第5章 神奇的数字(5)

事实上,我所认识的最棒的生意人都有他需要每日每周追踪的关键数字,它是成功经营企业的关键要素。关键数字带给你的财务信息能帮助你及时采取措施。业务的变化速度比会计做月报表、季报表、年报表的速度快多了。如果等到业务结束后的几个星期甚至几个月后再来查看报表的话,你很有可能要付出巨大的代价来处理遗留的问题。同时你也极有可能失去很多的机会。你需要实时信息,获得实时信息的唯一方法就是总结出一些简单的评测参数,利用这些参数来分析指定时段的业务变动情况,随时把握业务的脉搏。

当然,销售额也是评测参数之一,不过,它并不是唯一指标。如果你只是一味地把目光放在销售上,那么你可能会陷入严重的困境。帮一个公司走向成功的关键要素不是销售额,而是利润和现金流。很多公司陷入破产的困境,就是因为他们的老板一味地追求提高销售额,事后才追悔没有重视利润和现金流。

关键数字在销售中是非常重要的。但是每一类业务的关键数字都不尽相同,而且找到它也并不那么简单。我通常要花几年的时间来追踪各项数据,最终找出一个参数来辅助我了解销售情况。

拿我在2000年春天开始创业的文档销毁业务为例吧。就像我之前提到过的,我的公司是通过两种服务来赚钱的,一种是所谓的清除服务,就是我们把客户长期积累下来的大量的敏感文件处理掉。另一种服务就是为客户定期处理日常工作中产生出来的文字材料。在后一种情况下,我们会在客户办公室周边放置带锁的箱子。

每个月做清除服务的次数并不多,所以清除服务所得到的收入是很容易追踪的。因为箱子的种类不同,尺寸不同以及更换次数等等的不同,箱子生意要灵活多变得多。所以很多因素都会影响销售总额。我花了3年时间跟踪这些箱子业务,却仍然无法确定销售中的关键数字。一种可能性是新增箱子的数量,另一种就是外置箱子的总数量。或者可能是更换箱子的频率。或者也可能是其他某些因素。我追踪了所有这些数字,同时也跟踪观察了其他几项数据,最终我确定,每周扫描的箱子数量是最能和整体销售额挂钩的。而在这之前,我们是花费了大量的时间才逐渐积累了足够的经验和足够的箱子数,从而最终成功确定二者之间的正比关系的。

找到关键数字到底有多重要呢?让我们看一下在我的新箱数量急剧下降以后,我的档案托管业务面临了怎样的情况吧。在那一天之前,我们一直在不停地招人。我们需要大量人手来打理新收进来的托管箱,因为新员工当中只有大概四分之一的人会留下来长期工作,所以新招进来的员工数目是我们实际需要人数的四倍。当我看到新箱数量的下跌后,立即就联想到我们的业务增长速度降下来了,这就意味着预期的现金流量减少了。当然,这样的下跌可能只是一周的不正常表现而已,但是我不想抱有任何侥幸心理。如果我们的年增长率真的跌到了这个地步,那么就意味着我们目前配置的人手已经超员30人。即使把这种下跌现象看成是自然的回落,我也不能再按照原定的计划继续招人了。如果销售额不反弹回去的话,我们可能还得裁掉一批人。

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