2.设定明确的目标。
明确清晰的目标是吸引与会者的首要因素。设定了明确清晰的会议目标，人们就很容易看出会议与自己的关联性，从而判断自己是否出席。在你看来，为会议设定目标是理所当然的事情，你也一直认为自己组织的会议都有目的——那么，你真的已经是一位目标明确的会议管理者吗？在下结论之前，请看以下会议目标：
讨论部门内部管理问题；
商量一下新的营销方案；
关于网络维护的事情要告知相关人员；
落实新产品研发的工作事项。
这些目标没有让人清楚地了解会议要达到什么目的，因为“管理问题”、“营销方案”、“相关人员”、“新产品”都是含糊而笼统的概念，与会者并不了解它们的具体内容，也就无法弄清会议的目的。
明确清晰的会议目标应符合以下要求：
（1）会议目标必须用书面列明。
你或许认为没有必要将会议目标写出来，只要将目标记在脑海中就足够了——你其实忽略了重要的一点，就是会议目标不仅自己要牢记，更要让所有与会者都清晰地看到。用书面方式写下会议目标，起码有三种好处：第一、有助于目标内涵澄清；第二、书面目标不容易被遗忘；第三、所有的与会者都可以清晰地看到目标。
（2）会议目标必须切合实际。
任何目标都必须具有实现的可能性，否则人们就不会对目标感兴趣，没有人愿意将时间和精力花费在他认为不可能实现的目标上。但是“会议目标必须切合实际”这句话，并不意味会议目标应该是容易实现的。事实上，一种不是轻易能够实现的目标，对目标的追求者才具有真正的挑战性。会议目标不但应具有相当的挑战性，而且也应该有被实现的可能。
（3）会议目标必须具体而且可以衡量。
正确的目标应当对行动具有指南价值，而含糊、笼统、无法衡量的目标只会给行动造成灾难。例如某单位主管因为感到该单位产品不良率过高，而决定开会研讨降低产品不良率方案。他将会议目标设定为“探讨如何降低产品的不良率”，这个目标没有为与会者提供意见的指南，因为该目标没有具体地指出产品的不良率应降低多少，以及应在多长的时间内达到这个结果。该目标可以改为“探讨如何在八月底之前令产品不良率由目前的5%降低至2%”。
选择恰当的时间
选择在恰当的时间开会、会议时间长短适宜，可以提高会议的效率。会议召开时间的选择，需要考虑以下几个方面：
1.预留充分的准备时间。
除非万不得已，否则不要召开紧急会议。为与会者预留充足的准备时间，是会议高效的基本前提。尤其需要注意的是，会议的关键人物，他们往往是决策者，对会议的最终成果起着至关重要的作用，一定要为他们预留充分的准备时间。
某项目组开会讨论营销方案的最终定稿。会议发起者提前2天将会议相关资料发给了组员，大家都做了充足的准备，可项目组组长在开会前20分钟才匆匆赶回公司。会上，项目组成员讨论热烈，而且提出了很多建设性建议，大家达成了共识。然而，项目组组长却一直在看营销方案的讨论稿，会议的很多观点他没有办法完整地听到，因此，他也难以做出最终决定。最后，他不得不宣布休会，他要再仔细研究一下方案。
要在会议中杜绝此类悲剧的发生，就必须在会前确定关键人的时间，让关键人准备充分，以免无法有效地做出决策。
2.确保决策者出席。
协调与会者的时间、确保所有人能够出席会议，一向是令会议管理者头疼的事情。如果会议的缺席率过高，或者决策者不能参加会议，那只能让会议延期，否则，注定将是一场无效的会议。在选择开会时间的时候，应当确保决策者和绝大多数参与者可以出席。尽量选择一个所有与会者都方便的时间，你可以在发出会议通知时，发给大家一些可供选择的时间。
3.需要快速得出结论的会议最好安排在午餐或下班之前。
有些会议需要快速得出结论，不容拖延，此类会议最好安排在午餐或下班之前，因为当与会者都急于结束会议的时候，效率自然得到大大的提升。
4.考虑会议召开期间的自然因素。
如果一场会议正在进行中，突然下起了倾盆大雨，而与会者都没有带雨具，那么，他们就无法再安心地继续开会。为了规避这些消极的影响因素，会议发起者在选择会议时间的时候应当考虑天气、气温等情况。
5.会议时限不要超过2小时。
每次会议应该有时间限制，最长不要超过2小时，如果要超过这个时间，必须安排会间休息和茶歇。
选择适宜的地点
●某公司会计部门与销售人员合作时产生了问题。会计部门经理在销售部门的一间办公室内里召开会议，讨论一起工作的方法。然而，办公室空间太小，椅子不够，有些人得站着，挡住了别人的视线，致使他们不能看到经理。
空调无效，窗也未开，所以室内闷热；一扇门开着，但这让办公室外面的噪声进入。会计经理被电话叫走，然后有几个销售人员也生气地走了。会计经理回来询问建议，但没有什么响应，结果未获得实际的解决办法。
●某广告公司安排会见一个潜在的客户，讨论一项宣传活动。这个客户的工作场所相当远，是一个小型的开放式办公室，所以广告公司建议利用一家邻近客户且有会议设备的饭店。
会前一周，广告公司的工作人员来饭店检查会议室，看到一套多媒体系统和一张大会议桌。他要求把桌子搬走，并要求安置一套标准的视听设备，因为他知道自己公司的展示是使用这种设备来准备的。开会那天，广告公司的执行人员提早到来测试影响强度，并将座位安排成半圆形，调整了窗帘和空调，并定好了点心。会议进行得很顺利，广告公司赢得了这个新的客户。
选择会议地点对于会议的成功是极为重要的。从第一个案例中我们看出，尽管会计经理有一个好的会议意图，却选择了一个不好的会议场所，实际上是损害而不是改善了两个部门之间的关系。如果选择一个没有打扰且有足够空间容纳参加讨论的全部成员的会场，两部门的聚会可能会获得更积极的结果。而从第二个案例中我们看出，每件事均须预先组织，并有一个试运作过程，广告公司能预先排除潜在的问题，从而能集中在展示工作上。
适宜的会议地点、会场环境能营造出良好的氛围，有利于推动会议进程；而一个糟糕的开会环境则会影响与会者的心情，为与会者造成不便和麻烦，阻碍会议的正常进展。会议地点的选择，需要考虑以下几个方面：
1.会议地点应与会议目的相适合。
倘若会议的目的是让两部分人进一步相互了解，那么，一种宽松的郊外气氛是合适的。倘若你需要庄重而正式地宣布一项重大决议，那么，一个乱糟糟的开放式办公室是不适合用来作为会议场地的。首先认清会议的目的，然后根据会议目的的需要选择适宜的地点，这是高效会议的又一个重要法则。
2.考虑会议费用预算。
如果会议需要租用会场及其他设备，你就应当比较一下价格，尤其是在费用预算紧张的情况下更应该这样做。大城市中心地段可能适合于大多数与会者，并且公共交通服务良好，但是市中心地段肯定比郊外地段要昂贵一些。如果会议持续一天以上，将会议场地放在郊外是值得的。
3.选择适度舒服的环境。
不论什么会场，都要使与会者足够舒适，以便于让他们集中精力开会；但也不要让他们舒服得想打瞌睡。噪音要保持在最低小水平，最好不要选择车来车往、人声鼎沸的地方，容易发出声响的设备要关闭或者清理到室外。会场的温度要让人觉得舒服。会场要通风或配备通风排气装备，以保持场内有足够新鲜的空气。自然光对于维持一种活跃的气氛非常重要，因此，要保证一定的自然光。
4.交通要便于与会者抵达会场。
会议地点最好选在会议主办方和与会者都可以方便抵达的地方，尽量避免偏僻、道路复杂、交通不便的地方。与会人员能在较短的时间内到达会场，无疑降低了会议的成本。会场最好能有停车位，食宿地点离会场不远。
【小贴士】
各种类型的会议场所
会议场所考虑的因素
你的办公室你的工作位置或一张会议桌，外加几把椅子。
你的参考资料都在手边，可以随时方便地取用。
你的权威性可能得到加强。
可能会有电话干扰，或者有人打扰。
下级的办公室一位下级的工作地点。
可能提高一位下级的地位和士气。
如果工作地点狭小，可能会使双方都感到不适。
单位会议室供员工使用的公司会议室。
避免由于使用个人办公室而引起的公司等级问题。
可能会有人打扰。
外面的会议室在你公司之外的一个中立的会议室。
保证没有任何一方占地主优势。
可能存在泄密的隐患。
可能昂贵，并且每人个人都不熟悉。
会议中心一个大的聚会场所，例如在一所大学里。
具有开大会的设备。
需要时能够提供技术支持和安全保卫。
城外的会议场所异地的一间办公室、会议室或饭店。
如果与会者来自不同的地方，那是合适的。
旅途、时间和食宿花费很多。
5.优良的视频、音频效果必不可少。
优良的视频和音响效果是高效率会议不可或缺的因素。必须确保投影效果清晰，而且屏幕的位置要适合观看，不能太高或偏于一方，否则人们仰头、侧头观看，很容易疲劳；屏幕也不能太低，否则坐在前排的人会遮挡后排的视线。
音响效果更是重要，因为开会主要就是通过听、说来交流，如果会场音效糟糕，就无法实现有效的沟通。因此，在选择会场时，务必确保音效良好、音响设备齐全，会场内没有回声。最好每一个座位旁都有话筒，与会者可以方便地发言；如果会场不具备这样的条件，那就准备2至3个话筒，与会者需要发言的时候能及时拿到话筒。
【小贴士】
选择会场的陷阱及避免措施
陷阱避免措施
1.参加会议的人比预计的要多，房间不够大，人们感到不舒服。
2.出席人数比预计的少很多，会场显得空荡荡的。
3.空调不合适，房间闷热，或气温太高，难以调节。
4.会议室中的灯光开关或插头未作检查和标记，出现技术问题。
5.会议地点或附近缺少服务机构，如咖啡厅、餐厅、银行等。1.会前对于不熟悉的会场至少访问一次。
2.房间最好有窗，可以打开或关上以调节温度。
3.发言者需要知道空调器和灯光开关的位置。
4．洗手间及其他设备应清楚地标明。
5.椅子要试坐十分钟，检查是否舒适。
6.检查当地公共交通运输的可利用情况、班次时间表。
6.考察会务服务人员的服务水平。
这主要看会务人员及会场其他服务人员的服务态度和服务水平，如会场安全保卫、入场票证检查、会场导引等工作人员的服务态度是否热情主动，工作人员是否明确各自职责，能否各就其位、各司其职。
【工具箱】
会场考察情况记录表
会场名称： 会场地址：
联系人： 联系电话：
序号考察项目情况记录其他情况说明
1会场大小较大： 适中： 偏小：
2会场设备齐全： 不足： 无：
3会场环境好： 中： 差：
4会场交通便利： 一般： 不便：
5会场租金昂贵： 适中： 便宜：
6会场服务提供： 不提供：
7会场服务水平好： 中： 差：
8……
考察人 考察时间
