会议记录的质量如何，将直接影响其日后转化为档案的质量。因此，秘书必须重视会议记录工作。
5.秘书陪同领导出访应注意哪些方面
许多时候，秘书需陪同领导出访客户。在这个时候，领导和秘书的配合程度直接关系到公司的形象，作好陪同工作是对秘书工作的基本要求。比如有重要的契约或接受订货时，必须与领导同行，这时一般有两种情况要注意：
第一种是客户和领导有直接的关系。这时作为秘书，应该站在辅助的地位，和客户初次见面时应该亲切地寒暄，并且作适当的自我介绍，第一次就要给对方留下一个印象。在整个谈话过程中，要不卑不亢，给人以良好的感觉。
当客户和领导谈话时，陪同的秘书应该细心地倾听。如果对方有问题问你，你要直接或间接地征询领导的意见，然后给对方以满意的回答。
在谈判过程中，如果领导和客户在某个方面争论得比较激烈，你要适时地从中打圆场。
在商谈结束时，无论成交还是不成交，都不要被当时的气氛所影响，应尽宾主之仪，亲切地道别，不要让对方有这样的评价：“这个公司的人员怎么一点礼貌都不懂？”或是：“这个公司领导还不错，可用人不太精明，怎么选了这么不懂礼貌的人来陪同？”
还有一种情况是领导访问自己所熟悉的客户。这时首先要注意的是前面已讲过的不要“越位”，应该将自己立于领导和客户之间的中间人立场，使领导有许多讲话的机会。
在领导与客户商谈时，应该注意领导的谈判技巧和应对方式，并且要充分掌握气氛。气氛过“热”时，适当地“降温”，如：“来，大家先喝杯茶。”气氛过“冷”时，不时地“加温”，可以说：“这茶不错，你们认为呢？”这样适度地转移话题，解除尴尬，才不失为中间人的身份。
当然，这时也不能一味地骑墙，毕竟商谈是为了本公司的利益。因此，你要不太显露地为本公司出力。比如当领导在谈判中进一步向对方提问时，你可以若无其事地推动；当你认为领导谈判的内容不当或有必要进行更正时，应该很默契地助领导一臂之力。
但是，你也不要过多地同领导联系以求占得上风，这样会使对方提高警惕，产生戒备心理，对双方的相互沟通无益。况且，有领导在场，你也大可不必过多地参与商谈的主要内容，领导心中自然是有数的。
