饭和咖啡厅休息时间里,在超市或街道上,以非正式的方式自然进入话题。

(4)在沟通中保持互动,对上级或下级提出的要求、意见和建议及时反  馈、及时答复。

5.明确沟通的目的

主管人员必须清楚,做这个沟通的目的是什么,要下级人员理解什么,确定了沟通的目标,沟通就容易规划了。上级能够更容易地给出合适的信息,也能够更容易地接收信息,并对信息做出适当的反应。

6.表达要精确,要言行一致

要把上级人员的想法精确地表达出来,而且要使接收者充分理解。同时,以自己的行动支撑自己的说法,最有效的沟通是行重于言。

7.沟通要实事求是

计划沟通内容时应与他人商议,这样既可以获得更深入的看法,也容易获得别人的支持。并且沟通时不仅要着眼于现在,还应该着眼未来。大多数的沟通,要切合当前的实际需要,但又不能忽视长远目标的配合。

8.沟通要综合考虑

考虑沟通时的环境情况,包括沟通的背景、社会环境、人的环境以及过去沟通的状况等,以便使沟通的信息得以配合环境状况。

9.与他人建立和睦的关系

与他人建立和睦的关系是有效沟通的关键。例如,你不能强迫别人与你搞好关系,但你可以改善自己的态度,来使和睦的关系更容易建立。如果你的行为表现出对别人尊重和周到的考虑,你就会自然而然地发现自己与越来越多的人关系良好。建立和睦关系的回报是巨大的,巩固了进行其他方面沟通的基础,从而使你的工作会更加轻松和充满乐趣。

10.要进行信息的追踪与反馈

信息传递后必须设法取得积极的、建设性的反馈,以弄清下级是否已确切了解,是否愿意遵循,是否采取了相应的行动等。因此,用你认为有助于接收信息的方式去给出信息。

读书导航