少让上司做问答题为了让上司的决策方便快捷，秘书在请示时要尽量让上司少做“怎么办”或“如何做”之类的问答题，而是尽量让上司多做选择题。选择题就是当你把问题汇报给上司后，还要准备提供相应的解决方案，上司只需要对你提出的方案作肯定或否定的选择，或只要在你提出的若干个备选方案中选择其中一个即可。秘书多让上司做选择题，不仅降低了上司的决策难度，履行了自己作为助手的职责，而且自己也在设计选择题的过程中，提高了自己的能力和水平。用心：听话听音，融会贯通小蔓是北京中仪公司的总经理秘书。今天下午她去老总办公室给老总送文件的时候，老总说快到年底了，今年公司业绩不错，特别是今年开发的微电子探测仪销路不错，把国外的同类产品压下去了，董事会非常满意。这同公司的广告策划分不开，所以，想请公司广告部的人吃顿饭，表示一下公司领导的意思，让小蔓具体安排。老总与小蔓把吃饭的具体时间、标准和地点商量之后，老总让她通知广告部。
小蔓刚回到自己的办公桌时，办公室主任就打来电话，让她尽快把老总在公司年终总结大会上的讲话稿写出来。小蔓原想去一趟二楼的广告部，当面通知他们，一看自己手头有一大摊子事，她就用电话通知广告部的经理，说老板在什么时间和地点请客。快下班时，小蔓打电话给销售部经理，让他赶快把年终总结交上来以便汇总，没想到销售部经理说工作都是广告部的人做的，你找他们要吧。原来，小蔓给广告部经理打电话时，销售部经理正在旁边与他商量工作，自然也得知了老总请客的事情。不仅销售部的人知道了，而且下班之前整个公司的人都知道了。老总也知道了这事，对小蔓感到非常失望。好事还没做，坏事就出来了。小蔓当然可以责怪销售部经理的心眼太小，但是她自己做事也欠思考。为什么会出现这种局面，最根本的原因是小蔓没领会老总的真正意图。老总请客，犒劳广告部全体员工，并不是单纯为了吃一顿饭，而是要营造一种气氛，让大家高兴高兴，从而达到精神鼓励的目的。小蔓虽然有些忙，但是不至于抽不出时间亲自到广告部去一趟。小蔓用电话通知广告部经理，即使不被销售部经理听到，你公事公办，气氛也出不来，老总要请客的效果就先打了一半的折扣。
秘书之所以不能了解上司的真正意图，是因为他在接受上司的指示时没有用心，未听出领导的弦外之音。上司站得高看得远，考虑问题全面而长远，但是他们不会轻易地将自己所有的想法告诉秘书，这就要求秘书在与上司沟通时集中精力，吃透上司指示的精神。秘书是上司通往各部门的桥梁，他需要把上司的指令和意见传达给各部门。如果秘书自己都没有完全理解上司的真正意图，他当然就不能及时、准确、完整地将上司的指示传达给职能部门或客户。一些秘书在接受上司的指示时，总以为上司交办的都是些鸡毛蒜皮的小事，所以他们满不在乎，敷衍了事，到头来经常是成事不足，败事有余，只给上司帮倒忙。
如果小蔓在接受老总准备请客的指示后，在心里琢磨出老总请客的真实意图的话，她就一定会抽时间去广告部，当面告诉大家说老总要犒劳他们。听到老总要请客的消息，大家一定会很高兴，于是她与大家一起说说笑笑，甚至开几个无伤大雅的玩笑，气氛就出来了。老总的饭还没吃，小蔓就已经完成了老总请客的任务。
接受指示时集中注意力秘书要正确理解上司指示的意图，就要做到在接受指示时精神高度集中，最好是养成作记录的习惯。对一些重要的指示，或涉及时间和地点的指示，在上司说完之后将重点重复一遍，以确认无误。
用心琢磨上司指示的真实意图在接受指示之后还应多琢磨，例如，小蔓在接受完老总请客的指示之后，就要多想想：为什么老总单请广告部？老总的真正意图是什么，难道仅仅是为了吃一顿饭……秘书在接受上司的指示时不能拘泥于个别词句，应从总体上把握指示的精神，特别是要注意听出他们的弦外之音。知道了上司指示的真正意图之后，就应用心琢磨用什么方式执行能达到最佳效果。上司一般只看结果，很少看过程，这就给秘书发挥自己的聪明才智提供了极大的空间。解围：给领导预备下台阶的梯子小婕是北京天诚科技发展公司总经理办公室的秘书，这天上午她与同事小妤从外面办完事回来，刚进办公室，办公室主任就大骂小妤：“你这个管档案的是怎么管理的？赶紧把××文件给我找出来！”见小妤想分辩，主任的火气更大了，根本不给她说话的余地：“废物！饭桶！养你这种秘书有什么用！”
从小到大，小妤什么时候挨过这样的辱骂？她眼泪滂沱地冲进了洗手间。小婕在小妤之前负责过档案管理，所以，她一边找文件，一边问主任：“发生了什么事？”原来，就在十多分钟之前，公司老总来电话，让人马上把上周与西安方面签的几份投资意向书送过去。当时办公室只有主任一个人在，他平时不管文件档案这类具体工作，所以找了一阵也没找到，因此老总在电话里大发雷霆：“你这个主任究竟是怎么当的！连文件放在什么地方都不知道，你一天到晚到底在干什么！”
小婕赶紧把那几份文件找了出来递给主任。主任将文件送完回来后，脸色更加难看了，原来他到老总办公室后，老总的气虽然消了不少，但是仍然把主任数落了一通。当小婕把给他沏的茶递给他时，他没好气地说：“这个水怎么那么烫？你这个秘书是怎么当的？”见主任又把气往自己身上撒，小婕感到莫名其妙。她知道这个时候不能惹主任，便躲得远远的。办公室主任为什么生小婕的气，就是因为他觉得自己需要帮助的时候，小婕在袖手旁观，甚至可以说是置之不理。秘书作为助手，应该随时关注自己上司的工作，以便在他需要自己帮助的时候给予帮助。在现代职场上，每个人都有自己的“老板”，都要面临各种人际关系。当你的上司在处理各种人际关系的时候，也会因经验或能力的不足而面临尴尬的局面，或与客户争吵，或被他的上司批评，或被同级嘲笑……面对各种压力，他们也有控制不住局面需要人帮助的时候。但是在自己的秘书面前，他们又要保持一定的尊严，所以他们很少主动开口要求秘书给自己提供帮助。因此，秘书遇到这种情况，应该自觉地找来梯子让上司下台阶，以尽快让上司摆脱难堪的局面。如果上司遇到困境而你熟视无睹，一副与己无关的样子，那么他自然会找借口发泄对你的怨气。
如果小婕找出老总所需要的文件后，不是交给主任，而是自己送到老总那里去，那么即使主任的脾气再大也不至于再朝小婕发火了，那小婕就主动给了主任一个体面地下台阶的机会。
随时关注上司的需要一个优秀的秘书应当随时关注自己上司的需要，当他发现自己的上司因承受巨大的压力而沉不住气或者大发脾气的时候，他会更加沉着和冷静；他自己不仅能平静正常地继续工作，而且还能想办法缓和气氛，让上司尽快恢复正常工作的状态。
