2007年,壳牌对其董事会、董事会下设的委员会、董事长以及每位董事进行了业绩评价。这一评价过程由提名和继任委员会主导。
此前的董事会评价通过问卷调查、一对一访谈以及讨论的形式完成。评价结果显示,每位董事对董事会及其下设委员会的运作和业绩都很积极,但同时也指出董事们希望董事会能在集团战略和管理者继任事务中参与更多。随后就产生了行动计划,引入了“战略日”以及提名与继任委员会定期更新的报告。
鉴于2006年所做的详细、全面的评价以及行动计划最近的执行情况,董事会认为2007年没有必要再进行如此深入的评价,因此只进行了面谈。
面谈按表2-3所示的方式一对一地组织和进行。之后由所有董事会成员及下设委员会成员对评价结果进行讨论。董事长、首席执行官和执行董事的评价结果由非执行董事来讨论。该评价过程的结果表明,董事们对董事会及其下设委员会的运作和业绩都很积极,此前引入的行动计划实现了关于集团战略和继任的变化需求。
表2-3 董事会的评价
被评价客体 面谈安排
董事会 董事长面谈非执行董事
首席执行官面谈执行董事
董事长 副董事长向其他董事咨询并与董事长面谈
非执行董事 董事长面谈非执行董事
执行董事 首席执行官面谈执行董事
董事会下设委员会 委员会主席面谈委员会成员
14. 股东沟通
壳牌一直看重与股东进行双向交流的重要性,所以公司不仅在股东大会上做业绩报告,还经常与机构股东和小股东会面,对他们的问题进行反馈;壳牌的网站(www.shell.com/investor)上也为这些股东提供相关信息;股东也可以直接和公司联系;在公司股东大会上他们也可以提出自己的问题;通过股东邮箱或者股东热线,股东也可以直接与公司沟通。
壳牌的证券登记员在www.shareview.co.uk网站上为股东提供一些具体的信息;股东也可以下载公司的代理人声明(proxy statements);壳牌的推荐方也为投资者提供存放非纸板股票的设备。
每年公司的秘书处都会跟股东联系,询问他们是否想获取公司的信件,例如纸版或者电子版的年度总结、年度报告等。按照公司法2006的规定,如果股东没有回复秘书处的信件,则被视为选择不需要股东信件,当然股东也可以随时再向公司免费索取这些信息。
15. 业绩报告和分析会议
壳牌会在网站或者其固定渠道提前公布公司的季度和年度业绩报告以及主要的分析会议时间。这些会议可以在线观看或者以电子会议的形式观看。但其他一些与分析家或者投资者的会议不会提前通知,也不能在线观看或以电子会议的形式观看,但这些讨论的内容一般都局限在信息已经公开的领域。这是因为,所有的股东和机构都具有平等并及时获得影响壳牌股价的信息的权利,而这一做法同这些要求是一致的。董事长、副董事长、首席执行官、CFO以及投资者关系执行副总裁(EVP)需要定期向董事进行汇报。
16. 控制与程序
董事会负责壳牌的内部控制体系并确保其有效性,它有权指定审计委员会帮助其履行与内部控制和财务报告相关的职责。
壳牌的内部控制体系主要用于管理,而非降低经营计划无法完成的风险,它仅对信息误述或丢失提供合理的而非绝对的担保。壳牌的内部控制体系适用于公司的全资子公司,对壳牌直接或间接控制的公司也会产生影响。
如图2-5所示,壳牌的控制体制包括基础(foundations)、组织(organization)和流程(process)三部分。其中基础部分包括壳牌的目标、原则和规则,它们确立了壳牌的行动边界;组织部分阐述的是壳牌的不同部分是如何相互联系的以及它们的业务活动是如何管理与经营的;流程部分主要解决的是具体的运作问题,包括如何授权、如何制定战略和计划、如何监控、奖励以及确保绩效和守法行为。所有的控制活动都与其中的一个或多个部分相关。
图2-5 壳牌的控制体制
在壳牌也存在一套专门的风险控制体制,用于识别、评价和管理公司面临的重大风险。董事会定期审查这一机制,其运行也要符合公司著名的Turnbull方针。
壳牌有多项确保其风险管理和内部控制有效性的机制。执行委员会和审计委员会定期审查集团层面的风险及其相关的应对机制。每年,董事会也会对壳牌财务、运作和法律遵从的风险管理和内部控制机制进行审查。