小郑是北京海众公司的总经理秘书。这天下午她上班不久，区石化公司的余总打电话来找洪总。洪总正在区政府汇报工作，作为洪总的秘书，小郑知道余总是洪总研究生班的同学，他与洪总的私交不错。见小郑一时联系不上洪总，余总就对小郑说，他们导师的夫人昨晚突然去世了，他想约洪总明早一起去看看导师。“你们老板回来后，请你马上告诉他，让他给我回个话。”因为关系很熟，所以余总说话也比较随便：“另外，看导师的时候，多少得送点儿钱，表示一下心意。我俩最好送的一样多，所以，你问一问你们老板，看他打算送多少，到时候告诉我。”洪总到下午七点多才回到办公室，小郑马上把余总的意思向洪总作了汇报。
“你说送多少钱比较合适？明天还要带些什么东西去？”不知是突如其来的噩耗让洪总不知所措，还是洪总对这种世态人情没有什么了解，他这样反问小郑。
小郑从没有想过这些问题，所以只好摇头。当然，她也看到了洪总眼里对自己的不满。洪总之所以对小郑不满，当然是因为小郑在工作上缺乏主动性。的确，吊唁师母是洪总的私事，所以送多少钱和带什么东西去看老师，小郑都可以不闻不问。但是这种“私事”如果处理得不好，它同样会影响洪总的工作，因此，作为洪总的助手，小郑就应将这种事情当做自己分内的工作来处理。当然，像小郑这样的秘书并不一定就是缺乏主动性，而是她们对自己的职责范围不是很了解，不知道哪些该自己做，哪些不该自己做。秘书是帮助上司处理日常杂务的助手，有些上司清楚自己的工作量，会将自己认为是“杂务”的工作交给秘书去处理，但许多上司还是保持在基层的工作习惯，把各种杂务都揽在自己的身上，如果秘书要去协助他们，他们反而不习惯，所以一些秘书也不敢“轻举妄动”。
如果小郑把协助洪总做好唁念的准备工作当作自己分内的事，那她就会利用洪总回来之前这一段时间做些相应的准备工作。虽然吊唁的时候送多少钱并没有一定的标准，但在社会上它有相应的潜规则，送多了人家可能认为你是摆谱，显示自己财大气粗，显得俗气；送少了，人家又可能认为你寡情薄义。因此，如果小郑不知道这种送礼的行情，那么她就应向公司里的其他同事请教；如果公司的人不了解，那么可以问自己的亲戚朋友……如果小郑及时主动地把各项准备工作都做好了，那么洪总自然会对她满意。
树立“管家婆”心态
秘书应该有一种“管家婆”心态，习惯自己去找事做。秘书部门是个不管部，经常要面对一些临时性和突发性的工作，上司不可能对它们都及时作出指示。事实上，由于上司自己工作繁忙，他也不可能对每一项日常工作都一一给秘书作指示，因此，秘书应该充分发挥主观能动性，积极完成自己职责范围内的工作。
熟悉上司的工作习惯和工作内容
秘书要先熟悉上司的工作习惯和工作内容，知道哪些杂务自己能做，哪些“杂务”不能做。当然，这种主动性的分寸不容易把握，许多秘书在工作中积极过了头，有时让上司感到很被动。因此，秘书在平时就要细心观察上司的工作习惯，了解上司的喜好。保持强烈的上进心一个秘书是否能充分发挥自己的主观能动性，实际上反映出他是否有强烈的上进心。作为秘书，必须有强烈的上进心，因为企业的生存环境越来越复杂，企业领导人所承受的压力越来越大，因而他们对秘书的期望值越来越高。如果没有上进心，不注意自我积累和提升，那秘书的能力就会离上司的要求越来越远。
