第7节：会打电话接电话(2)

迅速准确地接听，不要让对方久等
　　即使业务繁忙，听到电话铃声，也应准确迅速地拿起听筒，最好在三声之内接听。电话铃响一声大约3秒钟，若长时间无人接电话，或让对方久等是很不礼貌的，对方在等待时心里会十分急躁，从而对你的单位留下不好的印象。即便电话离自己很远，附近没有其他人时，听到电话铃声后，我们也应该用最快的速度拿起听筒，这样的态度是每个人都应该拥有的，这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。如果电话铃响了五声以后才拿起话筒，应该先向对方道歉，若电话响了许久，接起电话只是“喂”了一声，会令对方十分不满，给对方留下不好的印象。
　　电话铃响时，如果自己正在与客人交谈，应先向客人打声招呼，然后再去接电话。如果发觉打来的电话不宜为外人所知，可以告诉对方“我身边有客人，一会儿我再给你回电话”。不要抛下客人，在电话中谈个没完，这样身边的客人会有被轻视的感觉。
　　准备笔和纸，认真清楚地记录
　　打电话的时候我们随时都有可能要记些什么，因此通话前要做好准备，无论是私人还是公务电话，尤其是后者，应该在电话机旁准备好一些物品：电话号码簿、电话记录本和记录用笔。不要总是在需要时才告诉对方“请等等，我去拿纸和笔。”这样既拖延了通话的时间，也是不礼貌的行为。
　　随时牢记5W1H技巧。所谓5W1H是指：When（何时）、Who（何人）、Where（何地）、What（何事）、Why（为什么）和How（如何进行）。在工作中，这些资料都是十分重要的，对打电话、接电话具有相同的重要性。电话记录要求既简洁又完备，这就有赖于5W1H技巧。
　　了解来电的目的，不要以为不是你的电话就与你无关
　　上班时间打来的电话几乎都与工作有关，公司的每个电话都十分重要，不可敷衍，即使对方要找的人不在，也切忌只说“不在”就把电话挂了。接电话时也要尽可能地问清事由，避免误事。我们首先应了解对方来电的目的，即便自己无法处理，也应认真记录下来。委婉地探求对方来电的目的，不但可以不误事而且会赢得对方的好感。
　　挂电话前的礼貌
　　一般应当由打电话的一方提出结束交谈的要求，然后彼此客气地道别，说一声“再见”，再挂电话，不可只管自己讲完就挂断电话。通话完毕后，可以询问对方：“还有什么事吗？”或者“还有什么要吩咐吗？”这一类客套话，既是表示尊重对方，也是提醒对方，请对方先放下电话，再轻放下自己的电话。
　　随着科学技术的发展和人们生活水平的提高，电话的普及率越来越高，人们离不开电话，每天要接、打大量的电话。看起来接、打电话很容易，认为对着话筒同对方交谈和当面交谈一样简单，其实不然，接、打电话大有讲究，可以说是一门学问、一门艺术，把这门学问学好对你的成功很有帮助。